El uso de KPI es cada vez más popular y necesario en los negocios. Esto se debe a la competitividad en el mercado, que ha aumentado constantemente, poniendo a prueba el desarrollo y los resultados de las empresas.
También llamados indicadores clave de rendimiento, los KPI son esenciales para monitorear las operaciones comerciales. Con ellos es posible monitorear los procesos de la empresa, buscando áreas de mejora, asegurando así destacarse en este mercado altamente competitivo.
Por lo tanto, comprende con este contenido qué son los KPI, cuáles son sus principales tipos, cómo aplicarlos y cómo debes elegir correctamente estos indicadores para impulsar tu negocio.
¿Qué es el KPI?
Los KPI, del acrónimo inglés Key Performance Indicator, son las referencias que indican el desempeño de una empresa. Por tanto, estos indicadores no sólo facilitan la visualización y gestión de procesos, sino que también señalan dónde el funcionamiento es el adecuado y dónde hay procesos y/o sectores que requieren más atención y pueden optimizarse.
El flujo de información es muy intenso y continuo en la era digital, por lo que para obtener mejores y más ágiles resultados elegir los indicadores correctos se vuelve sumamente importante. De esta manera se podrá medir si una acción o conjunto de acciones está logrando efectivamente los objetivos de la empresa.
Además, el uso de estos indicadores de desempeño es fundamental para establecer la planificación estratégica de la empresa. Por ejemplo, tener un KPI que indique la tasa de conversión de ventas de productos por acceso al sitio web podría ser interesante para una empresa que trabaja con ventas online. La tasa indicará si el trabajo en el sitio web se está haciendo bien o si es necesario cambiar la estrategia para aumentar esta conversión.
¿Cuál es la diferencia entre métrica e indicador?
Hay una distinción que siempre debemos hacer cuando hablamos de KPI: Indicador o métrica. En este sentido, los KPI son indicadores importantes para monitorear el progreso de la empresa y sus objetivos. Por otro lado, las métricas son sólo los valores (números o porcentajes) que se quieren medir. Por lo tanto, un KPI no puede ser una métrica, pero una métrica puede convertirse en un indicador de desempeño, tan pronto como ese valor medido se vuelve relevante para la estrategia de la empresa.
Para ejemplificar mejor esta diferencia, piense en lo siguiente: la cantidad de empleados de su empresa es una métrica, mientras que el costo promedio de los empleados es un indicador clave. Por lo tanto, se puede ver que uno es la base del otro, y uno le da continuidad al otro.
¿Cómo definir un KPI?
Como se dijo anteriormente, la elección de un KPI debe ser asertiva. Es decir, además de que el indicador debe ser adecuado al objetivo de negocio, debe medirse con frecuencia. Además, se recomienda evitar grandes complejidades, para que todo el equipo sea capaz de realizar su análisis.
Vea lo que debe considerar a continuación para definir los mejores KPI para su negocio:
1. Base de datos disponible y mensurable
Muchas empresas tienen un alto flujo de información entre sus procesos, pero terminan sin saber analizarlos, ya que no existe una organización que recopile estos datos. Así, con una base de datos estructurada, es posible elegir mejor los indicadores que interpretarán cómo la empresa busca alcanzar sus objetivos.
2. Relevancia para el negocio
Es muy común elegir KPIs que sólo indican índices ya positivos para la empresa. Sin embargo, es interesante definir indicadores que realmente evalúen si la organización está consiguiendo sus objetivos y no promuevan una sensación de acomodación para la empresa.
3. Ayudas para la toma de decisiones inteligentes
Al definir indicadores clave de desempeño, deberían ayudar a los gerentes a tomar decisiones más asertivas para delinear estrategias que puedan lograr los resultados deseados. Por lo tanto, al elegir los KPI, es importante considerar si realmente contribuyen a un análisis más informado del trabajo que se está realizando.
4. Frecuencia
Los KPI deben evaluarse constantemente, ya que para entender qué funciona y qué no, la continuidad es fundamental. Por tanto, no sólo se debe prestar atención a los indicadores, sino también a la periodicidad con la que será posible medirlos.
Metodología SMART: saber más
Además de crear indicadores de desempeño, también es importante conocer los objetivos detrás de estos indicadores, ya que será más fácil entender por qué se utilizan los KPI. Por tanto, para determinar sus objetivos se debe utilizar algún tipo de metodología.
La metodología SMART es un método práctico para crear metas y definir atributos para alcanzarlas en base a algunos criterios simples. Consulte los 5 puntos principales de SMART:
S – Específico (Especificidad)
La “S” representa especificidad, es decir, el objetivo debe ser lo más directo posible para que el KPI elegido indique con precisión lo que se busca.
M – Medible
Es necesario que los datos puedan recopilarse periódicamente, es decir, sus objetivos deben ser medibles y concretos. De esta manera, siempre mide tu progreso.
A – Alcanzable
Se debe tener en cuenta la realidad, es decir, la visión de que el objetivo debe ser alcanzable dada esta condición. Elegir metas imposibles puede desmoralizar a los empleados de una empresa cuando no son capaces de alcanzar los objetivos propuestos.
R – Relevante (Relevância)
Significa la relevancia de la meta y, por tanto, del indicador, ya que no tiene sentido crear metas y/o indicadores que no traerán resultados importantes para la empresa.
T – De duración determinada (temporal)
Al planificar una meta, siempre tenga una fecha límite concreta que cumplir. Con una fecha límite clara, puedes planificar una meta, avanzar hacia ella y lograrla.
¿Cuáles son los principales tipos de KPI?
Es fácilmente posible concluir que existe una variedad muy amplia de indicadores, ya sea para diferentes sectores o estrategias. Por ello, estos indicadores se dividen en tres categorías para comprender mejor cómo funcionan y cómo presentarlos.
KPI primarios
Estos indicadores de desempeño son los principales para entender los objetivos marcados por la empresa y su evolución. Por lo tanto, son los KPI los que los directores generalmente quieren ver, ya que permiten una interpretación más amplia del funcionamiento de la empresa en un momento dado.
Para cada tipo de negocio, es fundamental controlar su evolución, ya que, por ejemplo, el aumento de la demanda o el número de nuevos clientes durante un determinado período de tiempo cambia constantemente.
Así, un KPI principal podría ser, por ejemplo, la tasa de crecimiento de nuevos clientes por mes. De esta manera, será posible identificar la efectividad de estas herramientas, así como si es necesario revisar la planificación.
KPI secundarios
Mientras que los KPI primarios permiten un análisis más completo de la gestión de la empresa, los KPI secundarios explican el proceso con más detalle. En otras palabras, indican las razones por las cuales los principales indicadores señalan el éxito o el fracaso de la planificación estratégica.
Para una gran corporación, por ejemplo, este indicador no es interesante para los directores. Para los jefes de equipo, es importante monitorearlos para que puedan orientar mejor a sus equipos hacia los objetivos de la empresa.
KPI prácticos
Estos indicadores son más sencillos y, aparentemente, de menor valor para la empresa, pero son importantes para entender los procesos. Para quienes siguen diariamente los números de la empresa, los indicadores prácticos sirven para probar constantemente nuevas estrategias.
Por lo tanto, el número de interacciones en las redes sociales resulta ser, por ejemplo, un KPI práctico. Ya que, dependiendo de la creación de determinado contenido o herramienta, podrás identificar qué era lo que más interesaba al público y, por ende, al empresario.
Ejemplos de KPI
Hay indicadores de diferentes categorías. Por tanto, para facilitar la elección asertiva, es vital establecer los objetivos y metas de la empresa. Esto se puede hacer mediante herramientas, de modo que sea posible analizar qué indicadores pueden aportar información valiosa al negocio.
El uso de un KPI de productividad o calidad puede contribuir a una interpretación más adecuada de la línea de producción. Por ejemplo, mientras un operario empaqueta mil juguetes por hora, otro empaca novecientos en el mismo período. Esto indica que el segundo operador es menos productivo. Sin embargo, está claro que más juguetes del primer operador están mal empaquetados, lo que requiere reelaboración, lo que demuestra que la primera conclusión era errónea.
Por lo tanto, es fundamental confiar no sólo en un indicador, ya que puede ofrecer una interpretación errónea sobre un proceso. Por lo tanto, los indicadores elegidos estratégicamente, de acuerdo con los objetivos comerciales, ayudarán a impulsar la empresa hacia sus objetivos.