SIPOC es una herramienta que tiene como objetivo mapear procesos y mejorar su calidad. A través de él se puede demostrar quiénes son los proveedores, clientes y qué actividades se realizan que agregan valor durante todo el proceso.
Pero después de todo, ¿cómo podemos lograrlo?
A lo largo de este texto te explicaremos qué significa SIPOC, además de presentar sus beneficios y cómo aplicarlo en tu empresa.
¿Qué es el SIPOC?
SIPOC es una herramienta utilizada para estudiar mapeos y mejoras de procesos. Es posible identificar elementos significativos desde la entrada de un proceso hasta su salida, así como la secuencia de estas actividades y los responsables de realizarlas. De esta manera, la herramienta ayuda mapeando, midiendo y mejorando el proceso.
Por lo tanto, para comprender mejor SIPOC es necesario saber qué significa su nombre, que proviene del inglés y está compuesto por:
- Proveedores, indicando que aportan insumos para el proceso;
- Entradas, que son los recursos o datos recibidos para el desarrollo del proceso;
- Los procesos son las tareas que se están mapeando y desarrollando;
- Productos que tratan de los resultados del proceso y de lo que recibirá el cliente;
- Cliente (clientes) que es a quien se le entregará el resultado.
Para que serve a matriz SIPOC?
La matriz SIPOC tiene como objetivo mapear y analizar los procesos de manera completa, cubriendo todos sus elementos relevantes. Su propósito es comprender mejor la ejecución de la obra y así obtener un mayor conocimiento sobre la actividad para que sea posible verificar puntos a trabajar, promoviendo un flujo de mejora continua en el proceso.
Además, con el desarrollo de la herramienta SIPOC entendemos las necesidades que tiene cada etapa, presentando a otros interesados una visión macro del proceso. Por tanto, es un paso importante de discusión y análisis antes de diseñar los diferentes mapas de las actividades que comprende, evitando desperdicios y no conformidades.
¿Cuándo utilizar la matriz SIPOC?
El diagrama SIPOC es una herramienta que ayuda mucho en la dirección de proyectos, contribuyendo a la mapeo de procesos y valor añadido. De esta forma, tras obtener información sobre las partes interesadas en tu negocio, podrás saber qué aporta valor a la empresa o no.
Además, se recomienda utilizarlo en momentos en los que queramos visualizar los procesos de forma fácil y directa. De esta manera, buscamos entender cuáles son los insumos esenciales para las actividades, qué aporta valor al cliente y quiénes son los interesados, entre muchas otras razones.
4 beneficios de SIPOC
Puede utilizarse en diferentes situaciones, la matriz SIPOC aporta numerosos beneficios con su uso y correcta interpretación. Entre estos beneficios podemos mencionar:
1. Identificación de puntos críticos en el proceso.
Sin el desarrollo de la herramienta SIPOC, es posible que tengamos dificultades para comprender un proceso. Así, a partir de su estructuración podemos identificar puntos que merecen atención por la falta de una estructura de calidad o por el incorrecto desarrollo de una determinada actividad. Además de revelar qué proveedores pueden perjudicar la producción y qué insumos es necesario mejorar. Estandarizando así la visualización de los principales actores involucrados.
2. Ayuda a definir los límites de SIPOC y sus límites de trabajo.
A través de SIPOC podemos entender quiénes son los clientes de cada proceso a nivel macro, además de en qué tipo de transacciones participan. Además, podemos visualizar quiénes son los clientes en cada etapa del proceso y luego ver si solo se necesita un mapa de proceso o si será necesario crear otros mapas para un análisis más profundo.
3. Análisis de procesos a diferentes niveles y sectores.
Uno de los beneficios de crear el diagrama SIPOC es la flexibilidad del tipo de proceso que analizaremos. Es posible observar toda la operación o sólo las partes de un proceso, sólo hay que entender cuál es el objetivo principal del análisis.
Por ejemplo, desde la llegada de un pedido a la empresa hasta la salida del producto terminado. O, simplemente un sector que realiza parte de la operación, como recursos humanos, finanzas, ventas, marketing, entre muchos otros.
4. Eliminar tareas innecesarias
Como vimos anteriormente, es posible identificar puntos donde hay problemas en el proceso. De esta manera, además de identificarlos, también es posible analizar qué puntos no necesariamente necesitan participar en el proceso, ya que no están alineados y no ayudan a entregar resultados.
Con la identificación podemos eliminar algunos procesos que antes no tenían valor o no.
Cómo hacer un SIPOC paso a paso
Ahora que sabemos qué es SIPOC, cuáles son sus beneficios y cuándo usarlo, es hora de aprender cómo crear uno para su empresa. Lo hemos separado en 6 puntos que guiarán el desarrollo de la herramienta para que, al final, sea posible entenderla.
- Nombra el proceso: Es importante determinar e identificar de qué se trata el proceso realizado, es el primer momento para entender la herramienta.
- Definir las salidas del proceso: ¿Qué genera tu proceso? ¿Cuáles son los resultados de las actividades que realiza? Generalmente estaremos entregando informes, cartas o productos en esta parte.
- Decida quiénes serán los clientes: Son las personas (clientes) quienes reciben los resultados previamente definidos, al fin y al cabo son ellos quienes requieren el proceso.
- Definir las entradas del proceso: En este punto necesitamos saber qué necesitamos para iniciar el proceso (entradas). A menudo es posible comprenderlo a través de la demanda/solicitud del cliente.
- Elija proveedores: El siguiente paso a dar es definir quién es responsable de proporcionar (proveedores) los insumos necesarios para el proceso.
- Determinar procesos: Son las actividades que se realizan para transformar los insumos en productos, generando resultados (proceso).
Un detalle importante que muchas veces genera dudas a la hora de redactar es si existe la posibilidad de que el cliente y el proveedor sean la misma persona. Por tanto, esto puede suceder y es común para algunos tipos de procesos analizados, a continuación tenemos un modelo SIPOC ilustrado para una mejor comprensión de su montaje.
Ejemplo de SIPOC
Ya sabemos cómo configurar una matriz SIPOC, pero en una situación real, ¿cómo se aplicaría? Por ello, proporcionamos un ejemplo del uso de la herramienta SIPOC en el proceso de venta de un producto de una compañía de seguros.
Veremos, por tanto, que su desarrollo generalmente comienza con la demanda de un cliente y, a partir de este momento, se visualizan los pasos para conseguir el resultado deseado.
Para preparar la matriz SIPOC para este proceso, inicialmente definimos su nombre (Proceso de Venta de Producto) y luego comenzamos a desarrollar la matriz. Entendemos cuáles son las demandas de los clientes y qué podemos ofrecer; en este ejemplo, servicio personalizado y beneficios para los clientes a costos más bajos.
Luego de observar los resultados que generamos, definimos qué clientes necesitan o requieren el proceso. En este ejemplo, serían personas jurídicas o personas físicas que quieren ser propietarios de su seguro.
Con esto definimos los insumos y qué proveedores necesitaríamos para transformar los insumos en productos, agregando valor a través del desarrollo de procesos, alcanzando el resultado deseado por el cliente.
¿Cómo aplicar la matriz SIPOC para mapear procesos?
La matriz SIPOC en el mapeo de procesos se puede utilizar y aplicar para describir todo el proceso de una empresa. Es entonces cuando queremos presentar un proyecto de forma rápida y que diferentes personas puedan entender a través de puntos de referencia.
Sin embargo, en ocasiones no será factible mapear todo el proceso. En estos casos observamos los procesos críticos de la empresa, identificando sus problemas o actividades que tienen poco valor añadido.
Con esto será posible aplicar la matriz SIPOC en un mapeo de procesos y obtener los mejores resultados dentro de su empresa. Ayudando así en la búsqueda de la mejora continua y presentando el proceso de forma macro, promoviendo una fácil comprensión de sus etapas.
Luego de comprender quiénes están involucrados en cualquier proceso de su empresa a través de la matriz SIPOC, será de gran importancia saber qué tan productivo es ese proceso y qué etapa del mismo es la más lenta. Por lo tanto, EPR desarrolló la Hoja de Cálculo de Cronoanálisis y Estudio de Capacidad para ayudarle con este problema. No pierdas el tiempo y descargar ahora mismo!
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