LEAN OFFICE: QUÉ ES, CÓMO APLICAR Y BENEFICIOS DE LA METODOLOGÍA

| |

Lean Office es un concepto surgido de la metodología Lean adaptada de los principios del Lean Manufacturing, que ha ido ganando espacio en el mercado.

En general, las empresas buscan reducir sus residuos y aumentar su productividad. Por lo tanto, al aplicar Lean Office, las empresas pueden percibir claramente el desperdicio y agregar beneficios.

A continuación, conozca más sobre Lean Office: beneficios del concepto, cómo aplicarlo y ejemplos en la práctica.

¿Qué es la oficina ajustada?

Lean Office es una rama del Lean Manufacturing, que evita el desperdicio en los procesos industriales. En otras palabras, en lugar de aplicar la filosofía original a la industria, se aplica y adapta al entorno de oficinas o espacios administrativos de la empresa.

Así, a través de Lean Office es posible visualizar el flujo de valor en los sectores administrativos, siendo aquí el flujo de información y conocimiento. De esta forma, al utilizar Lean Office, es posible optimizar los procesos administrativos para reducir el desperdicio relacionado.

¿Cuándo apareció Lean Office?

Antes de explicar cómo y cuándo surgió la metodología, es necesario explicar el origen de la metodología Lean. En este sentido, el antecesor surgió tras la Segunda Guerra Mundial, cuando Taiichi Ohno y Shigeo Shingo modernizaron la producción en la Fábrica Toyota, en busca de una mayor competitividad.

Eliminar continuamente todo desperdicio, con el objetivo de hacer más con menos y menos, es el principio de Lean. De esta forma, la metodología Lean es una estrategia de excelencia operativa, mediante la cual se busca más calidad en menos tiempo y a menor coste, sin comprometer la calidad.

Inicialmente la metodología Lean se utilizaba en la fabricación, pero con el tiempo también migró a la oficina. Por lo tanto, en entornos administrativos los pasos del proceso no siempre son tan claros, pero esta filosofía reduce la dificultad.

¿Cuándo usar?

Las empresas generalmente tienen varios procesos burocráticos con un alto volumen de documentos y actividades innecesarias. Por tanto, aplicando Lean Office, reducir esta burocracia se convierte en uno de los primeros puntos de mejora.

Además, mediante el uso de la metodología se produce un cambio de mentalidad para la organización. Esto se debe a que debido a una nueva forma de ver los engranajes del proceso, la organización en su conjunto se transforma, junto con sus flujos de trabajo.

A partir de ahí, Lean Office se aplica mediante el mapeo del flujo de valor. También conduce a una mejora continua, ya que la organización y la percepción son conscientes de los obstáculos.

Beneficios de la oficina eficiente

El uso generalizado de Lean Office puede resultar muy beneficioso para una organización. Además de cambiar la cultura empresarial, su conjunto de prácticas trae beneficios financieros, de eficiencia y de calidad.

Entre estos beneficios, es posible identificar más fácilmente los físicos, como la reorganización del ambiente de trabajo y el aumento de la calidad. Al hacer la oficina más visual se reducen stocks y colas, y la organización también acaba reduciendo el estrés de los empleados.

Otros beneficios que no son tan visibles, pero que se pueden ver con los cambios, son la reducción de pasos del proceso y la estandarización de la documentación. De esta forma se mejora el diálogo entre los empleados, lo que agiliza el procesamiento de la información.

Residuos de oficina eficiente

Los residuos relacionados con el entorno administrativo son diversos. Por lo tanto, debe comenzar desde el principio y reconocer el mapeo de flujo de valor (MFV). Además de identificar las actividades que realmente son necesarias. A partir de ahí, eliminar aquello que no aporta valor a los procesos, con el requisito previo de una revisión continua.

¿Cómo aplicar Lean Office?

Para aplicar Lean Office, es fundamental comprender e identificar el flujo de valor en el entorno administrativo. Después de reconocer qué agrega valor a los procesos, pasamos a implementar herramientas que ayuden a eliminar o al menos reducir el desperdicio, como el Método 5S, Six Sigma y Kanban.

Además de utilizar estas herramientas, se debe establecer un flujo continuo de actividades, que no debe interrumpirse. Para ello, el cambio cultural es fundamental para evitar crear ruido. Con la aplicación de una o más herramientas lean, es necesario estandarizar este nuevo modelo de proceso de tal manera que sea viable y estable para todos los involucrados.

Y así sucesivamente, el ciclo de mejora no debería detenerse. Con las mejoras aplicadas al proceso se continúa la búsqueda continua de un mayor rendimiento, adaptándonos siempre cuando sea necesario.

Ejemplos de oficina eficiente

Un ejemplo de Lean Office en procesos administrativos es el método que se aplica para reducir el número de actividades para entregar el producto o proceso, enfocándose así solo en lo que agrega valor.

En un caso realizado por EPR, se aplicó un estudio de mapeo de flujo de valor, paso fundamental en el método Lean Office, con el objetivo de aumentar la comprensión de los procesos y descubrir posibles mejoras. A través de este estudio se identificaron más de 60 puntos de mejora y sugerencias para los problemas encontrados.

Deja un comentario