Uno de los principales errores que cometen las empresas del sector minorista e industrial es no controlar su inventario.
Incluso las organizaciones que cuentan con un estándar de gestión en este sector no necesariamente realizan esta actividad de manera correcta. Y como dijo Michael Bergerac, presidente de Revlon Inc., “Cada error de gestión termina generando inventario”.
El stock es importante para predecir demandas futuras, lo que trae una serie de beneficios, como mejorar el nivel de servicio, tener productos siempre disponibles, minimizar las posibilidades de perder ventas y eliminar problemas con retrasos de proveedores.
Por otro lado, cuando no está bien planificado, el inventario puede representar dinero ocioso y convertirse en uno de los 7 pérdidas de producción identificados por el Sistema de Producción Toyota.
Existen reglas fundamentales a seguir y hacer que la gestión de inventarios sea asertiva y estratégica, vea algunas de las principales:
Mucho más que entradas y salidas
El primer paso para una correcta gestión de inventarios es comprender todo lo que abarca este proceso. Quizás te estés preguntando: ¿no basta con saber qué entra y qué sale del material almacenado? La verdad no.
Para gestionar el stock es necesario saber qué pasó “en medio del camino” después de que llegaron los materiales y antes de que salieran, para tener control sobre qué se utilizó realmente, qué fue desperdicio y qué se perdió.
También es necesario tener en cuenta factores como el comportamiento de su público y la estacionalidad (para saber qué y cuándo comprar), el proceso de producción y el propio espacio físico (para saber la cantidad mínima y máxima que se necesita abastecer) y planificación financiera (para definir estratégicamente las inversiones en materiales). Estos son sólo algunos ejemplos para que te hagas una idea de la complejidad del proceso.
Visión global de los sectores
Las acciones no deben considerarse como un sector individual, sino desde una perspectiva global, como una parte que tiene una gran influencia en el conjunto. Es importante entender que todos los sectores de la empresa se ven impactados de alguna manera por la gestión de inventario.
Pongamos como ejemplo el área comercial de una empresa. Los vendedores deben estar en constante conexión con el gerente de inventario para saber qué productos necesitan rotar más, cuáles están agotados, cuáles representan oportunidades de promociones, etc. Si esta relación directa no existe, es imposible desarrollar estrategias de venta asertivas.
La clasificación es vida.
Determinar los niveles de importancia de cada artículo almacenado garantiza que la compra de materiales se realice de forma inteligente. Una de las metodologías más utilizadas para ello es la curva ABC, que clasifica los ítems según su impacto en el negocio. La idea es comprar insumos y mantener stock de artículos según su importancia:
Clase A: de mayor importancia, representa el 20% de los rubros y el 80% de los ingresos anuales.
Clase B: de importancia media, representa el 30% de los rubros y el 15% de los ingresos anuales.
Clase C: de menor importancia, representa el 50% de los rubros y el 5% de los ingresos anuales.
Los porcentajes pueden variar según cada negocio, el objetivo no es apegarse a los números en sí, sino tener una guía para la clasificación. El nivel de importancia se mide por el capital empleado, la frecuencia de uso y la exposición al riesgo.
Tecnología a tu favor
Contar con plataformas digitales es fundamental para organizar y mantener el control de stock. Un buen software ERP (sistema de gestión empresarial) suele satisfacer esta necesidad, además de optimizar todas las demás operaciones de la empresa. El sistema registra, automatiza e interconecta el flujo de caja, balance contable, compras, cálculo de impuestos, etc.
Controlar, controlar y controlar
La regla de oro para una gestión eficiente del inventario es el control. Ninguno de los ítems mencionados funciona si no existe un control detallado. De hecho, todos apuntan en esta dirección. Controlar el inventario es el gran secreto para trabajar con mayor precisión, a favor del flujo de caja y del éxito empresarial.