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gastos administrativos

Los presupuestos de gastos administrativos normalmente son elaborados por un directivo o gerente, con el fin de predecir cuáles serán los gastos que no están relacionados directamente con la producción y ventas, en los cuales se puede incurrir en un periodo determinado. Se pueden entender como gastos administrativos: Los sueldos de las áreas distintas a fabricación y venta, los seguros, los servicios públicos, la depreciación, la papelería y de los demás útiles de oficina. De esta manera se puede concluir que el presupuesto de gastos administrativos, como su nombre lo indica engloba los gastos que se encuentran exclusivamente dentro de la categoría administrativa de una empresa.

Como elaborar un presupuesto de gastos administrativos

Elaborar un PGA “presupuesto de gastos de administración” no es una tarea difícil cuando se conocen las operaciones diarias de la empresa.

Para elaborar este presupuesto se deben separar todos los gastos según su naturaleza, en ocasiones las empresas atribuyen los gastos de todo su establecimiento a una sola área de trabajo. Por ejemplo, cuando en una fábrica también se encuentra ubicado el departamento de contabilidad se debe asumir que una parte de la energía eléctrica es consumida por el departamento de contabilidad y otra por el proceso de fabricación, para realizar un presupuesto de gastos administrativos de la manera más exacta es necesario tener en cuenta todo este tipo de consideraciones.

Una vez se tengan claros todos los conceptos de gastos administrativos se debe realizar una lista con ellos y adicionalmente atribuirles un valor promedio mensual. Por ejemplo, los salarios administrativos de las áreas de recursos humanos, gerencia y contabilidad suman mensualmente un promedio de 105.600, el arriendo mensual en el que se llevan a cabo las tareas administrativas es de 40.000, una vez realizado toda esta labor el resultado será un PGA, como el del siguiente ejemplo:

Presupuesto de gastos administrativos
Procesos y terminados XYZ
Periodo mensual y anual, año 2019

ConceptoValor
Salarios administrativos203.000
Depreciación8.500
Servicios públicos22.000
Útiles de oficina y papelería5.000
Honorarios30.000
Seguro28.000
Arrendamiento63.000
TOTAL MENSUAL359.500
TOTAL ANUAL4.314.000

Notas al PGA: El valor de arrendamiento corresponde al 40% del total mensual, debido a que el 60% es atribuido como gasto de producción, así mismo el gasto administrativo correspondiente a los servicios públicos equivalen al 20% del total mensual.

Cuando se elabora este tipo de presupuesto por un periodo anual es necesario considerar que en algunas industrias se pueden ver afectados dichos gastos por un aumento o disminución en ciertas épocas del año.

Ejemplo 2

La empresa FabriVidrios posee los siguientes gastos administrativos y de producción.

 ConceptoGasto total año 2018% Administración% Producción
Salarios2,172,0001,753,000419,000
Depreciación87,60064,80022,800
Servicios públicos228,000183,00045,000
Útiles de oficina y papelería24,00024,0000
Materiales568,0000568,000
Honorarios264,000264,0000
Seguro216,00048,000168,000
Arrendamiento468,000374,40093,600

El presupuesto de gastos de administración para este ejemplo es el siguiente:

presupuesto de gastos administrativos

Otras consideraciones del presupuesto de gastos de administración

presupuesto de gastos administrativos

La mayor parte de las empresas elaboran una diversidad de presupuestos en el transcurso del año, con el fin de ayudar a mantener un control sobre los gastos y asegurar que las metas planteadas sobre las ganancias se cumplan. Estos presupuestos pueden contener desde la compra de inventarios hasta las operaciones diarias en la empresa, siendo el presupuesto de gastos administrativos uno de los principales presupuestos que se lleva a cabo por parte de las organizaciones.

Los presupuestos de gastos administrativos y generales principalmente se basan en los gastos de tipo administrativo-operativo como lo son los gastos por salarios administrativos, gastos de oficina y la depreciación. Estos gastos que no se relacionan directamente con la venta y pueden predecirse y planificarse. Por ejemplo: el administrador de una empresa deberá poder estimar la depreciación correspondiente al periodo. El presupuesto de gastos administrativos normalmente abarca tanto costos variables como fijos.

Nota

Hay que tener en cuenta que no todos los gastos que no están directamente relacionados con las ventas pueden incluirse el en presupuesto de gastos administrativos, puesto que los gastos como lo son los impuestos y los intereses pueden tener infinidad de variables que los hacen bastante difíciles de predecir, en el caso de los intereses, la administración no puede estimar este valor hasta cuando no se conoce que deudas debe adquirir durante el periodo o si no las debe adquirir.

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