El objetivo central de las juntas de trabajo ya sea en línea o presenciales, continúa con el mismo enfoque: comunicar claramente a todos los participantes de la reunión alguna información relevante, o solicitar la realización de un proyecto, o incluso la solución de un problema, para que se puedan tomar decisiones que hagan avanzar a la organización.
¿Cómo organizar una junta de trabajo productiva?
El establecimiento de temas para una junta de trabajo y la definición de los mismos son algunos de los procesos necesarios durante la organización de la reunión. Pero más allá de ellos es necesario:
- Determinar el propósito de la reunión: Las cuestiones y los programas que se han de resolver deben establecerse con antelación, y la reunión no debe desviarse del enfoque determinado.
- Programar y gestionar el tiempo de discusión: Planificar la reunión y, si es necesario, dividirla en bloques adecuados para discutir cada agenda específica.
- Evite perder el enfoque en los debates: No deje que se ignoren los programas que deben ser discutidos debido a otras cuestiones que puedan surgir. Intervenga cuando sea necesario, pero siempre mantenga el enfoque.
- Haga un seguimiento de los temas tratados con la ayuda de notas abiertas: Las pizarras o las proyecciones pueden ser de gran ayuda en las reuniones; y es importante (además de ser útil) anotar abiertamente los principales puntos discutidos o planteados, estimulando la memoria y la participación de los involucrados.
- Descansos planeados: No insista en reuniones interminables para decidir cuestiones importantes y programe descansos para que los involucrados puedan recuperar sus energías y aclarar sus ideas.
- Prepárese para colaborar al 100% con la reunión: La atención y el enfoque deben ser altos durante toda la reunión para que sea productiva; por lo tanto, comience el debate con un compromiso total para encontrar una solución.
Aprenda a hacer una junta de trabajo productiva en 5 pasos
Necesarias y absolutamente esenciales para el intercambio de ideas y la toma de decisiones importantes dentro de una empresa, las juntas de trabajo productivas son un objetivo difícil de alcanzar para muchos gerentes y ejecutivos, ya que, aunque son comunes y plenamente conocidas por los empleados y colaboradores, las reuniones pueden en muchos casos terminar haciendo que la fuerza de trabajo de una empresa pierda tiempo en lugar de ahorrar.
Teniendo esto en cuenta, presentamos a continuación una serie de consejos especiales para promover una reunión productiva en su empresa, facilitando la resolución de problemas y desafíos y, en consecuencia, ganando un tiempo valioso para las demás tareas a realizar en la corporación.
1. El tema debe ser definido previamente
Tener un tema claro significa centrar la atención en la discusión. El programa de la junta de trabajo debe establecerse de antemano, así como el orden de importancia de los subtemas que se abordarán. Definir este orden asegurará que los temas más importantes sean discutidos primero.
2. El equipo debe estar preparado
Los empleados que participarán en la reunión deben conocer de antemano el tema y los demás participantes, pudiendo prepararse para citar lo más relevante del tema. Comparta el orden del día y los participantes, preferiblemente cuando invite a un empleado en particular a la reunión.
3. Se debe establecer la hora de la reunión
Establezca un tiempo máximo para que la reunión termine, y no tome más tiempo del necesario para la toma de decisiones clave. En este punto, una agenda bien estructurada le ayudará a mantener el enfoque en los temas a discutir y a planificarlos de acuerdo con el tiempo establecido para la reunión.
4. Elija bien a los participantes
Los empleados que no estén involucrados en el proyecto que se está discutiendo de manera esencial no deben asistir a la reunión. Lo ideal sería que cada participante pudiera contribuir a los temas que se van a debatir, manteniendo el enfoque de la reunión.
5. Manténgase alejado de muchos detalles
Una vez que se hayan tomado las primeras decisiones, intente programar otra reunión para decidir los detalles de la operación, centrando el resto de su tiempo en lo que es más importante discutir en la agenda principal.
Consejo adicional: Haga un borrador de la reunión
Al final de la reunión, asegúrese de que una persona se encargue de levantar acta de la reunión, registrando todo lo que se discutió y los puntos de acción que deben tomarse después de la reunión. Esto no sólo garantizará que todos estén de acuerdo con los temas tratados, sino que también habrá resultados prácticos de lo que se definió como grupo.
Ahora que sabe cómo hacer una reunión productiva, recuerde siempre elegir bien los temas para las juntas de trabajo. Siga cada paso y logre altos niveles de productividad en cualquier tipo de reunión, ya sea corporativa, administrativa o de empleados.
