MAPEO DE PROCESOS: ¡ENTENDA QUÉ ES Y POR QUÉ HACERLO!

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El mapeo de procesos es uno de los principales servicios de la Ingeniería de Producción. Además de servir para el análisis y mejora de procesos, también es la base para la resolución de problemas más difíciles en proyectos de ingeniería.

El principal objetivo del mapeo de procesos es identificar la secuencia de actividades, destacando la relación entre las actividades y las personas. De esta forma se puede obtener una imagen real de forma visual y práctica. A continuación, comprenderá qué es y cómo utilizar esta herramienta.

¿Conoce la diferencia entre un mapa de procesos, un diagrama de procesos y un modelo de procesos?

A pesar de ser una herramienta fácil de usar, el mapeo de procesos requiere una planificación detallada durante su construcción. Esta planificación es fundamental para que no haya pérdida de información, además de alinear el objetivo y qué esperar al finalizar el mismo.

El primer paso es estudiar por qué se realiza el mapeo de procesos y cómo se relaciona con el objetivo comercial de la empresa.

Por ejemplo, el mapeo de procesos tiene como objetivo repensar una actividad en busca de una mayor agilidad. De esta manera se diferencia del análisis de un mapeo que se realizará con el fin de hacer más seguro un proceso, utilizando más pasos de control.

Además del propósito del diagrama de flujo, es importante evaluar otros pilares constructivos:

  1. Restringir qué sectores o empleados serán mapeados y entrevistados;
  2. Definir el nivel de detalle del mapeo;
  3. Defina la herramienta de construcción junto con la lógica de verificación y validación.

Estos pasos son muy importantes desde el inicio del proceso de mapeo. De esta manera se puede evitar el retrabajo, evitando la construcción de un proyecto sin sentido que no logra lo que la empresa necesitaba en su momento.

Habiendo entendido las diferentes situaciones en las que el mapeo de procesos puede ser útil, llegamos a la etapa de construcción. Y como se mencionó anteriormente, es muy importante dejar claras las expectativas y objetivos, así como definir un modelo de construcción.

Mapeo de procesos: Diferencias entre mapa, diagrama y modelo de proceso

Dentro del área de Gestión de Procesos, es posible mapear actividades en diagramas de procesos, mapas de procesos y, finalmente, modelos de procesos. Sin embargo, ¿cuál es la diferencia entre ellos y cuándo utilizar cada uno?

Diagrama de proceso

El diagrama de proceso es una práctica de mapeo que implica diseñar el proceso de una manera más general. Esto conlleva una visión más general de las actividades en comparación con los otros dos tipos. Por tanto, es de gran valor y fácil de construir.

Por tanto, su uso es interesante para esquematizar procesos que no requieren un nivel de detalle tan alto. Por lo tanto, tiene un tiempo de producción más corto y puede servir como fuente de explicación rápida y práctica para alguien nuevo en la empresa.

Mapa de proceso

El mapa de procesos es un término medio entre el diagrama y el modelo de procesos. Por lo tanto, el mapa tiene más detalles que el diagrama, detallando los pasos del proceso desde las entradas hasta las salidas.

De esta manera se definen pasos que antes no eran importantes para la visión del sistema. Y se define, por ejemplo, quién es el responsable de cada etapa y cuántas actividades tiene dentro de cada división del proceso.

Modelo de proceso

El modelo de procesos es un retrato fiel de lo que sucede en el día a día de la empresa. Por ello, este dibujo pretende representar todos los detalles y excepciones que se dan en el proceso.

Su uso es ideal para automatizar cualquier proceso de empresa. Sin embargo, al tratarse de una construcción muy detallada, este gran nivel de información muchas veces no es imprescindible y puede convertirse en un trabajo adicional o sin sentido.

Mapeo de procesos: aprenda paso a paso

Por lo tanto, la cantidad de funciones que puede lograr el mapeo de procesos es muy grande. En este sentido, esta práctica puede presentar varios problemas, tales como:

  1. Falta de estándar en los procesos;
  2. Centralización de información;
  3. Falta de documentación e ineficiencia en la gestión.

Además, lo que promueve muy bien el mapeo de procesos es la capacidad de observar objetivamente el funcionamiento de la empresa. Esto promueve la reforma de actividades según lo que se desea.

En la etapa de construcción, es crucial buscar herramientas de mapeo operativas. Sin embargo, antes de comenzar, es fundamental que todos los involucrados en el proceso estén presentes para crear el mapa. De esta manera, es posible abarcar todos los detalles del proceso y ver cómo sucede realmente en el día a día.

En este sentido, un error común durante el mapeo es la construcción del mapa únicamente por parte de la alta dirección de la empresa. Los trabajadores en la fábrica conocen las actividades y sus problemas en la práctica. Al excluirlos de la planificación, hay mayores posibilidades de que se desarrollen procesos que no se ajusten a la realidad.

Luego, con lápiz y papel en mano, comienza la etapa de mapeo del proceso deseado. Reuniendo todos los detalles explicados anteriormente, es posible armar una guía paso a paso sobre cómo mapear sin perder información. Al estar alineado con el objetivo de la empresa, sigue la lógica constructiva en 10 etapas:

  1. Determinar el objetivo del mapa;
  2. Alinear el nivel de detalle necesario (diagrama, mapa o modelo de proceso);
  3. Definir el sector y/o proceso que será mapeado;
  4. Definir las entradas y salidas del proceso;
  5. Alinear a los responsables de cada actividad;
  6. Construir el mapa en el software o herramienta elegido;
  7. Definir el sistema de validación y verificación;
  8. Identificar brechas de desarrollo;
  9. Lluvia de ideas sobre soluciones;
  10. Rediseñar el proceso.

Mapeo de procesos: utilice esta función

Una vez completado el mapeo de procesos, tienes en tus manos una herramienta práctica y visual de cómo funciona tu empresa hoy. Sin embargo, es muy importante recordar que el mapeo de procesos no es algo que permanece quieto, sino que cambia todo el tiempo.

Además, los procesos implican la transformación de recursos y, como buen pilar de la ingeniería de producción, deben estar siempre en constante mejora para acercarse cada vez más al escenario ideal.

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