El ciclo PDCA es una metodología que propone la mejora continua en un proceso. Por lo tanto, utilizando PDCA es posible encontrar problemas y resolverlos de forma rápida y asertiva.
Además, PDCA contiene cuatro pasos esenciales para que se produzca la mejora del proceso: planificar, hacer, verificar y actuar. Por lo tanto, para que el PDCA se produzca de manera óptima, es necesario utilizarlo como un ciclo, donde la última acción conduce a una primera.
PDCA: conoce tu origen
La creación del PDCA se produjo en la década de 1920, y el desarrollador de la metodología fue Walter Andrew Shewart, físico norteamericano que se dio a conocer por sus estudios en el área del control estadístico de calidad. Sin embargo, el PDCA sólo comenzó a hacerse popular a mediados de la década de 1950 gracias al profesor norteamericano William Edwards Demingque muchos consideran el “padre” de la calidad.
En este sentido, el PDCA fue creado inspirándose en el pensamiento de dos filósofos que fundaron la escuela filosófica del Pragmatismo: Clarence Irving Lewis y John Dewey. Así, uno de los aspectos más fuertes del PDCA fue el pensamiento de Dewey para la resolución de problemas, que se basó en cinco pasos:
- Comprenda la dificultad;
- Localice el problema;
- Define el problema;
- Sugerir posibles soluciones y desarrollar influencias a través del razonamiento;
- Posteriormente observar las soluciones aplicadas que conducen a la aceptación o rechazo.
Inicialmente, PDCA se recomendó para la mejora continua de la calidad de los productos y servicios de una empresa. Actualmente, PDCA es una de las principales herramientas para la resolución de problemas sin importar el área o industria de la empresa.
PDCA: ¿cuál es su enfoque?
El enfoque principal del ciclo PDCA es la mejora continua de los procesos. Actualmente, la metodología es ampliamente recomendada, incluyendo la ISO 9001, además de ser reconocida como una de las principales herramientas para gestión de la calidad en las empresas.
Por tanto, el PDCA es un ciclo con cuatro etapas. Por lo tanto, para que se alcance el objetivo PDCA y que la empresa implemente la mejora continua, es sumamente necesario seguir los cuatro pasos de manera cíclica. Es decir, al finalizar la última etapa del Acto, iniciar un nuevo Plan.
Las cuatro etapas del ciclo PDCA son las siguientes:
- Planear (plan)
- hacer (hacer)
- Cheque cheque)
- Agir (acto)
Planear (plan):
Para que un problema se resuelva es sumamente importante fijar metas, objetivos y planificarlos adecuadamente. Por lo tanto, la planificación es la primera etapa del PDCA y sus características incluyen identificar el problema y planificar para resolverlo.
Esta etapa PDCA se puede subdividir en otras cuatro etapas:
Problema de identificación
Para identificar el problema lo ideal es responder a la pregunta: “¿Cuál es mi problema?”. Las formas más prácticas de responder a esta pregunta son analizando datos históricos (informes, datos, gráficos), fotografías y mediante Brainstormings.
En este sentido, plantear la historia de este problema y las pérdidas por este problema es una de las partes más importantes de esta etapa.
Observación de problemas
En esta etapa, la pregunta que hay que responder es: “¿Cómo está ocurriendo este problema?”. Herramientas como el diagrama de Pareto pueden ayudar a resolver esta cuestión.
Generalmente es la etapa del Plan que consume más tiempo, ya que requiere la validación de varios miembros y la observación práctica del problema en los procesos. Sin embargo, luego de esta etapa, el equipo responsable del PDCA podrá responder de manera más asertiva al presupuesto para lograr el problema y el objetivo principal del PDCA.
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Análisis del problema
Luego de este paso, la pregunta que se debe responder es: “¿Por qué ocurre este problema?”. Métodos como los 5 porqués y el diagrama de Ishikawa son excelentes para responder preguntas como esta.
En esta etapa el problema se divide en sus causas y la búsqueda de la causa raíz es uno de los puntos más importantes. Otro punto crucial en esta etapa es la relevancia de las causas, para que no haya desvío de esfuerzos hacia causas no tan importantes y la irrelevancia de causas importantes.
Plan de acción
La etapa de planes de acción responderá a la pregunta: «¿Qué pasos debo seguir para resolver el problema?» La respuesta a esta pregunta se vuelve bastante compleja y, para ello, el uso de métodos, como el 5W2H o una lista de planes de acción, ayudarán de forma muy positiva a organizar y planificar estos próximos pasos.
En esta etapa se crearán las acciones necesarias para resolver el problema, designando fechas y responsables de cada acción.
Hacer (hacer):
La etapa Do es la parte práctica del PDCA, el momento en el que se pondrán en práctica los planes de acción y planificación de la etapa anterior. Antes de comenzar este paso, todos los involucrados en el PDCA deben recibir capacitación para garantizar la alineación del equipo.
Si la planificación (paso anterior) se realizó correctamente, este paso no debería presentar ningún problema. Si ocurren, probablemente la planificación se hizo de forma no asertiva.
Además, las actividades de seguimiento también se incluyen en la etapa Hacer. Por tanto, aplicar planes de acción y entender si avanzan correctamente es fundamental para llevar a cabo los siguientes pasos.
Además, la documentación durante este proceso es una de las formas de garantizar el seguimiento y el buen progreso de los siguientes pasos.
Controlar:
El siguiente paso de PDCA es Verificar y es un paso de revisión y análisis. Por lo tanto, identificar lo que está incluido en el Plan y la diferencia con lo que realmente sucedió en la etapa Hacer es uno de los principales puntos del Checking.
Por tanto, para realizar la comprobación de forma objetiva existen dos opciones: realizar la comprobación durante la etapa Do o realizarla después de ella. Ambas formas son correctas y dependen mucho de cómo se está produciendo el PDCA en el proceso y qué tipo de proceso es.
Además, medir y evaluar lo sucedido es otro punto de gran atención, ya que permite analizar el cumplimiento de los pasos con estándares de calidad intencionados. En este sentido, la mejor manera de realizar este análisis es estadísticamente, con herramientas y métodos estadísticos utilizados para relacionar los datos de los problemas con los resultados obtenidos.
Agir (acto):
La última etapa del PDCA es una etapa de reflexión y pensamiento futuro. Durante este período se debe pensar en la presentación de resultados, los nuevos problemas encontrados a lo largo del ciclo y los aprendizajes que generó el proceso.
Por lo tanto, la etapa de Actuar es muy importante, ya que es aquí donde se producirá el punto de inflexión en el ciclo PDCA, finalizando uno y comenzando otro. Para este giro al método PDCA se deben tomar algunas acciones:
Estandarización
En esta etapa de Actuación se deben analizar los resultados positivos y negativos. Además, se estandarizan los aspectos positivos y se destacan los negativos como candidatos a nuevos ciclos PDCA.
Por tanto, la estandarización es un paso muy importante para que no se pierda lo hecho y no vuelva a aparecer el problema resuelto. Algunas herramientas para la estandarización de procesos pueden facilitar esta situación, como la herramienta COPs y el Mapeo de procesos.
Conclusión
Esta es una fase de revisión general de lo ocurrido a lo largo del PDCA, documentación de todo el proceso, identificación de lo que se puede mejorar y análisis de los resultados obtenidos.
En este sentido, toda la documentación, reflexión y análisis ayudarán al equipo a pensar en pasos futuros y crear un nuevo ciclo PDCA con los insights generados.
PDCA y PDSA: ¿cuál es la diferencia?
Una metodología derivada de PDCA es PDSA, también creada por Edwards Deming. En este sentido, PDSA es un método con el mismo propósito que PDCA: lograr la mejora continua. Sin embargo, con el cambio de una letra: la C (Verificar) en PDCA pasó a ser S (Estudiar) en PDSA, que significa estudiar.
Por tanto, la diferencia de tan solo una letra en la sigla representa un cambio más robusto en el proceso. Con este cambio, el proceso intermedio se volvió más completo y profundo.
En esta nueva etapa, en lugar de limitarse a comprobar lo que estuvo y está sucediendo en la planificación, se recomienda profundizar los hechos a través de estudios. PDSA puede considerarse como una evolución del PDCA, ya que sustituye el simple hecho de comprobar por un análisis mucho más desarrollado y basado en estudios.
PDCA: ¿cuáles son los beneficios de adoptarlo en su empresa?
PDCA es una herramienta de resolución de problemas que ayuda a cualquier proceso con la mejora continua. En este sentido, es una herramienta intuitiva y fácil de aplicar que puede generar resultados significativos para los involucrados.
Además, la facilidad de aplicación de PDCA es uno de los puntos más relevantes de esta metodología, ya que permite aplicarla en un proceso muy simple o más robusto y complejo. Los resultados suelen aparecer rápidamente, con ahorros, reducción de residuos y mejora de la calidad.
Por tanto, la aplicación del PDCA asegurará la identificación de mejoras y problemas en el proceso basándose en una metodología de mejora continua. Con la correcta aplicación y práctica del PDCA se aumenta la eficiencia y productividad en los procesos, generando brechas para la reducción de costos y aumentando la rentabilidad del proceso.