En primer lugar el departamento de contabilidad tiene la responsabilidad de definir, implementar e inspeccionar toda la normatividad y procedimientos relacionados con el área contable, debido a que esta información debe reflejar con exactitud la situación financiera de la empresa, de aquí radica la importancia del departamento contable. El no prestarla la importancia necesaria a este departamento puede contraer como consecuencia problemas fiscales, jurídicos o internos a la empresa, teniendo en cuenta que este departamento es:

  • Parte importante en la toma de decisiones para la administración.
  • Marco referencial para el cálculo de impuestos.
  • Soporte de todas las transacciones que realiza la empresa.

Importancia del departamento de contabilidad

Por estas razones se podría decir que una empresa no podría mantenerse sin contar con esta área, y no solo se trata de contar con el departamento contable, tambien es tenerlo correctamente estructurado: contar con personal capacitado para realizar sus funciones, establecer unas políticas internas y objetivos, entre otros factores que pueden ser tenidos en cuenta según sea el caso.

Funciones de un departamento de contabilidad

Actualmente el departamento contable posee diversas funciones que pueden variar de una empresa a otra según sea su tamaño o actividad económica, aún así estas son las funciones que comúnmente se describen:

funciones de un departamento de contabilidad
  • Velar por la información de los libros contables: la información que reposa en estos libros es bastante importante como para no estar actualizada o que no refleje la situación actual de la empresa de manera correcta. A nivel general el departamento contable deberá mantener una comunicación constante con las demás áreas de la empresa, con el fin de garantizar la recolección de información pertinente para preparar todos sus informes y registros.
  • Cierre del ejercicio: en algunas empresas se realizan cierres del ejercicio periódicamente con el fin de elaborar una evaluación y así poder tomar decisiones ante las problemáticas actuales, normalmente este cierre conlleva a la preparación del balance, las cuentas de perdidas y ganancias y la memoria de cuentas.
  • Liquidación de impuestos: esta función acarrea una responsabilidad amplia y es tener exactitud en el valor a pagar por concepto de impuestos, el área de contabilidad deberá realizar el cálculo y liquidación de todos los impuestos que se generen en el periodo fiscal.
  • Generación de informes: en cualquier momento el área financiera podrá requerir de informes con parámetros establecidos para evaluar distintas eventualidades que se pueden estar generando, por ejemplo, informe de pagos a terceros, informe de cuentas por pagar o cobrar.
  • Otras funciones encomendadas: como se hablo inicialmente el departamento de contabilidad puede poseer más funciones en una empresa que en otra, lo anterior dependiendo de factores como el tamaño, por ejemplo, si una empresa no tiene área de recursos humanos lo más probable es que el departamento contable también tenga a cargo la función de liquidar las nóminas de los empleados.

Políticas del departamento de contabilidad

Las políticas que se podrán establecer en el departamento contable son:

  • El área deberá tener un responsable quien supervise el trabajo y la correcta aplicación de las demás políticas.
  • El personal perteneciente al departamento deberá tener pleno conocimiento de los procedimientos contables aplicados en la empresa.
  • El personal del área contable solo podrá trabajar e intervenir en el departamento propio a no ser que el encargado del área solicite lo contrario.
  • Se deberá cumplir con la totalidad de los plazos establecidos para presentar la información y/o documentación requerida.
  • Mantener una buena comunicación laboral entre los compañeros de trabajo, y los clientes de ser necesario.
  • Comunicar al supervisor ante cualquier evento extraordinario.
importancia del departamento de contabilidad

Puestos del departamento de contabilidad

Estos son los cargos que se pueden presentar en un departamento de contabilidad:

  • Director de contabilidad: Es el encargo de revisar la contabilidad de manera global.
  • Jefe de contabilidad: A diferencia del anterior este puede ser encargado de una sección de la contabilidad o una sucursal.
  • Contador asistente: Este cargo esta dirigido a labores especializadas, como lo son revisar los activos o los costos, entre otros.
  • Analista de contabilidad: La función primordial de este cargo es revisar el trabajo de los auxiliares contables y como su nombre lo indica analizar determinadas cuentas.
  • Auxiliar de contabilidad: Es el cargo inicial de un contador o persona que se este preparando para ello, sus funciones normalmente son de elaborar registros contables, conciliaciones bancarias y otras labores menores.

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