El Presupuesto Administrativo es una actividad encaminada a la planificación, ejecución y control de las operaciones realizadas en la empresa. El principal objetivo es establecer un cálculo anticipado de valores financieros (Ingresos y Gastos).

Luego de establecer los ingresos y gastos en una fase presupuestaria, las entidades inician los procesos de gestión de recursos financieros para conseguir las metas de rentabilidad planeadas.

El presupuesto administrativo puede verse como un “mapa de control y acciones” que permite, por ejemplo, minimizar los gastos o aumentar las ventas.

Elaboración de un presupuesto administrativo

En la elaboración del presupuesto administrativo, la empresa comprará o fabricará su inventario con perspectivas futuras a la facturación que desea alcanzar, pero para esto, necesitará saber cuáles serán los costos en los que se incurrirán.

La elaboración del presupuesto administrativo empieza con el análisis del volumen de ventas, existencias adquiridas, el costo de los empleados, entre otros.

Por otra parte, el objetivo se fija debe fijar conforme a las necesidades de la empresa. Si, por ejemplo, la idea es maximizar los ingresos, el presupuesto involucra el análisis de los recursos, que, al reducirse, podría ser necesario buscar capital de trabajo por parte de terceros.

El proceso de planificación en el presupuesto puede requerir los siguientes pasos:

  • Analizar los recursos disponibles, los recursos operativos como los inventarios, el efectivo en caja, entre otros.
  • Describir los objetivos presupuestarios, por ejemplo, disminuir los costos, prepararse para una mayor cantidad de ventas en un período determinado o aumentar las utilidades.
  • Realizar un listado en el que se identifique la naturaleza de los gastos e ingresos.
  • Comparar los valores actuales con los planificados, para tener una visión más amplia.

El presupuesto servirá como ayuda en la toma de decisiones, por ejemplo, es posible saber si será necesario contratar más empleados, adquirir una mayor cantidad de inventario o nueva maquinaria.

Adicionalmente a la planificación, el presupuesto administrativo puede ser necesario para controlar el flujo de caja o los costos y gastos.

Clases de presupuestos administrativos

El presupuesto se puede dividir en distintas clases, los más usados son el operativo y el financiero, por otra parte, existen algunos más específicos, como el presupuesto de gastos administrativos, ventas, para mano de obra, impuestos, inventario, entre otros.

Presupuesto operativo

El presupuesto operativo se realiza con la finalidad de determinar, predecir o controlar los ingresos, gastos y costos que generan las actividades de la empresa.

El presupuesto operativo puede estar compuesto por el presupuesto de ventas, inventario o productos terminados, producción.

Presupuesto financiero

El presupuesto financiero se puede llevar a cabo para cualquier planificación financiera, como, por ejemplo, la reducción de costes o para controlar el flujo de caja.

Este presupuesto se puede componer de: los presupuestos contables, los presupuestos de financiación o fiscales.

Ventajas y desventajas del presupuesto administrativo de la empresa

  • El presupuesto administrativo permite fijar los objetivos y formular una planificación con mejores resultados.
  • Permite ejercer un correcto control de los recursos.
  • Sin embargo al tratarse de estimaciones futuras se puede incurrir en errores que no se asemejen a la realidad.

Como conclusión, se puede inferir que con el fin de evitar desventajas, la administración debería realizar un seguimiento y una actualización constante, según sea necesario.

Para evitar errores al preparar y supervisar el presupuesto administrativo, la dirección puede hacer uso del Plan de Acción como herramienta.

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