El proceso comunicativo se produce cuando el transmisor envía un mensaje al receptor a través de un canal. El receptor interpretará el mensaje que le haya llegado con algún tipo de barrera (ruido, bloqueo, filtrado) y, a partir de ahí, dará retroalimentación o respuesta, completando el proceso de comunicación.
La palabra comunicar viene del latín comunicar con el significado de poner en común. Es la forma que encontramos para expresar nuestros sentimientos, ideas y acciones. Para establecer el proceso comunicativo es necesario contar con elementos básicos.
Elementos del proceso comunicativo
Toda comunicación humana tiene una fuente: una persona o un grupo de personas con un propósito. Una vez que se establece una fuente, con ideas, necesidades, intenciones, información y un objetivo para comunicar, el segundo elemento se hace necesario. El objetivo de la fuente debe expresarse en forma de mensaje.
En la comunicación humana, el mensaje puede ser transmitido a través de símbolos como palabras, escritura, dibujos, etc., o el intercambio de comportamientos como gestos, observación visual, lenguaje corporal y otros actos no verbales. En muchos casos, tanto los símbolos como los comportamientos están presentes. La clave es entender estos símbolos y comportamientos.
Los objetivos de la fuente se traducen en un código a través del tercer elemento, el codificador, encargado de tomar las ideas de la fuente y ponerlas en un código, expresando el objetivo de la fuente como un mensaje.
En la comunicación de persona a persona, la función de codificación es realizada por las habilidades motoras de la fuente, su mecanismo vocal (que produce la palabra oral, los gritos, las notas musicales, etc.), el sistema muscular de la mano (que produce la palabra escrita, los dibujos, etc.), los sistemas musculares de otras partes del cuerpo (que producen los gestos de la cara y los brazos, la postura, etc.).
Cuando hablamos de situaciones de comunicación más complejas, es común separar la fuente del codificador. Por ejemplo, podemos considerar a un gerente de ventas como la fuente y a los vendedores como codificadores, personas que producen mensajes para el consumidor, traduciendo las intenciones o metas del gerente.
El cuarto elemento es el canal. El canal es el intermediario, el conductor del mensaje. La elección de los canales suele ser un factor importante para una comunicación eficaz.
El quinto elemento es el receptor, el objetivo de la comunicación. Si hablamos, alguien debe escuchar, cuando escribimos, alguien debe leer. Para la comunicación, debe haber alguien al otro lado del canal.
Ahora tenemos todos los elementos de comunicación excepto uno. Así como la fuente necesita el codificador para traducir su objetivo en forma de mensaje, para expresar su objetivo en código, el receptor necesita el decodificador para descifrar el mensaje y ponerlo en una forma que pueda utilizar.
Para lograr los objetivos de comunicación debemos considerar algunas precauciones, con ellas reducimos el riesgo de establecer ruidos o barreras de comunicación.
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Para la transmisión
- Sea lo más objetivo posible.
- Tengan paciencia, hable despacio, observa el ritmo del otro y síguelo.
- Estudia lo que vas a decir primero, tengan cuidado de tener un objetivo claro.
- Intenta adaptar tu lenguaje al de la persona, no utilice palabras difíciles, palabras típicas de regiones que puedan dificultar la comunicación.
- Observe el lenguaje verbal y no verbal, los gestos, las expresiones faciales y la postura.
Para la recepción
- Estar siempre presente en la situación, no distraerse.
- No piense en la respuesta antes de que el otro termine el mensaje. Escuche, reflexione y después, exponga su punto de vista.
- Anote los puntos básicos si es necesario.
- Evite expresar no verbalmente el cansancio, el desinterés o la falta de atención.
- Respetar las colocaciones de cada uno, aunque no esté de acuerdo, demuestre que acepta sus pensamientos.