La descripción de puestos es un proceso que detalla todos los puestos dentro de una organización, se puede decir que es un registro escrito que sirve para formalizar las asignaciones de los puestos existentes en una empresa.
La descripción del puesto debe ser dinámica, con la posibilidad de revisión de vez en cuando, para contemplar las necesidades cambiantes de una empresa.
¿Por qué se hace una descripción de puestos de trabajo?
La descripción de puestos de trabajo incluye una estrategia para destacar tanto el perfil que se desea para un trabajo en particular como las asignaciones de trabajo en sí.
De esta manera, todo está más organizado y transparente para los involucrados, por ejemplo, el gerente tiende a tener más libertad para guiar a su empleado, después de todo, la información será detallada en un solo lugar.
El empleado también adquiere seguridad en cuanto a lo que hay que hacer.
¿Cuál es la importancia de la descripción de puestos?
Las descripciones de los puestos de trabajo son fundamentales para el buen funcionamiento de una empresa.
Varios procesos, especialmente los vinculados al sector de los recursos humanos, dependen de ella, para no dejar ninguna duda, vamos a presentar un ejemplo práctico.
Una de las situaciones que genera más procesos laborales es la de desviación del trabajo, caracterizada cuando el trabajador realiza una actividad diferente a la que fue contratado.
Hay casos en los que una simple descripción del trabajo bien elaborada podría resolver el problema de manera preventiva, o incluso evitar que se repita, esto se debe a que, una vez más, ambos lados estarán al tanto de las asignaciones exactas, sin espacio para dejarlas.
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Áreas de aplicación
Además del proceso de contratación y todas sus etapas, incluidos los despidos, la descripción del puesto también puede aplicarse en los procesos de evaluación de aptitudes y auditoría.
Reclutamiento y selección
Aplicada a estas estrategias, la descripción del puesto ayuda al reclutador a comprender qué perfil es el necesario, sus funciones y actividades principales, para poder elegir el candidato con las habilidades que mejor se ajusten a las necesidades del puesto.
Evaluación de las habilidades
Colabora con los gerentes y profesionales de recursos humanos para trazar un mapa de las competencias y habilidades más importantes para el puesto en cuestión.
De esta manera, es posible hacer un análisis de rendimiento más asertivo, identificando lo que necesita ser mejorado.
Auditoría
La descripción del puesto es un documento básico para alcanzar normas técnicas específicas, como la ISO 9001, por ejemplo.
Sirve de base para otras normas, las cuales tienen una serie de requisitos de certificación.
Ventajas de las descripciones de los puestos
Estas son algunas de las ventajas que tiene, el elaborar una descripción de puestos:
- Una gestión más clara, organizada y transparente.
- Entrenamiento directo con más asertividad.
- Gestionar los planes de desarrollo individuales.
- Llevar a cabo procesos de contratación y selección basados en las competencias.
- Aumentar la productividad.
- Administrar los ascensos y los salarios de manera técnica y eficaz.
- Resolver los problemas de rotación.
- Crear políticas de atracción para los nuevos empleados.
- Transmitir la cultura e identidad de la empresa.
- Coordinar los frecuentes cambios organizativos, actualizando siempre las directrices según la dinámica del mercado.
¿Cómo hacer una descripción de puestos?
La descripción de puestos de trabajo tiene una variedad de aspectos que son fundamentales para su correcta elaboración.
1. Identificación
Es responsable de categorizar la posición, es decir, en este sentido es esencial que el nombre de la posición se escriba correctamente.
2. Organigrama
Debe contener toda la estructura jerárquica de los trabajos. Así como en qué nivel se encuentra el trabajo especificado, de esta manera, el empleado es consciente de quién es su superior directo.
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Organigramas en una empresa.
3. Misión
Cada puesto debe tener, además de sus funciones, lo que se espera de un empleado, por lo tanto, es necesario contener los objetivos del puesto.
4. Actividades
Aquí están las funciones en sí mismas que el empleado debe realizar, por lo tanto, cuestiones tales como qué hace este cargo, cómo debe hacerse y por qué razón, deben figurar en este documento.
5. Experiencias
Cada puesto requiere una experiencia previa, por lo que es necesario dejar plasmado en el modelo cuáles son las experiencias necesarias.
De esta manera, se debe describir cuánto tiempo y qué tipo de experiencia debe tener un empleado antes de ocupar este puesto.
6. Antecedentes académicos
Para que un empleado pueda asumir el cargo, debe tener ciertos requisitos académicos, para el desempeño del mismo, de esta manera, es necesario describir el nivel mínimo de educación para que un empleado empiece a trabajar en esta área.
7. Habilidades
En este punto es importante enfatizar qué habilidades debe tener un empleado antes de entrar, se debe resaltar que entre más detallado sea el nivel de competencia, mejor.
De esta manera, durante el reclutamiento y la selección, puede tener mejores criterios para la evaluación.
8. Entrenamiento obligatorio
Es importante indicar en el formulario de descripción del puesto de trabajo qué formación debe tener el empleado que asume el puesto para poder llevar a cabo sus actividades de forma asertiva.
Ejemplo de descripción de puestos de trabajo
El siguiente es un pequeño ejemplo de cómo debería ser la descripción de un cargo.
- Puesto: Gerente de Marketing.
- Organigrama: Su posición jerárquica, esta por encima de los ayudantes de marketing y el jefe directo es el gerente general.
- Misión: La misión de este puesto es asegurar que el flujo táctico y operacional del equipo de marketing se lleve a cabo de forma efectiva.
- Actividades: Diseñar campañas de marketing, dirigir el equipo…
- Educación: Postgrado en marketing o áreas relacionadas.
- Mínimo: Completar la educación superior en marketing o áreas relacionadas.
- Experiencia: Mínimo de tres años como gerente de marketing.
- Habilidades: Persona con capacidad de liderazgo y trabajar bajo presión.
Es importante recordar que cada descripción del trabajo es única, además, la descripción del puesto es la forma efectiva de demostrar qué procesos se requieren para determinar el trabajo diario de un empleado dentro de este puesto.
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¿Qué es el análisis de puestos?
Por lo tanto, es esencial que el profesional responsable de la preparación de las descripciones esté siempre al día de las estrategias de la empresa, además de la forma en que ha evolucionado en el mercado, de esta manera, puede ser capaz de actualizar la descripción cuando sea necesario, para que la posición se actualice de acuerdo con la evolución del mercado.