¿Qué es la Administración de Compras?

La etapa de compras es uno de los procesos más importantes para una empresa. Aunque la mayor preocupación es la venta, es indispensable realizar compras de forma eficiente, ya que los productos adquiridos a los proveedores y la relación que la empresa mantiene con ellos son factores decisivos para el éxito de las ventas.

¿Qué se puede hacer para optimizar la administración de compras e inventarios?

En primer lugar, analicemos cómo es posible realizar una gestión efectiva de compras e inventarios, considerando que son procedimientos interdependientes. Después de todo, el gerente necesita comprar insumos para las existencias y, al mismo tiempo, sólo puede comprar artículos que se están agotando o que ya se han agotado en el almacén.

Sólo evaluando lo que tiene en stock será posible determinar lo que necesita comprar. Los sectores de compras, ventas e inventarios deben, por lo tanto, mantener una conectividad constante, buscando la comunicación fluida y el intercambio de información fiable y, preferiblemente, en tiempo real (a través de un sistema de gestión automatizado).

Organizar la gestión de compras e inventarios, manteniendo todo en equilibrio, es un reto. Una de las funciones más importantes de la administración de compras es ayudar a la empresa a lograr una relación costo-beneficio que sea efectivamente satisfactoria para el negocio.

La empresa necesita llevar a cabo la adquisición de materias primas y productos de buena calidad, pero a precios más asequibles. El equilibrio entre las compras y el inventario es una manera eficaz de reducir los costos evitando las compras excesivas o demasiado tempranas de productos.

A continuación, se presentan algunos consejos para administrar las compras y el inventario de forma integrada, logrando resultados positivos.

Registrar correctamente los envíos entrantes y salientes.

Sólo con un control estricto de las entradas y salidas de los artículos de stock se puede saber con mayor precisión qué se va a comprar. De esta manera, puede mantener una gestión de compras e inventario eficiente.

Para hacer más práctico el seguimiento de las entradas y salidas, registrándolas adecuadamente, se recomienda el uso de un software.

Estandarizar productos y descripciones

Para mantener el control sobre las compras y el stock, debe estandarizar sus productos y descripciones. Cada artículo debe ser colocado en una categoría específica y válida.

Recomendamos que cree indicadores para identificar cada tipo de mercancía, de modo que el conjunto en stock permanezca organizado y sea fácil de consultar. Esta práctica evita confusiones y errores en la identificación.

Programar las compras

El encargado del inventario debe realizar un calendario de compras, siguiendo la demanda identificada por el historial de cada artículo. De esta manera, puede mantener los productos en stock en una cantidad mínima, reduciendo los costos.

Conocer a los proveedores

Cada empresa debe trabajar con más de un proveedor, es decir, también es necesario realizar una gestión de proveedores. El gerente necesita conocer bien a cada uno de sus proveedores y mantener una relación de confianza con ellos, ya que esto ayudará a resolver cualquier contratiempo o problema.

Cada proveedor debe conocer el estilo de la empresa cliente, aclarando las dudas siempre que lo considere necesario (cuando considere que un determinado pedido es erróneo, por ejemplo).

A la hora de elegir proveedores, la empresa debe tener en cuenta no sólo el precio, sino también su reputación en el mercado. Otros aspectos importantes son la disponibilidad de las mercancías y la flexibilidad en el proceso de entrega.

Una relación de confianza entre la empresa y el proveedor permitirá incluso que las negociaciones se desarrollen de forma más fluida y que se consigan mejores precios o formas de pago más ventajosas para la empresa.

Conocer las ventajas de integrar la administración de compras e inventarios

La integración de los sectores de compras e inventarios a la hora de gestionar ofrece muchas ventajas, como la reducción de los residuos y la mejora de las condiciones de compra. Eso es porque no tendrá que hacer pedidos urgentes de última hora.

El conocimiento del volumen de stock, combinado con una correcta previsión de ventas, permite al encargado del área anticipar y solicitar nuevas adquisiciones siempre que el negocio lo requiera. Cabe recordar que las negociaciones de última hora suelen implicar la aceptación de condiciones menos flexibles por parte de los proveedores.

La integración entre las compras y las existencias ayuda a evitar la escasez, de modo que la empresa pueda aprovechar mejor las oportunidades. Por otro lado, la comunicación integrada prepara a la organización para situaciones imprevistas y demandas específicas.

Considere, por ejemplo, que, de manera imprevista, ciertas mercancías comienzan a tener mayor demanda y mayor producción. El sector de inventarios puede ponerse en contacto con el sector de compras, explicando la situación y solicitando una sustitución anticipada del artículo.

El aumento en el margen de ganancia es un resultado natural cuando se producen menos desperdicios de inventario y menos gastos innecesarios en compras mal programadas. Al satisfacer adecuadamente las necesidades de los clientes, es más fácil fidelizarlos, lo que garantiza más compras y más beneficios.

Esto también facilita la atracción de un nuevo público, que se sentirá alentado a comprar en una empresa que ofrece los productos que está buscando. El aumento del margen de beneficio, aunque sea temporal, ya contribuye a que la organización aumente sus ingresos y aproveche las mejores oportunidades.

¿Cómo hacer una gestión estratégica de inventario?

El inventario es una medida preventiva, cuyo objetivo es satisfacer las demandas inmediatas del consumidor. Sin embargo, actualmente, siguiendo los principios del Lean Manufacturing, se ha reformulado el concepto de stock – y el objetivo de toda empresa que quiera crecer y ganar más potencial competitivo es reducirlo.

Una gestión estratégica de inventarios considera todas las posibilidades de encontrar la mejor disponibilidad de productos con el menor stock posible. Un stock reducido significa menos capital de trabajo y menos posibilidades de desperdicio o errores en su control.

El control inteligente tiene como objetivo mantener un stock siempre abastecido, con todos los elementos necesarios para la atención al público. Sin embargo, también propone no incurrir en exageraciones y sobrepoblar el almacén con más unidades de las necesarias, ya que los excesos sólo generan pérdidas financieras.

El inventario y el análisis ABC

Un inventario cuidadoso y la aplicación de métodos de control eficaces, como la curva ABC, le ayudarán a determinar con precisión los elementos más importantes (y que nunca faltan). Las mercancías se clasifican en tres tipos: A, B y C.

Los productos de la categoría A son los más rentables para la empresa y suelen representar el 20% del volumen total de existencias. Por otra parte, los productos del tipo B ofrecen una producción media, mientras que los productos de la categoría C son los que menos beneficios generan, pero pueden representar el 50% o más de las existencias.

Los productos C no necesitan ser eliminados, sino que requieren compras más pequeñas y pueden convertirse en objetivos de nuevas estrategias para que sus demandas aumenten.

Seguridad en el inventario

Es esencial mantener la seguridad de las existencias, respetando la naturaleza e importancia de cada artículo. Así:

1. Los productos inflamables deben mantenerse alejados de fuentes de fuego;
2. Los objetos muy pesados deben permanecer cerca del suelo;
3. Las mercancías muy frágiles necesitan un espacio adecuado entre ellas;
4. Los productos con mayor demanda deben organizarse más cerca de la puerta de salida, lo que facilita la preparación de pedidos y el envío.
5. Los alimentos, por ejemplo, que tienden a estropearse y tienen una vida útil más corta, deben almacenarse en lugares limpios y bien ventilados.

Mantener la seguridad de los productos almacenados es una actitud proactiva, que contempla la posibilidad de problemas graves (como incendios e inundaciones). Cuando se tienen en cuenta estas circunstancias, los riesgos de pérdidas importantes o totales disminuyen considerablemente.

El stock mínimo y el punto de pedido

Es importante definir el punto de pedido, es decir, el momento exacto para realizar nuevas adquisiciones de una determinada categoría de productos. Esta es la aplicación de la técnica Just In Time, que aboga por nuevos pedidos de materiales sólo cuando es realmente necesario.

Para conocer el punto de pedido, debe calcular el stock mínimo del artículo en cuestión, que es la cantidad mínima de unidades en stock a la que se puede acceder sin perjudicar el servicio de atención al cliente; al alcanzar esta cantidad, ha llegado el momento de comprar nuevos productos.

La estrategia de cross-docking

Una estrategia de almacenamiento que han aplicado muchas empresas de todo el mundo es el sistema de cross-docking. En este caso, el stock es prácticamente nulo, ya que los productos se envían poco después de la recepción. Por lo tanto, el intervalo entre las dos etapas cruciales de almacenamiento es mínimo.

Análisis de ventas para la administración de compras

Para una mejor gestión del stock, es necesario analizar el flujo de ventas. El historial de ventas puede apoyar las decisiones del gerente, ayudando a encontrar las mejores soluciones. Por lo tanto, es esencial acceder e interpretar los datos proporcionados por el sector de ventas.

A través de este análisis, el encargado del inventario sabrá si algún producto pasa alta y/o baja demanda (es decir, si sufre estacionalidad). Cuando se considera la estacionalidad, las empresas pueden evitar grandes pérdidas materiales y financieras.

La información de compra debe registrarse en hojas de cálculo o software y evaluarse mensualmente, a través de un estudio sobre la cantidad promedio invertida en cada producto y pagada a cada proveedor.

Es importante contar con una división que enumere las compras realizadas para el funcionamiento general de la empresa (papel, tóneres, recambios de tinta, sillas, mesas, grapadoras, impresoras, computadoras y otras cosas) y las realizadas para la producción de bienes que serán vendidos – o para la compra de productos listos para ser revendidos.

La «quema de stock»

Cuando las mercancías acaban «atascadas» en stock, una salida saludable es la realización de promociones. Una «quema de stock» ofrece los productos a precios más asequibles para el consumidor y libera espacio en el almacén, evitando mayores pérdidas y permitiendo disfrutar de una buena rentabilidad.

La «quema de existencias» puede ser una estrategia para llamar la atención de los consumidores sobre los artículos de la categoría C (según la curva ABC), haciéndolos más demandados y vendidos.

Tecnología y administración de existencias

No hay duda de que la tecnología puede ayudar en la gestión de inventarios, si se dispone de un software de gestión específico para la gestión del stock.

Con un sistema automatizado, es más fácil hacer inventarios y aplicar estrategias de control y clasificación, como el análisis ABC. También es posible medir el rendimiento de las acciones a través de cálculos precisos.

El sistema de gestión automatizado facilita la integración entre el área de almacenamiento y departamentos de la empresa, como compras y ventas. La información está más centralizada y todos los procesos pueden ser monitoreados en tiempo real.

Además de la gestión automatizada, el control de inventario puede beneficiarse enormemente de la adopción de ciertas herramientas, como la voz de recogida y el código de barras, una característica que facilita la identificación del producto. Actualmente, las etiquetas RFID también permiten localizar fácilmente los artículos en stock con la ayuda de ondas de radio.

¿Cuál es la relación entre la administración de compras y la logística?

En una perspectiva puramente operativa, una administración eficiente de las compras permite a la empresa ahorrar tiempo, ya que se pierden menos horas en la repetición del trabajo, la rectificación de errores o la información redundante. Desde un punto de vista estratégico, uno de los mejores resultados es la reducción de costos.

En la actualidad, la gestión logística se considera de importancia estratégica fundamental para reducir los gastos del negocio. Las operaciones de almacenaje y transporte implican grandes posibilidades de pérdidas, si no se gestionan adecuadamente.

Todo el mundo sabe, por ejemplo, cuánto puede sufrir una empresa con productos dañados o robados. Pero los procesos logísticos van mucho más allá del almacenamiento y el transporte, incluyendo también el flujo de pedidos y el sector de compras, entre otros puntos.

La administración estratégica del sector de compras permite a la empresa reducir los costes logísticos. Esto se debe a que favorece una negociación más estrecha entre servicios y productos y también reduce el equipo de trabajo en el área de suministro.

De esta manera, los empleados pueden dedicarse a otras tareas. Otro resultado positivo de las compras estratégicas es que la organización puede tener a su disposición una mayor cantidad de insumos para negociar con los clientes.

Con todo debidamente controlado y organizado, es más fácil visualizar claramente los márgenes de beneficio. También será posible entregar la mercancía al cliente con mayor precisión y flexibilidad.

La gestión de compras se compone de un ciclo propio dentro del ciclo operativo, formado por la cadena de producción y la logística. Este ciclo se puede dividir en etapas como:

Factores como la cantidad, los precios y la funcionalidad son esenciales para la gestión de las compras.

La cantidad está muy influenciada por la evolución del mercado, teniendo en cuenta la demanda pública de cada artículo. Y los costes de producción/venta reciben una gran interferencia de la cantidad obtenida.

La funcionalidad es, a su vez, el factor más sobresaliente, que influye en los demás. Existe un intenso vínculo entre la funcionalidad y la calidad del producto, para que tenga éxito en el mercado.

Para obtener la mejor calidad, es esencial planificar, teniendo en cuenta el uso que tendrá el artículo. En sus aspectos cualitativos, la evaluación más importante será la del consumidor final cuando este no aprueba el producto, es necesario reevaluar su funcionalidad y hacer cambios dirigidos a mejorar lo que se está ofreciendo.

La administración de compras y logística implica la adquisición de materias primas/productos como parte fundamental, proponiendo una visión estratégica de todos los procesos.

¿Cómo hacer más eficiente la gestión de proveedores?

Ya hemos hablado un poco sobre la importancia de mantener una buena relación con los proveedores. Para empezar, es aconsejable elaborar una lista de todos los proveedores que la empresa considere fiables, basándose en la experiencia, reputación en el mercado, referencias de amigos u otros clientes, etc.

El buen proveedor debe ser capaz de ofrecer los materiales dentro del plazo estipulado, en la cantidad necesaria, con precios más accesibles y medios de pago ventajosos para la empresa. Otro punto a considerar es la calidad de los productos.

Esta lista debe ser un registro integral, en formato de hoja de cálculo, con:

La negociación de precios, formas de pago y plazos de entrega puede ser optimizada a partir de una buena relación con el proveedor. Elaborar un registro con los nombres de los diferentes proveedores es un buen comienzo.

A partir de esta lista, el gerente podrá hacer un análisis de los que tienen más afinidad con su negocio y sus necesidades. Los otros nombres no deben ser descartados, porque pueden ser elegidos en un período posterior.

Es importante considerar que el desarrollo y la oferta de bienes de buena calidad son relevantes para competir en el mercado moderno, cuyas características son, entre otras:

Para que esto sea posible, la administración de compras, a la hora de seleccionar proveedores, debe tener en cuenta factores como la mejor relación coste-beneficio y la buena calidad de los materiales ofrecidos. observe las diferencias entre los tres tipos básicos de suministro:

    fuente única: esta modalidad requiere exclusividad en el suministro, ya sea por el tipo de mercancía o según las especificaciones del proveedor.

    fuente múltiple: en este caso, hay más de un proveedor, lo que motiva una competencia más intensa y resulta en ofertas de precios o servicios más atractivos para las empresas;

    fuente simple: en este tipo, es necesaria una cierta planificación por parte de las empresas, porque se hace un pacto con un proveedor, seleccionado entre muchos otros, con el fin de un suministro a largo plazo.

La industria de compras necesita evaluar la infraestructura del proveedor para confirmar que el proveedor puede proporcionar continuamente los productos y servicios que necesita la empresa, incluyendo el soporte post-venta (cuando sea necesario) para esto se considera analizar un proceso de aprobación de partes de producción.

Los proveedores bien ubicados también contribuyen a optimizar la gestión de compras. Esto se debe a que la posibilidad de retrasos e imprevistos puede evitarse mejor cuando se encuentran cerca de la empresa o en ubicaciones estratégicas que permiten ofrecer un servicio de calidad a los clientes en diversas áreas.

La aplicación integrada de todas estas estrategias

Las compras y la gestión de existencias deben realizarse de forma integrada para minimizar la posibilidad de pérdidas graves. Ciertamente, la tecnología puede contribuir decisivamente a mejorar esta integración, reduciendo los errores y mejorando la comunicación y transmisión de la información.

¿Qué hay de usted? ¿Puede llevar a cabo ya una administración de compras integrada con la administración de stocks como parte de los procesos logísticos?