El propósito de una auditoría de calidad es evaluar o examinar uno o más productos y servicios, el proceso utilizado para producirlos o el sistema de apoyo al producto que se va a producir. Una auditoría de calidad también se utiliza para determinar si las actividades se están realizando de conformidad con la ley que las rige, como lo son las leyes directivas, corporativas, reglamentos federales y estatales, etc.
Este tipo de auditoría se distingue de una auditoría financiera en que el objetivo principal de esta última es verificar la integridad y exactitud de los métodos contables utilizados en la organización, sin embargo, a pesar de esta diferencia básica, es importante señalar que muchas de las técnicas actuales de auditoría de calidad tienen sus raíces tradicionales en las auditorías financieras.
Tipos de auditoría de calidad
1. Auditoría del sistema de gestión de calidad
La auditoría del sistema de calidad se dirige al quién, qué, dónde, cuándo y cómo del sistema de calidad utilizado para producir un producto. Por ejemplo, ¿cómo se define el sistema de calidad? ¿Quién es responsable de la producción del artículo? ¿Quién es responsable de asegurar que la calidad del producto cumpla o supere los requisitos mínimos? ¿Qué procedimientos se utilizan para guiar a la organización en su esfuerzo de producción? ¿Cómo se mantienen y actualizan los procedimientos? ¿Quién desempeña esa función?
Actualmente una auditoría de sistemas de gestión calidad se caracteriza por su énfasis en la naturaleza macro del sistema de gestión de calidad, esta auditoría de calidad es de naturaleza amplia y general en lugar de estrecha y limitada en su alcance, también se puede definir como un examen sistemático e independiente utilizado para determinar si las actividades de calidad y los resultados relacionados con ellas se ajustan a las disposiciones previstas y si estas disposiciones se aplican eficazmente y son adecuadas para alcanzar los objetivos.
(ISO 10011-1 (1990)) Además, es una actividad documentada realizada para verificar mediante el examen y la evaluación de pruebas objetivas que los elementos aplicables del sistema de calidad son adecuados y se han desarrollado, documentado y aplicado eficazmente de conformidad con los requisitos especificados.
2. Auditoría de procesos
Cuando la auditoría del sistema de calidad es de naturaleza general, la auditoría del proceso se define de manera mucho más estrecha. A diferencia de la auditoría de sistemas de calidad, la auditoría de procesos gira en torno a la verificación de la manera en que: 1) las personas; 2) el material; 3) las máquinas, etc., se unen para producir un producto.
También se puede decir que una auditoría de proceso compara y contrasta la manera en que se produce el producto final con los procedimientos escritos, instrucciones de trabajo, estándares de mano de obra, etc., utilizados para guiar el proceso de fabricación responsable de la construcción del producto en primer lugar. Las auditorías de procesos son de naturaleza analítica y de evaluación.
Por consiguiente la auditoría de proceso también se ocupa de la validez y la fiabilidad general del proceso en sí. Por ejemplo, ¿está el proceso produciendo consistentemente resultados aceptables? ¿Existen pasos sin valor añadido en el proceso? ¿Están enfocados los procesos actuales a satisfacer las necesidades actuales y futuras de los clientes?
Es de tener en cuenta que la auditoría de procesos tiene dos modos activos de operación: la evaluación y el análisis. En el modo de evaluación hay que tener en cuenta la siguiente pregunta: ¿el personal que participa en el proceso de producción realiza las actividades de acuerdo con los planes, procedimientos, instrucciones de trabajo, normas de mano de obra, etc. Finalmente en el modo de análisis, por otro lado, cuestionar los procedimientos, instrucciones de trabajo, etc., utilizados en apoyo de los procesos que se auditan, ¿son útiles o perjudiciales? ¿Total o superficial?
3. Auditoría de calidad del producto
La palabra “auditoría” en la auditoría de productos es un término algo erróneo, en realidad, una “auditoría” de producto es una inspección detallada de un producto terminado realizada antes de entregar el producto al cliente.
Es una prueba de atributos y datos variables, es decir, apariencia cosmética, propiedades dimensionales, continuidad eléctrica, etc. Los resultados de las auditorías de productos proporcionan a menudo información interesante sobre la fiabilidad y eficacia del sistema de calidad en general. Las auditorías de producto se realizan normalmente por una o más de las siguientes razones:
- Estimar el nivel de calidad de salida del producto o grupo de productos.
- Para determinar si el producto saliente cumple con un nivel de estándar predeterminado.
- Estimar el nivel de calidad originalmente presentado para la inspección.
- Medir la capacidad del área de control de calidad para tomar decisiones.
- Determinar la idoneidad de los controles internos de los procesos.
4. Auditoría de conformidad
Durante una auditoría de conformidad, el auditor examina los procedimientos escritos, las instrucciones de trabajo, las obligaciones contractuales, etc., e intenta hacerlos coincidir con las medidas adoptadas por la entidad para fabricar el producto. En esencia, se trata de una auditoría de tipo “decir lo que se hace, hacer lo que se dice”.
5. Auditoría interna de calidad
También conocida como auditoría de primera parte suele ser realizada por la empresa (o un departamento dentro de la empresa) sobre sí misma. Es una auditoría de aquellas partes del programa de calidad que “se mantienen bajo su control directo y dentro de su estructura organizativa”, suele ser realizada por un grupo de auditoría interna, sin embargo, los empleados del propio departamento también pueden llevar a cabo una evaluación similar a una auditoría interna de calidad, en tal caso, esta “auditoría” se denomina generalmente “autoevaluación”.
El propósito de esta auditoría es monitorear y analizar los procesos interdepartamentales clave que si se dejan desatendidos, tienen el potencial para afectar negativamente la calidad del producto, la seguridad y la integridad general del sistema.
Aunque las calificaciones de auditoría interna de calidad son de naturaleza subjetiva, si se realizan correctamente podrán:
- Proporcionar retroalimentación a la gerencia sobre la efectividad del sistema de calidad.
- Ser excelentes herramientas para medir el esfuerzo de mejora continua, así como para medir el retorno de la inversión.
6. Auditoría externa de calidad “de segunda parte”
A diferencia de la auditoría interna de calidad, una auditoría de segunda parte no está bajo el control directo o dentro de la estructura organizacional, este tipo de auditoría de calidad suelen ser realizadas por el cliente a sus proveedores (o posibles proveedores) para determinar si estos pueden o no cumplir con los requisitos contractuales existentes o propuestos.
Obviamente, el sistema de calidad del proveedor es una parte muy importante de los requisitos contractuales, debido a que es responsable directo de la fabricación, ingeniería, compras, etc. e indirectamente del marketing, ventas, del diseño, producción, control y soporte continuo del producto.
Aunque las auditorías de segunda parte suelen ser realizadas por los clientes a sus proveedores, a veces es beneficioso para el cliente contratar a un auditor de calidad independiente. Esta acción ayuda a promover una imagen de equidad y objetividad por parte del cliente.
Objetivos de la auditoría de calidad
Las auditorías de calidad tienen por objeto ayudarle:
- Localizar deficiencias en los procesos.
- Señalar problemas potencialmente graves que pueden dar lugar a pérdida de clientes.
- Iniciar acciones correctivas, preventivas y remediar las problemáticas respectivas.
- Recomendar formas de optimizar la gestión de la calidad de una empresa y las prácticas de cumplimiento para reducir el costo de la calidad.
- Comparar los procedimientos de gestión de calidad documentados con las prácticas del mundo real.
