La administración de proyectos es un elemento que forma parte cada vez más de la vida cotidiana de cualquier empresa. La buena planificación y la buena gestión son responsables de facilitar y organizar las actividades, ya sea en el ámbito empresarial, social o académico.
La administración de proyectos es fundamental para que los empresarios, estudiantes y profesionales de diversos campos del conocimiento puedan hacer realidad sus ideas y actividades. Además, una administración correcta permite coordinar a los miembros del equipo, comprender mejor los indicadores de rendimiento e incluso aportar mejoras en el segmento de los recursos humanos.
Dicho esto, cuando se habla de administración de proyectos, es necesario conocer algunos fundamentos básicos, como el ciclo de vida de cada proyecto, la gestión del alcance, las metodologías y las funciones del equipo del proyecto. Por lo tanto, a fin de comprender con mayor seguridad todos los conceptos pertinentes sobre la administración de proyectos, en este artículo se abordarán dichos temas.
¿Qué es la administración de proyectos y para qué sirve?
La administración de proyectos sirve para que la realización de los proyectos sea más segura, rápida y eficiente. Es la reunión de ideas y prácticas que sirven para planificar, ejecutar, supervisar y finalizar un proyecto.
De esta manera, la administración sirve para ayudar en la gestión del alcance, la gestión de las comunicaciones y otros elementos importantes. Todo esto contribuye a un resultado satisfactorio y oportuno.
En algunos casos, la administración puede confundirse directamente con el proyecto. Sin embargo, la administración mantiene el enfoque en la finalización y control del proyecto. Tener una mejor comprensión del proyecto que tiene en mente es la forma correcta de obtener el éxito esperado.
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Por lo tanto, es pertinente en un primer momento conocer una definición precisa de lo que significa el concepto de proyecto. En este caso, se pueden mencionar varios conceptos sobre el tema. Sin embargo, para facilitar nuestra comprensión, podemos afirmar que un proyecto consiste en un esfuerzo de período temporal.
Este esfuerzo está dirigido a establecer o crear un producto o servicio. En vista de ello, un proyecto puede ser de naturaleza social, artística o de negocios. Además, puede ser el desarrollo de un nuevo producto, la construcción de un edificio o incluso la realización de una investigación.
En general, un proyecto debe ser temporal, con un comienzo y un final previamente establecidos y sus costos previamente analizados. Esta definición de en qué consiste un proyecto proviene del Project Management Institute (PMI). El PMI es una institución sin fines de lucro que tiene por objeto difundir las prácticas más eficientes en materia de gestión de proyectos.
El proyecto es diferente al proceso
En vista de esos conceptos, es común que la gente confunda los términos y crea que un proyecto tiene el mismo significado de proceso. Sin embargo, hay algunas diferencias obvias. El proyecto tiene un carácter temporal y al final presenta un resultado único. El proceso, a su vez, es un procedimiento continuo y presenta resultados que siguen un patrón.
Un ejemplo que ilustra estas diferencias puede ser el lanzamiento de un teléfono inteligente en el mercado. Toda la planificación, el diseño del producto, las estrategias de comercialización y la gestión de los recursos forman parte de un proyecto bien definido, con una fecha de inicio y finalización.
Después de eso, la producción de este nuevo dispositivo tecnológico adquiere el perfil repetitivo de un proceso y deja de ser un proyecto.
Etapas del ciclo de vida del proyecto y áreas de gestión
Recordando que los proyectos, a diferencia de los procesos, tienen un perfil temporal y, una administración bien hecha, siempre tendrá en cuenta el ciclo de vida de este proyecto.
El ciclo de vida consiste en la separación de la gestión del proyecto en etapas más pequeñas, ya que estas etapas permiten determinar el punto de partida y el período de terminación, dando al proyecto el carácter transitorio que requiere. Hay cuatro etapas que comprenden el ciclo de vida de un proyecto. En general, consisten en fases que se complementan y orientan las principales decisiones que toman los administradores.
La fase inicial en la administración de proyectos
Como su nombre indica, denota la etapa en la que el proyecto comienza a definirse. Es en este momento cuando se determinan los motivos, los objetivos y todo lo necesario para el progreso de las etapas posteriores.
Se analizan y anotan debidamente las posibilidades y restricciones, ya que esto permite que la apertura del proyecto reciba la luz verde. Además, es necesario hacer una previsión de los recursos de gestión para que el negocio tenga la inversión adecuada.
Además, también es importante contar con el desempeño de los clientes y la gestión de los interesados durante esta etapa inicial. Esto permitirá una mayor satisfacción y también una mejor aceptación en la entrega del resultado final, asegurando la gestión exitosa del proyecto y permitiendo que todos los involucrados contribuyan al logro de resultados.
El área responsable de esta fase inicial cuenta con miembros del equipo que realizarán tareas importantes, como la preparación del programa.
La organización y preparación del proyecto
En esta etapa es necesario reunir información, estipular los costos, determinar los sectores que realizarán actividades específicas y elaborar un calendario en el que se destaquen los plazos de los trabajos.
La organización está a cargo del área encargada de organizar la administración del alcance del proyecto. Por lo tanto, esta fase del ciclo de vida necesita algunos elementos como la documentación, el cálculo de costos, la definición de los materiales que se utilizarán, la adopción del equipo necesario y la elaboración de medidas cualitativas.
Para una mejor organización y planificación, el equipo del proyecto debe conocer sus respectivas funciones, facilitando así el avance de los trabajos y la agilidad en la ejecución.
Ejecución y supervisión de proyectos
Esta fase del ciclo consiste en llevar a cabo todo lo que se ha planificado y estipulado en las etapas anteriores. Incluso si los planes del proyecto se revisan debidamente y son adecuados para los propósitos del equipo, pueden producirse imprevistos en esta fase.
Esto se debe a varias razones, que pueden ser riesgos imprevistos o una disminución repentina de la capacidad de productividad del equipo. Cuando surgen tales obstáculos, es necesario hacer un análisis preciso de sus causas y reestructurar la planificación.
También es pertinente tener en cuenta que la etapa de ejecución denota el momento del ciclo que más demanda de recursos humanos y materiales tiene el proyecto. Además, la fase de ejecución del proyecto también consiste en la fase de vigilancia.
Es importante porque da más control y comprensión del proyecto. El propósito de la vigilancia y la medición es tener la oportunidad de disponer de los indicadores de rendimiento y comprobar si el proyecto se está ejecutando correctamente. De esta manera, la supervisión permite al equipo del proyecto analizar eficientemente los progresos, predecir los riesgos, planificar alternativas, gestionar los contratos y realizar informes de rendimiento.
Áreas de gestión de proyectos
Para que la gestión de un proyecto sea eficaz, puede dividirse en diez áreas a fin de establecer una buena estructura para la supervisión de las etapas, estas áreas son:
- Administración de la integración.
- Administración del alcance.
- Administración del calendario.
- Administración de los costos.
- Administración de la calidad.
- Administración de los recursos.
- Administración de las comunicaciones.
- Administración de los interesados.
- Administración del riesgo.
- Administración de las adquisiciones.
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Buenas prácticas para la administración de proyectos
Las prácticas adecuadas para la administración de proyectos comprenden diferentes metodologías. Entre ellos, se pueden destacar dos: PMBOK y Scrum.
El PMBOK, también conocido como Cuerpo de Conocimientos de Gestión de Proyectos, puede utilizarse en cualquier tipo de proyecto, sin embargo, demuestra aún más eficacia en aquellos con un alcance muy definido.
Scrum es ideal para proyectos con características innovadoras, especialmente cuando se trata de un producto nuevo para el público. Conozca los objetivos y la funcionalidad de cada una de estas prácticas mencionadas y vea cómo pueden ayudar en la gestión de un proyecto.