El plan de cuentas ha sido indispensable en la organización financiera de las empresas, ya que con él la empresa puede tomar decisiones más seguras.
Por eso, para ayudarte a estructurar tu plan de cuentas, creamos una guía paso a paso y un ejemplo que muestra las divisiones y subdivisiones de uno de forma clara y esquemática.
¿Qué es un plan de cuentas?
El plan de cuentas es un método de organización con el cual la empresa puede tener una visión objetiva y clara de la salud financiera del negocio, es decir, representa los eventos y movimientos económicos y financieros que ocurren durante las actividades y operaciones.además de servir como parámetro para la elaboración de los estados contables y la información financiera de la empresa.
Cuando este tipo de actividades se organizan en un solo documento, tenemos un plan de cuentas, que sirve como base para informar, definir presupuestos y tomar decisiones. Por lo tanto, es sumamente importante seguir las normas contables necesarias para desarrollar un plan completo y estructurado, que será la base principal de la contabilidad.
Como se ha mencionado, el plan de cuentas es la base para la elaboración de los principales estados financieros de una empresa: cuenta de resultados, flujo de caja, etc. El plan también tiene el efecto de presentar claramente el desempeño de la empresa y aumentar el nivel de detalle de los ingresos y gastos en el extracto bancario. De esta forma, la administración tiene una visión clara de la situación económica y financiera.
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¿Cuáles son las principales funciones de un plan de acción?
El plan de cuentas no es un simple informe, sino una recopilación de los estándares utilizados para crear otros documentos. Por lo que uno de los principales objetivos es la elaboración de los informes contables de la empresa: Estado de Resultados (DRE), Balance General (BP), Flujo de Caja, entre otros.
Este plan también tiene la función de presentar claramente el desempeño de la empresa y aumentar el nivel de detalle de los pagos y cobros en los extractos bancarios, para que la gerencia tenga una idea clara de su situación económica y financiera.
Así, con el plan de cuentas será más fácil guiar a la empresa en su labor contable y estandarizar el registro de sus operaciones, tanto de entradas como de salidas, creando una base de datos más accesible.
¿Qué importancia tiene el plan de cuentas de una empresa?
Cualquiera que gestione una organización necesita comprender las categorías de transacciones financieras, como activos y pasivos, gastos, inversiones y otros. De esta manera, cuando se organiza un plan de cuentas, estas transacciones se entienden y entran en el día a día.
El plan de cuentas es útil porque es un conjunto de cuentas preestablecidas que guiarán el trabajo contable para registrar eventos y acciones inherentes a la entidad, además de servir como parámetros para la preparación de los estados financieros.
Por lo tanto, es de gran importancia contar con estos datos para saber de dónde entra y sale el dinero, además del detalle de su naturaleza para identificar rápidamente cualquier problema financiero que pueda aparecer o ya haya aparecido.
Beneficios del plan de cuentas
El plan de cuentas ayuda al gerente a comprender el flujo de caja de la empresa y, basándose en los datos recopilados, a tomar decisiones sensatas y seguras para el futuro de la empresa. Estos datos permiten al directivo o contador comprender la situación económica real de su empresa y así poder reducir costes o aumentar la inversión, si fuera necesario.
De esta forma, el futuro del negocio puede basarse sólidamente en un plan de cuentas bien estructurado, siendo plenamente consciente del dinero que entra y sale cada mes. Consiguiendo así estructurarte en los próximos meses para no abandonar la empresa y ni siquiera necesitar pedir un préstamo bancario.
El plan de cuentas optimiza los procesos al normalizar todas las claves de las transacciones financieras, como salidas y entradas, de los modelos DRE y PB, por ejemplo. Por lo tanto, además de facilitar el trabajo de los responsables de estos documentos, asegura que la interpretación y registro de la información sigue siendo la misma, independientemente de quién elaboró el informe.
El envío de los saldos contables es requerido por Hacienda, en la Teneduría de Contabilidad Fiscal, de forma estándar que, cuando se tiene un plan de cuentas, resulta sencillo adaptarlo al modelo, pero, al no tener base alguna, Será muy difícil hacer esta adaptación.
Finalmente, aunque el plan de cuentas está estructurado de manera diferente al plan de un gerente, sigue siendo muy útil para la toma de decisiones. Con él es posible determinar decisiones más asertivas y basadas en datos.
Estructura del plan de cuentas
A continuación, conozca más sobre cada punto de la estructura del plan de cuentas:
Activo
Las cuentas de trabajo son activos no tangibles de la empresa y representan cuentas que forman parte de los activos de la empresa, como préstamos, créditos e inversiones. De hecho, la sede de una empresa se considera un activo, ya que también contribuye al patrimonio de la empresa.
Pasivo
Las cuentas que debe una empresa, es decir, sus obligaciones y compromisos, están representadas por pasivos. Las cuentas que entran en la categoría de pasivo se pagan a terceros, como proveedores de materiales y préstamos financieros.
Por lo tanto, la mayoría de las cuentas activas también se encuentran en la categoría pasiva. Por ejemplo, si se comprara un terreno, sería un activo. Y su pago, un pasivo.
Costos
Los costos dentro de una empresa están directamente relacionados con la producción, comercialización de productos o prestación de servicios. Así, pueden presentarse en tres tipos:
- COGS: costo de los bienes vendidos
- COGS: costo del producto vendido
- CSV: costo del servicio vendido
Gastos
Los gastos son flujos de efectivo salientes. De esta forma, se pueden separar en comerciales (patrocinio, marketing), administrativas (relacionadas con la operación) y financieras.
Ingresos
Los ingresos son todos los flujos de efectivo entrantes al negocio. Representa todo el dinero asociado a la venta de un producto o servicio que entra en tu flujo de caja, así como los ingresos por inversiones de las operaciones (o incluso los ingresos por alquileres, por ejemplo). Sin embargo, los ingresos pueden provenir de fuentes distintas a la venta del producto, por ejemplo a través del alquiler.
¿Cuáles son los tipos de plan de cuentas?
Existen diferentes tipos de planes de cuentas dependiendo del objetivo buscado. A continuación se muestran 3 de los tipos más comunes:
plan de cuentas contables
Es el plan de cuentas que tiene una clasificación de cuentas de acuerdo con los requisitos de las normas contables brasileñas. Seguir estas reglas constituye la base para una correcta presentación de informes económicos obligatorios.
Este tipo de plan de cuentas es el más solicitado, ya que de él se originan estos informes, como el DRE y BP. En este tipo de plan también se deben utilizar normas contables, es decir, es el único plan que está sujeto a las normas contables brasileñas, en lo que respecta a la estructuración.
Plan de cuentas de referencia
El plan de referencia también está sujeto a estandarización, pero esto no está regulado por el NBC sino por la Hacienda Federal, para que las empresas, de acuerdo con la contabilidad fiscal, informen con precisión sus saldos contables.
plan de cuentas de gestión
El equipo financiero suele crear un diagrama de flujo de cuentas para permitir un análisis más asertivo. Por tanto, no siguen necesariamente la misma estructura que los planes de cuentas anteriores.
Es posible que en este modelo, los grupos y divisiones de negociación sean más ágiles para las métricas y análisis deseados. Sin embargo, es recomendable utilizar al menos algunas subdivisiones para organizar y detallar el plan y evitar perder información.
Cómo configurar un plan de cuentas
Para armar un plan de cuentas, el primer paso es estudiar los conceptos de uno y luego analizar las cuentas de tu empresa, es decir, entradas, salidas, gastos e inversiones.
Después de enumerar todas las cuentas, debe separarlas por tipo como se mostró anteriormente. Se recomienda realizar esta separación cuando se registre la transición para reducir el trabajo futuro. Una vez definidos los grupos, debes nombrar las cuentas. Para evitar errores y confusiones, los nombres utilizados deben ser los mismos para todas las áreas.
La complejidad del plan dependerá directamente de los objetivos comerciales y de la complejidad de las operaciones comerciales. La elección de un plan de cuentas simplificado o completo también debe tener en cuenta las herramientas y los datos disponibles. De hecho, no hay ninguna ventaja en tener una estructura completa si el seguimiento o incluso los resultados y análisis no se pueden obtener de forma rápida y sencilla.
Ejemplo de plan de cuentas
El plan de cuentas debe estructurarse en niveles y subniveles para poder comprenderlo, organizarlo y analizarlo mejor. Por lo tanto, a continuación se muestra un breve ejemplo de un plan de cuentas.
- Activo
1.1 Actual
1.1.1 Valores
1.1.1.1 Stock de Bienes
1.2 No Corriente
1.2.1 Caja
1.2.1.1 Inversiones
2.Pasivo
2.1 Actual
2.1.1 Proveedores
2.1.2 Préstamos
2.2 No corriente
2.2.1 Financiamiento
2.3. Valor neto
3.Costos
3.1 Materia prima
3.2 Comisión sobre ventas
4.Gastos
4.1 Gastos Administrativos
4.1.1 Alquiler
4.1.2 Agua
4.1.3 Energía
4.1.4 Salarios
4.2 Gastos Comerciales
4.3 Gastos Financieros
4.3.1 Gastos bancarios
5. Recetas
5.1 Ingresos Brutos
5.2 Ingresos operativos
5.2.1 Ingresos por ventas
5.2.1.1 Ventas de bienes
5.2.2 Ingresos financieros
5.2.2.1 Descuentos obtenidos