El proceso administrativo es una herramienta que se utiliza en las empresas u organizaciones para lograr alcanzar sus objetivos, mediante un flujo continuo de actividades que se llevan a cabo según políticas internas de la empresa, maximizando sus intereses lucrativos y sociales, potenciando la eficiencia y consistencia de los recursos humanos, materiales y técnicos.
Uno de los pioneros en hablar del tema fue Henry Fayol.
Etapas del proceso administrativo
El proceso administrativo común esta compuesto por cuatro etapas o elementos los cuales se conocen comúnmente por las siglas PODC que significan: Planificación, Organización, Dirección y Control, estas etapas se ejecutan de forma cíclica en los objetivos de cada empresa, a continuación se explicará cuales son las etapa del proceso administrativo:
Planeación
Es la parte inicial del proceso, se plantean los objetivos, metas y los métodos que se usaran para alcanzarlos, por lo tanto, responde a las incógnitas: ¿qué se va a hacer? ¿cómo se va a hacer? ¿en qué momento sucederá? Se deben establecer las estrategias más convenientes para alcanzar los objetivos, adicionalmente es necesario la elaboración de un manual que describa las actividades a realizar.
Organización
En esta etapa se busca coordinar lo que se planeo anteriormente, para ello se buscarán las personas más adecuados para desarrollar las actividades propuestas, puesto que de nada servirá establecer los objetivos si el personal es incapaz de desarrollarlos, el objetivo principal de la organización es que se puedan llevar a cabo las actividades de manera satisfactoria con la menor implicación económica posible.
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Dirección
A partir de este momento se empiezan a ejecutar las actividades programadas y su organización correspondiente, los directivos deberán estar atentos para así poder tomar decisiones, ayudar e instruir de llegar a ser necesario, dando como paso a tres aspectos fundamentales en esta etapa, los cuales son:
- Liderazgo
- Motivación
- Comunicación
Estos aspectos deberán ser principales características de quienes estén a cargo de la dirección para obtener resultados óptimos.
📙 Lectura recomendada: Conozca más de la dirección.
Control
Es la última etapa, la cual tiene como finalidad evaluar el alcance que se a logrado y si se encuentra encaminada correctamente, para esto se tendrá como base los resultados obtenidos comparados contra los planeados, a continuación, se podrá proceder a tomar las medidas correctivas si es que existe la necesidad, esta labor es completamente administrativa y requiere profesionalismo en la aplicación.
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Importancia del proceso administrativo
La importancia del proceso administrativo radica en el buen uso de los recursos de la compañía y la previsión de posibles fenómenos futuros, esto con la finalidad de garantizar la existencia y la superación corporativa.
Características del proceso administrativo
Desde el punto de vista del procedimiento:
- Continuidad (el proceso es cíclico – no hay un comienzo y un final definidos, ya que el proceso es continuo y cíclico).
- Dinamismo, flexibilidad (asociada a la capacidad de adaptación – acción y retroalimentación),
- Organicidad (capacidad de adaptación a diferentes escenarios, mismo proceso administrativo, pero que se adapta al contexto).
- Interactividad (entre las actividades de la ONUDD, cada actividad interactúa con las demás).
- Sistémica (las actividades siempre ocurren de la misma manera, siguiendo normas y reglas preestablecidas).
- Intraactividad (dentro de cada proceso, hay actividades que se subdividen en otras).
Funcionalidad del Proceso administrativo
Las cuatro funciones básicas constituyen el proceso administrativo, que va más allá del ciclo administrativo, ya que es dinámico, interactivo y cíclico.
Los cuatro elementos pueden entenderse desde un enfoque de procedimiento, en el que los elementos se consideran conjuntamente y también pueden partir de un enfoque funcional, en el que cada uno de los 4 elementos es una función del administrador, formando parte de su rutina administrativa.
Gestionar es establecer objetivos -desplegar resultados- y hacer operativo su alcance: planificar, organizar, dirigir y controlar a las personas y los recursos.
El proceso administrativo es una secuencia de funciones que se suceden unas a otras; es una forma de realizar actividades; es la manera en que la administración logra sus objetivos (eficazmente).
Las funciones de la PODC forman parte del proceso administrativo y están interrelacionadas. El objetivo final es lograr resultados eficientes y eficaces, la eficiencia se logra asignando los recursos adecuados, en los lugares adecuados y de la manera adecuada.
El proceso es cíclico (se repite), dinámico (posibilidad de retroalimentación – regreso a un punto anterior) e interactivo (flexible, interactúa y se ajusta al entorno). Desde esta perspectiva, el proceso administrativo no tiene un comienzo ni un final definido.
