El establecimiento de estándares a seguir dentro de una empresa redunda en una reducción de fallas durante los procesos y, en consecuencia, retrabajos y costos. Dentro de esto, la estandarización de procesos destaca como una alternativa para organizar el flujo de trabajo, llevando a la empresa a incrementar su eficiencia y productividad.
En este texto te explicaremos qué es la estandarización de procesos, su importancia y beneficios, así como métodos para aplicarla dentro de tu empresa.
¿Qué es la estandarización de procesos?
La estandarización de procesos consiste en el método de formalizar y estandarizar las diferentes actividades que ocurren en la empresa a lo largo de todo su proceso. De esta manera, obtiene un estándar a seguir por sus empleados.
Estandarizar un proceso implica definir pasos, tareas y reglas a seguir para optimizarlo y facilitarlo. Por tanto, es un paso hacia la consecución de un estándar de excelencia para sus productos o servicios.
De esta manera, al existir una estandarización de cada etapa, podremos identificar más fácilmente la estructura con mejor calidad y costo-beneficio.
Importancia de la estandarización de procesos
Una empresa que no estandariza sus procesos es susceptible a una gran variabilidad en la calidad de su producto o servicio. Esto es plausible porque, sin un modelo de ejecución definido, no existe una previsibilidad asertiva sobre la calidad del producto final.
Al aplicar la estandarización de procesos en el flujo de trabajo, tenemos un mayor control sobre la producción, reduciendo la variación causada por la desorganización y reduciendo el retrabajo. Además, la aplicación de la estandarización de procesos genera mayores conexiones entre sectores y un consecuente aumento del conocimiento entre todos los empleados.
Cuando todos tienen acceso a modelos estandarizados para cada proceso, cada empleado puede crear una conexión entre su sector de actividad y otros. De esta manera, podrás comprender mejor la importancia y relevancia de tu rol dentro de todo el flujo y generar mayor motivación en cada empleado.
¿Cuáles son los beneficios de la estandarización de procesos?
Ahora que conocemos las ventajas de aplicar la estandarización de procesos en tu empresa, ¡veamos un poco más sobre los principales beneficios que trae!
1 – Facilidad para formar a nuevos empleados.
Con procesos estandarizados en la empresa, la entrada y formación de nuevos empleados será más ágil y eficiente. Esto sucede porque todos los procesos que el empleado debe aprender quedarán registrados y estandarizados, haciéndolos más fáciles de entender y reduciendo la necesidad de capacitaciones tediosas y complejas.
2 – Reducción de fallos y retrabajos.
Un proceso estandarizado es un proceso que es poco probable que enfrente una revisión importante. Una vez que los clientes aprueben la calidad del producto y el proceso se estandarice en función de ella, la satisfacción del consumidor seguirá siendo la misma y no será necesario volver a trabajar.
3 – Mayor productividad y reducción de costes.
El aumento de la productividad es consecuencia de la combinación de los diversos beneficios que aporta la estandarización de procesos. Por ejemplo, la mayor agilidad en la realización de tareas que ya están claramente definidas y su combinación con la reducción del retrabajo generan un alto nivel de productividad en un proceso.
En consecuencia, se produce una reducción de costes en el proceso, ya que se desperdiciarán menos tiempo y recursos a lo largo de todo el flujo.
¿Qué procesos se pueden estandarizar?
Dentro de una empresa, podemos elegir desde los procesos más críticos hasta todos los procesos que ocurren en cada sector de la empresa para mapear. Esto depende de las necesidades de cada negocio. Por tanto, cualquier proceso relevante para el flujo de trabajo puede estandarizarse y traerá beneficios como los ya mencionados.
Aun así, podemos obtener un orden de relevancia de qué procesos necesitan estandarizarse con mayor urgencia. Tiene en cuenta, por ejemplo, procesos que impactan directamente en el resultado entregado al cliente o procesos rutinarios que forman parte de las operaciones del día a día de la empresa.
¿Cuáles son los métodos de estandarización de procesos?
Existen algunos métodos de estandarización de procesos como el mapeo, la capacitación, la formalización y la delegación de tareas, los cuales se detallarán a continuación.
Mapeo de procesos
El mapeo de procesos es un método comúnmente utilizado para la estandarización debido a su eficiencia en la descripción de cada proceso. Puede hacerse formulando mapas para cada sector o mapeando macroprocesos individuales que involucren varias áreas.
Es un método importante ya que permite evaluar qué se puede hacer de manera diferente en cada proceso. A partir de la información recopilada a través del mismo se pueden estandarizar los mismos de forma que se garantice una mayor calidad y eficiencia.
Entrenamientos
Formar a los empleados para que sigan un mismo estándar en sus tareas es parte fundamental de la estandarización de procesos. Cuando los empleados sean los principales responsables de realizar las actividades del día a día de cada proceso, esto es, de hecho, lo que garantizará la implementación de esta técnica dentro de la empresa.
Formalización
Consiste en formalizar, a través de documentación, los métodos aplicados dentro de la empresa y que fueron observados a lo largo del mapeo.
Delegación de tareas
Definir qué tareas deben ser responsabilidad de qué empleados ayuda a mantener un flujo claro dentro de la empresa. Así, en caso de existir algún error en algún subproceso, ya está definido a quién se debe contactar para solucionarlo.
¿Cómo estandarizar los procesos de una empresa?
A continuación, vea algunos métodos para ayudar a estandarizar los procesos dentro de una empresa.
Establecer objetivos y prioridades
Si bien la estandarización de procesos puede traer varios beneficios simultáneos, muchas veces es necesario definir su objetivo principal a la hora de aplicarla en la empresa.
Por ejemplo, define si tu prioridad ahora es reducir el tiempo de proceso o reducir costos. Así, con un objetivo claro, la estandarización se dirige a la solución del problema.
Elige el orden de las actividades
Un punto fundamental para iniciar la estandarización es definir qué macroprocesos o sectores se mapearán primero. Es posible partir desde el proceso más grande y complejo hasta el más simple y rápido de recolección de datos, según lo que tenga sentido dentro de su empresa.
Mapear los procesos AS IS y TO BE
AS IS Mapping consiste en formular mapas que retratan cada proceso exactamente como se hace hoy, sin aplicar mejoras. Esto se hace a través de entrevistas en cada sector para recolectar datos y es importante ver en qué procesos hay cuellos de botella que podemos eliminar.
Posteriormente, es posible estandarizar procesos, direccionando el producto/servicio a un estándar de excelencia. Así, tras identificar los puntos de mejora podemos dibujar un nuevo mapa, esta vez el mapa TO BE, que ya consta del estándar que se debe aplicar dentro de la empresa.
Documentar los métodos definidos.
Con los procesos mapeados, debemos documentar cada método definido como estándar y que se utilizará para llevar a cabo cada uno de ellos. De esta forma, los empleados siempre tendrán acceso. Una de las principales formas de documentación es la notación BPMN, que se detallará más adelante.
Capacite a sus empleados
Con los estándares de proceso definidos y documentados, ha llegado el momento de compartirlos claramente con cada empleado y capacitarlos para desempeñar sus funciones. Es importante que todos los empleados tengan acceso a todo el proceso para que puedan establecer conexiones entre sus actividades y las de otros sectores de la empresa.
3 herramientas para la estandarización de procesos
Existen varias herramientas que ayudan a estandarizar los procesos. Algunos de los más conocidos son el Ciclo PDCA, BPMN y 5W2H, que se detallarán a continuación.
1 – Ciclo PDCA
PDCA es una herramienta que nos ayuda a controlar la estandarización de un proceso por etapas según sus siglas.
P (plan) significa planificar lo que se hará para implementar las mejoras deseadas; D (hacer), ejecutar lo planeado; C (verificar), verificar los resultados obtenidos; A (actuar), actuar, tomando la decisión de convertir el proceso mejorado en estándar si el resultado es positivo o reiniciar el ciclo si es negativo.
2 – BPMN
BPMN significa notación de modelado de procesos de negocio, es decir, es un método para representar visualmente, a través de iconos y elementos, el flujo de cada proceso. Se puede aplicar en la fase de mapeo. Esta herramienta se destaca en el mercado porque permite una comprensión clara del mapa de la empresa.
3 – 5W2H
Consta de una herramienta de 7 preguntas que guiarán tu estandarización. Ellos son: ¿Qué? (¿Qué se hará?), ¿Cómo? (¿cómo se hará?), ¿Por qué? (¿por qué debería hacerse?), ¿Dónde? (¿dónde se hará?), ¿Quién? (¿quién lo hará?) y Cuánto (¿cuánto costará?). Las respuestas garantizan el control sobre toda estandarización.
Ejemplos de estandarización de procesos
Ahora, para terminar, veamos algunos ejemplos de cómo introducir la estandarización de procesos en las empresas. Supongamos que tienes un restaurante con un número determinado de empleados que realizan diferentes funciones, mientras sirven, por ejemplo, también ayudan a terminar de preparar los platos.
Así, te enfrentas al problema de un largo tiempo para entregar tu producto/servicio, perdiendo calidad por la falta de procesos individuales definidos. Como solución, puedes decidir estandarizar tus procesos, estableciendo la mejor forma de llevarlos a cabo y definiendo qué empleado tendrá qué rol.
Como otro ejemplo, podemos citar una industria del calzado cuya fábrica tiene muchos empleados. En el proceso de fabricación de zapatillas, cada empleado sigue un método de costura diferente. Cuando hay un error en el producto final, los demás empleados no saben cómo solucionarlo, ya que utilizan un método diferente a ese.
Por lo tanto, si hay una estandarización del proceso de costura de zapatillas dentro de esta industria, habría una resolución más rápida y menos retrabajos. Esto ocurriría porque cualquier empleado sabría qué paso del proceso falló y podría repetirlo.
