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gastos administrativos

Concepto de gastos administrativos

Los gastos administrativos son los gastos de una empresa que no se encuentran relacionados de manera directa con la fabricación ni las ventas. Por ejemplo, la factura del teléfono, la recepción, servicio de aseo y el departamento contable.

En otras palabras, incluso si la empresa no se encuentra operativa de manera temporal, siempre incurrirá en los gastos de tipo administrativo. 

De igual manera será necesario analizar las operaciones de la empresa para poder distinguir entre un gasto administrativo y un gasto operacional.

Ejemplos de gastos de administrativos

  • Los salarios del personal “siempre y cuando no estén vinculados a la producción”.
  • Papelería y material de oficina.
  • Gastos de agua.
  • Alquiler de locales para desempeñar funciones administrativas.
  • Gastos de correspondencia.
  • Gastos de electricidad.
  • Los honorarios del asesoramiento legal y contable de la empresa.
  • Gastos de marketing.
  • Gastos en viajes de negocio.

¿Cuál es la diferencia entre los gastos de administración y operativos?

Para comprender de manera fácil la diferencia entre gastos de administración y operativos, analicemos el siguiente ejemplo: Para una fábrica de ropa. En este caso, los gastos de compra de telas, maquinaria, hilos y los salarios a las costureras son gastos operativos.

Recordemos que los gastos de administración son aquellos que no están vinculados a la producción ni al servicio que presta la empresa. Continuando con el ejemplo de la fábrica de ropa, serían gastos de administración: los gastos de limpieza, la secretaría y útiles para la oficina, la publicidad, y demás personal ejecutivo.

Consejos para reducir los gastos administrativos

    • Realizar una inspección: Para reducir los gastos de administración primero se deben conocer a fondo, para esto lo más aconsejable es realizar una inspección de los últimos seis meses, clasificando el tipo de gasto y buscando los pequeños gastos de administración que pasan desapercibidos.
    • Reducir los pequeños gastos administrativos: una vez se identifiquen estos gastos hay que ver que tan importante son y cómo se están administrando, por ejemplo, ¿es necesario comprar tantos bolígrafos?, ¿Cuánto papel de impresión es el adecuado mantener en inventario? Cuando se tengan identificados hay que analizar si se puede disminuir su uso por medio de una buena gestión.
    • Gastos de administración “energía y agua”: Implementar políticas para el correcto uso de estos servicios es importante para la empresa, dejas las luces y los computadores apagados cuando nadie esté en esa área o evitar el desperdicio de agua.
    • Personal necesario: Analizar que personal es fundamental para desempeñar las tareas administrativas de la empresa es una de las principales tareas a la hora de reducir gastos, no se necesariamente se trata de despedir personal, puede ser recortar las horas laborales.
    • Presupuesto de gastos administrativos: Realizar un presupuesto ayuda a controlar el límite de gastos en los que se debería incurrir en periodos futuros.

    ⭐¿Qué es un Presupuesto de Gastos Administrativos?

    En primer lugar los presupuestos de gastos administrativos normalmente son elaborados por un directivo o gerente, con el fin de predecir cuáles serán los gastos que no están relacionados directamente con la producción y ventas, en los cuales se puede incurrir en un periodo determinado.

    ¿Cómo elaborar un presupuesto de gastos administrativos?

    Elaborar un PGA “presupuesto de gastos de administración” no es una tarea difícil cuando se conocen las operaciones diarias de la empresa.

    Para elaborar este presupuesto se deben separar todos los gastos según su naturaleza, como se ha venido hablando separar los gastos administrativos de los operativos. 

    En ocasiones las empresas se preguntas ¿qué porcentaje deben ser los gastos administrativos? según distintos expertos en finanzas estos gastos no deben superar el 30% del total de los gastos generales.

    Una vez se tengan claros todos los conceptos de gastos administrativos se debe realizar una lista con ellos y adicionalmente atribuirles un valor promedio mensual. Por ejemplo, los salarios administrativos de las áreas de recursos humanos, gerencia y contabilidad suman mensualmente un promedio de 203.000, el arriendo mensual en el que se llevan a cabo las tareas administrativas es de 63.000, una vez realizado toda esta labor el resultado será un PGA, como el del siguiente ejemplo:

    Presupuesto de gastos administrativos
    Procesos y terminados XYZ
    Periodo mensual y anual, año 2019

    ConceptoValor
    Salarios administrativos203.000
    Depreciación8.500
    Servicios públicos22.000
    Útiles de oficina y papelería5.000
    Honorarios30.000
    Seguro28.000
    Arrendamiento63.000
      
    TOTAL MENSUAL359.500
    TOTAL ANUAL4.314.000

    Notas al PGA: El valor de arrendamiento corresponde al 40% del total mensual, debido a que el 60% es atribuido como gasto de producción, así mismo el gasto administrativo correspondiente a los servicios públicos equivalen al 20% del total mensual.

    Cuando se elabora este tipo de presupuesto por un periodo anual es necesario considerar que en algunas industrias se pueden ver afectados dichos gastos por un aumento o disminución en ciertas épocas del año.

    Ejemplo 2

    La empresa FabriVidrios posee los siguientes gastos administrativos y de producción.

     ConceptoGasto total año 2018% Administración% Producción
    Salarios2,172,0001,753,000419,000
    Depreciación87,60064,80022,800
    Servicios públicos228,000183,00045,000
    Útiles de oficina y papelería24,00024,0000
    Materiales568,0000568,000
    Honorarios264,000264,0000
    Seguro216,00048,000168,000
    Arrendamiento468,000374,40093,600

    El presupuesto de gastos de administración para este ejemplo es el siguiente:

    presupuesto de gastos administrativos

    Otras consideraciones del presupuesto de gastos de administración

    El presupuesto de gastos administrativos normalmente abarca tanto costos variables como fijos.

    Para concluir hay que tener en cuenta que no todos los gastos que no están directamente relacionados con las ventas pueden incluirse el en presupuesto de gastos administrativos, puesto que los gastos como lo son los impuestos y los intereses pueden tener infinidad de variables que los hacen bastante difíciles de predecir, en el caso de los intereses, la administración no puede estimar este valor hasta cuando no se conoce que deudas debe adquirir durante el periodo o si no las debe adquirir.

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