La planificación operativa es un documento integral que describe los objetivos, estrategias y tácticas de una empresa para lograr el éxito. El objetivo de un plan de negocio es proporcionar una hoja de ruta para el crecimiento de la empresa y servir como herramienta para atraer inversores o financiación.
Con un plan de negocios bien diseñado, las empresas pueden aumentar sus posibilidades de éxito. Proporcionar una dirección clara para sus operaciones, identificar obstáculos potenciales y desarrollar estrategias para superarlos.
Uno de los principales beneficios de contar con una planificación operativa es que ayuda a las empresas a comprender mejor su mercado y sector. A través del proceso de investigación y creación de un plan de negocios, las empresas obtienen información sobre su mercado objetivo, el panorama competitivo y las tendencias de la industria.
Este conocimiento permite a las empresas desarrollar estrategias de marketing más efectivas, tomar mejores decisiones de desarrollo de productos e identificar oportunidades de crecimiento.
¿Necesitas ayuda para crear el plan operativo de tu empresa? Continúe leyendo el artículo y consulte los mejores consejos que ayudarán a su negocio.
¿Qué es la planificación operativa?
En primer lugar, la planificación operativa es una de las principales etapas de la planificación estratégica. Estos son objetivos a largo plazo, transformados en tareas más pequeñas para respaldar el objetivo más grande y hacer que la empresa avance constantemente hacia el éxito.
Por lo general, estas tareas son más sencillas y prácticas, por lo que se realizan en los más diversos departamentos de la empresa.
En este sentido, es muy importante haber completado el planificación estratégica previamente para poder preparar el operativo. Además, es necesario crear en este orden para obtener un resultado más efectivo.
¿Cuál es el objetivo de la planificación operativa?
La planificación operativa es el proceso de traducir metas estratégicas en objetivos y tareas específicos que pueden lograrse mediante las operaciones diarias de una organización.
Por tanto, asegura la asignación de los recursos de la organización de manera eficiente y efectiva para lograr los resultados deseados.
Esta herramienta le permite identificar las tareas, cronogramas y recursos específicos necesarios para lograr los objetivos de la organización. Proporciona un marco para la toma de decisiones, la asignación de recursos y la medición del desempeño.
Al dividir los objetivos más grandes en tareas más pequeñas y alcanzables, la planificación operativa ayuda a mantener a la organización enfocada y encaminada para lograr sus objetivos estratégicos generales. En última instancia, una planificación operativa eficaz puede ayudar a las organizaciones a lograr una mayor eficiencia, productividad y éxito.
Comprender la importancia de la planificación operativa para las empresas.
La parte operativa de una empresa es crítica, ya que es la fase en la que los objetivos propuestos se transforman en acción. Sin planificación operativa, los departamentos no tendrían dirección y no sabrían qué acciones son necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa.
En ausencia de una planificación operativa eficaz, el nivel más alto de gestión no puede actuar adecuadamente, lo que resulta en una pérdida de tiempo y recursos para la empresa. Por lo tanto, la planificación operativa es crucial para la asignación eficiente de recursos y la ejecución exitosa de estrategias.
Planificación estratégica estratégica y operativa: entender las diferencias
En principio, la planificación estratégica trabaja con objetivos macro, generalmente alcanzables en 3 años o más, dependiendo del tamaño de la empresa. La alta dirección los define y comprueba si la empresa se acerca o no a este objetivo.
Durante el proceso de planificación estratégica, las organizaciones pueden utilizar diversas herramientas y técnicas para analizar su entorno interno y externo, como EMPOLLÓN. También pueden utilizar métricas de desempeño, como indicadores clave de desempeño (KPI), para realizar un seguimiento del progreso y medir el éxito.
La planificación operativa son los objetivos que el tercer nivel de administración logra y el segundo nivel gestiona. Son objetivos más tangibles que los mencionados anteriormente, conseguidos en 3, 6 meses o incluso 1 año.
Esta planificación parte de lo estratégico, mientras que los objetivos menores sirven para alcanzar los definidos por la alta dirección.
La planificación operativa es importante ya que ayuda a las organizaciones a asignar recursos de forma eficaz. Además, ayuda a gestionar el riesgo y garantizar que todos los departamentos y equipos estén alineados y trabajen para lograr los mismos objetivos mediante el desarrollo de planes de acción detallados.
Planificación operativa: cómo utilizar la tecnología a su favor
Existen varios software que ayudan o realizan la planificación operativa. Las aplicaciones que delegan tareas a otros usuarios y te permiten monitorearlos en línea son excelentes ejemplos de esto.
La tecnología ayuda con su practicidad y también ayuda visualmente a quienes participan en la medición de la capacidad del equipo. Algunos ejemplos de plataformas son:
- Asanas
- Trelo
- favro
El uso de este software puede mejorar la colaboración en equipo, el seguimiento de tareas y la gestión de proyectos, lo que conduce a una mayor productividad. Cada uno de los software anteriores tiene sus características, lo mejor es probarlos y ver cuáles se adaptan mejor a cada empresa.
Principales indicadores de la planificación operativa.
Para garantizar que la planificación operativa se ejecute correctamente, podemos utilizar indicadores que demuestren los resultados de las acciones que tomamos en nuestros planes de acción.
Estos pueden ser muy diversos, pero deben ser alineados y fácilmente medidos por los responsables, para obtener un número confiable y preciso.
Los principales indicadores de la planificación operativa son:
- Objetivos y metas específicos
- Planes de acción con cronogramas claros
- Asignación de recursos y medición del desempeño
El primer indicador muestra que los objetivos deben ser claros, mensurables y alcanzables. Para que todos los involucrados en el proceso de planificación comprendan lo que se debe hacer y cómo se medirá el éxito.
El segundo indicador proporciona claridad sobre qué se debe hacer, quién y cuándo. También garantiza que todos los involucrados en el proceso de planificación comprendan su papel en el logro de los objetivos.
Finalmente, la planificación operativa requiere una asignación eficaz de recursos y una medición del desempeño para garantizar que los objetivos se alcancen de manera eficiente y efectiva. Esto incluye determinar los recursos necesarios, como personal, equipo y fondos, y garantizar que se utilicen de la manera más eficiente posible.
Principales tipos de planificación operativa para empresas
Hay dos tipos de planificación operativa, de un solo uso y continua. Al elegir el tipo adecuado de planificación operativa, las empresas pueden alinear sus recursos, optimizar el rendimiento y alcanzar sus objetivos.
Los de un solo uso son objetivos pensados para cumplirse en muy poco tiempo y de una sola vez, como su nombre indica. Generalmente se utiliza para problemas muy concretos, como reparar una máquina o contratar más gente. On-going es un enfoque diferente, con objetivos un poco más extensos que pueden modificarse a lo largo de su ejecución.
Ejemplos de planificación operativa
Como se explicó anteriormente, esta herramienta de gestión se utiliza para tareas operativas y más sencillas, de modo que ayude a la empresa a alcanzar el objetivo mayor, establecido por la alta dirección.
Comprender cómo las empresas del mercado utilizan la planificación operativa le ayuda a comprender su importancia y por qué debería implementarla lo antes posible.
- Cuando una empresa de calzado, por ejemplo, decide que aumentará su capacidad un 40% porque el mercado lo desea, corresponde a los departamentos analizar cómo hacerlo. Cuál será la priorización de tareas y si hay algún trabajo que pueda quedar secundario. Luego de este análisis, es necesario poner en acción la planificación a través de tareas a realizar, siempre apoyadas en indicadores que puedan medir el éxito de los planes de acción implementados.
- Además, cuando una empresa quiere reducir un 10% sus muestras defectuosas, corresponde a los departamentos operativos aplicar control estadístico, comprobar y, si es necesario, mejorar. Por supuesto, cada sector decide la mejor manera de alcanzar los objetivos más amplios impuestos por la empresa.
4 consejos para una planificación operativa eficiente
La planificación operativa eficaz es esencial para el éxito de cualquier negocio. En este sentido, hemos reunido algunos consejos que te ayudarán a crear un plan operativo eficiente:
- Establezca objetivos específicos y mensurables: Utilice la matriz SMART para establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados. Esto garantizará que todos los involucrados en el proceso de planificación comprendan qué se debe lograr y cuándo.
- Divida las tareas: Divida los objetivos más grandes en tareas más pequeñas y alcanzables para hacerlas más manejables. Esto también ayudará a identificar posibles obstáculos o problemas que puedan surgir durante el proceso.
- Asignar recursos: Asignar eficazmente los recursos, incluidos personal, equipos y fondos. Esto garantizará que los recursos adecuados estén disponibles en el momento adecuado para lograr los objetivos.
- Monitorear el progreso: monitorear continuamente el progreso y ajustar los planes según sea necesario. Esto ayudará a garantizar que los objetivos se alcancen de manera eficiente y efectiva.
Siguiendo estos consejos y utilizando herramientas como SMART Matrix, las empresas pueden crear planes operativos eficientes que alineen recursos, optimicen el rendimiento y alcancen sus objetivos.
¿Qué no puede faltar en la planificación operativa?
Contar con directivos que sepan lo que quiere la empresa y sepan cómo lograrlo es sumamente importante, ya que son ellos los que deciden cómo se pueden llevar a cabo las tareas. Si esto no es posible, corresponde a la empresa comprenderlo y contratar una consultoría para ayudarlos.
Es necesario establecer un flujo de trabajo claro, así que invierta en mapear todos los puntos de contacto entre la empresa y el cliente.
Buscar predecir los riesgos que pueden afectar el avance del plan y las posibles formas de afrontarlos. De nada sirve fijar objetivos y desarrollar un plan de acción que no aborde la realidad de la empresa.