La finalidad de la política de compras es guiar las decisiones sobre qué comprar, cuánto comprar, cuándo y de más consideraciones que se puedan tomar a la hora de realizar una compra en la empresa.

Algunas sugerencias para programar las políticas de compras son:

  • Determinar las funciones específicas del encargado de las compras.
  • Realizar un presupuesto de ventas del mes.
  • Fijar un tope máximo de compras.

Las políticas de compras se pueden considerar herramientas estrategias de la empresa, por esta razón se dice que la decisión de compra desde del interior de la empresa implica:

1- Integración con el área financiera:

2- Integración con el área de ventas:

  • Análisis del volumen de negocios y de los márgenes de los productos vendidos.
  • Análisis de las tendencias de ventas, considerando aspectos de moda, estacionalidad, calidad, satisfacción del consumidor.
  • Oportunidades de compra.

3- Integración con el almacén:

  • Logística de recepción y reparto.
  • Espacio para el almacenamiento de inventario.
  • Productos con defectos y reclamaciones no atendidos por proveedores.
  • Aumento de los beneficios para los consumidores.

¿Qué debe contener la política de compra?

Las políticas de compra deben enfocarse en:

1.      El momento adecuado para comprar

Las compras deben realizarse en un momento planeado, más no de improvisto, por esta razón la empresa debe considerar factores para determinar ese momento, tales como:

  • Las necesidades que posee la empresa de adquirir el producto.
  • La disponibilidad de efectivo.
  • Las condiciones del mercado en ese momento.

Dentro de esta política es necesario describir el momento preciso en el que se debe realizar la compra:

  • Cuando el inventario llegue a una cantidad mínima.
  • Cuando se prevé una escasez del producto.
  • Cuando se espera un aumento en las ventas o producción.

2.      ¿A quién comprar?

En las políticas de compras se sebe describir que condiciones debe cumplir el proveedor, estas condiciones pueden ser:

  • La calidad requerida.
  • Dentro del plazo estipulado.
  • El precio máximo que se puede pagar por cada producto.
  • La forma de pago.

Para esto, es aconsejable tener un listado de proveedores, en el cual se incluya información como:

  • Nombre completo de la empresa.
  • Dirección.
  • Teléfono.

También se considera necesario tener un archivo en el cual se describan los aspectos técnicos que ofrece cada proveedor, con el fin de que la persona encargada de realizar el proceso de compra pueda encontrar los productos que la empresa requiere de forma eficiente y rápida.

3.      ¿Cuánto comprar?

La cantidad a comprar no debe ser un factor que se deje por fuera, para esto la empresa debe realizar un análisis profundo sobre cuánto es la cantidad optima de un producto, puesto que el comprar una mayor cantidad puede significar perdidas al igual que comprar una menor cantidad.

Conclusión

La política de compras es un tema que no muchas empresas acostumbran a implementar y por esta razón poseen falencias en sus inventarios. La correcta implementación de estas políticas puede ser una diferencia entre el éxito y el fracaso.

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