A matriz GUT Es una herramienta sencilla de utilizar en comparación con otros métodos de priorización existentes. En resumen, es una herramienta. Se utiliza para priorizar la resolución de problemas utilizando 3 criterios: Gravedad, Urgencia y Tendencia.
Por ello, en este texto abordaremos los objetivos de esta herramienta, sus beneficios, los elementos que la componen y la importancia de utilizar la matriz GUT dentro de su empresa. Además, te explicaremos detalladamente cómo aplicarlo en los negocios.
¿Qué es la matriz GUT?
La matriz GUT es una herramienta muy utilizada para priorizar tareas y estrategias. Por tanto, se utiliza en empresas y negocios que necesitan organizar sus flujos de trabajo y proyectos.
Además, el acrónimo GUT significa Severidad, Urgencia y Tendencia, que son criterios para determinar qué es realmente una prioridad. Por tanto, para cada criterio se asigna una puntuación del 1 al 5, siendo 1 la situación más favorable y 5 la menos favorable. Al final, estos valores se multiplican, dando como resultado la puntuación GUT.
Esta herramienta fue creada en la década de 1980 por los expertos en resolución de problemas organizacionales Charles H. Kepner y Benjamin B. Trego. De esta manera, pretendían priorizar la resolución de problemas complejos en las industrias estadounidense y japonesa.
En esencia, la matriz GUT es una herramienta de calidad Se utiliza para priorizar la toma de decisiones. Por este motivo, también se la conoce como Matriz de Prioridades.
Para que serve a matriz GUT?
En general, la matriz GUT se puede utilizar en cualquier situación en la que sea necesario tomar decisiones que requieran un análisis más cuidadoso de determinados contextos. De esta manera, resulta ser un análisis imprescindible para la toma de decisiones.
Entonces, c.Como resultado de la aplicación de la matriz GUT, tenemos una lista de ítems priorizados, lo que permite identificar qué se debe hacer primero. Esta información suele ser crucial para la efectividad de resolver un problema. Sin embargo, aún es posible saber dónde asignar los recursos para evitar mayores daños a la organización.
Por tanto, podemos decir que la matriz GUT también ayuda en Planificación estratégica de una empresa, poder sacar ideas del papel y llevarlas a la práctica, y así llevar a cabo las acciones definidas en la planificación.
¿Cuáles son las ventajas de la matriz GUT?
Una de las ventajas de la matriz de priorización es la evaluación cuantitativa de los problemas de un área o de toda la organización. Por tanto, las acciones correctivas y preventivas requieren más atención para eliminar los problemas parcial o totalmente.
Por lo tanto, es común que muchas veces no tengamos mucha racionalidad para elegir qué necesitamos lograr y qué priorizar. Por lo tanto, a menudo tomamos decisiones por impulso o basándonos en conjeturas, sin utilizar una visión sistémica que nos ayude en el proceso. Sin embargo, esta herramienta es una forma de simplificar el análisis y hacer que nuestra visión esté más enfocada.
Como GUT Matrix es fácil de implementar y no requiere tecnología, cualquier tipo de empresa o cualquier sector puede utilizar la herramienta fácilmente. Por lo tanto, puede ser utilizado por personas del área operativa, ayudando al equipo a decidir temas más rutinarios. Además, por parte de personas del área estratégica, ayudando al gerente a tomar resoluciones importantes que impactan el futuro del negocio.
¿Cuáles son los elementos de la matriz GUT?
No hay mucho misterio cuando se trata de la matriz GUT. En este sentido, los conceptos más importantes de esta herramienta de gestión pasan por comprender los 3 elementos de clasificación de problemas.
A continuación contextualizaremos cada uno de ellos:
Gravedad (G)
En el primer elemento de la matriz GUT, evaluamos el impacto del problema si ocurriera, de forma aislada. Por lo tanto, en este caso aspectos como: personas, resultados, Demanda judicial, tareas, organizaciones, etc. Analizando siempre sus efectos a medio y largo plazo, si no se resuelve el problema en cuestión.
Se recomienda hacerse la siguiente pregunta: “¿No solucionar este problema tendrá qué efectos con el tiempo?”
En esta evaluación asignamos calificaciones del 1 al 5, siguiendo los siguientes criterios:
- ingrávido;
- poco serio;
- tumba;
- muy serio;
- extremadamente serio.
Urgencia (U)
Poco después, en el segundo elemento de la matriz GUT, tenemos que analizar el plazo, el tiempo disponible o necesario para resolver el problema planteado. En otras palabras, cuanto mayor sea la urgencia, menor será el tiempo disponible para resolver este problema.
Se recomienda hacerse la siguiente pregunta: “¿La resolución de este problema puede esperar o debe ocurrir de inmediato?”
En esta evaluación asignamos calificaciones del 1 al 5, siguiendo los siguientes criterios:
- sin urgencia;
- poco urgente;
- urgente;
- Muy urgente;
- extremadamente urgente.
Tendencia (T)
En este último elemento de la matriz GUT, tenemos que identificar el posible potencial de crecimiento del problema y la probabilidad de que el problema aumente con el tiempo. En este caso, por tanto, se valora la tendencia a la reducción, crecimiento o desaparición del problema.
Se recomienda hacerse la siguiente pregunta: “Si no soluciono este problema ahora, ¿empeorará poco a poco o empeorará de repente?”
También recibirás una calificación del 1 al 5, siendo:
- no hay riesgo de que empeore;
- situaciones que sólo pueden empeorar en el largo plazo;
- puede empeorar en el mediano plazo;
- puede empeorar en el corto plazo;
- tienden a empeorar inmediatamente.
¿Cómo funciona una matriz GUT?
Ahora que estás familiarizado con cada elemento que compone la técnica, pasemos al siguiente paso. Como se mencionó anteriormente, la matriz GUT está compuesta por los criterios de severidad, urgencia y tendencia. Por lo tanto, para aplicar la Matriz GUT, simplemente cree una tabla que enumere los elementos (problemas, riesgos, no conformidades, etc.) que desea considerar y evaluar.
Una buena forma de calcular la matriz GUT es crear una buena hoja de cálculo antigua. Básicamente, necesitarás seis columnas que contengan:
- identificación del problema o tarea a analizar (puede ser más de uno);
- clasificación del grado de gravedad de este problema;
- clasificación de urgencia respecto de la necesidad de resolver el problema;
- y finalmente la tendencia, para evaluar qué podría pasar si no se hace nada.
Para ello basta con asignar notas del 1 al 5 a cada uno de estos aspectos, siendo el grado 1 no tan grave ni urgente, y el grado 5 siendo extremadamente grave y urgente. Finalmente, debes multiplicar las puntuaciones de cada aspecto (G x U x T) y luego ordenar los ítems en orden ascendente. Como resultado, tenemos una lista priorizada de estos elementos. Al tener lista la Matriz GUT, se tiene una visión completa del abordaje del problema.
Matriz GUT: ¿cómo hacerlo?
Para empezar a utilizar la matriz GUT, el primer gran paso es reunir al equipo para una Lluvia de ideas inicial. De esta manera se identificarán los problemas más importantes para ser priorizados por la casa matriz.
Luego de llegar a un consenso, los empleados deben realizar sus valoraciones y enumerar los problemas según las puntuaciones y sus respectivos pesos. Para ejemplificarlo aún mejor, hemos separado una guía paso a paso para seguir y construir, según orden, la Matriz GUT en tu empresa:
- Construya una tabla colocando los problemas a considerar en las filas;
- Clasificar los problemas para cada una de las variables (Severidad, Urgencia y Tendencia);
- Multiplica las tres puntuaciones y construye un ranking de problemas con los resultados;
- Priorizar los problemas con mayor calificación analizando sus puntos débiles;
- ¡Finalmente, cree un plan de acción para combatir estos problemas!
Siguiendo este paso a paso, sabrás el orden de importancia de tus tareas diarias y nunca más volverás a perderte entre urgencias y procrastinaciones.
Matriz GUT: ejemplo
Si necesita un ejemplo de una matriz GUT completa para comprender mejor el método, aquí está la respuesta. A continuación, podemos ver un ejemplo sencillo de una matriz GUT ya preparada.
En su elaboración consideramos los principales problemas críticos de una empresa. En esta Matriz GUT los problemas se clasificaron en grados 1 a 5. Luego se identificó el grado crítico, obtenido multiplicando GxUxT. Posteriormente se estableció la secuencia de actividades, enumerando aquellas que resultan más graves, urgentes y con mayor probabilidad de agravarse.
Con esto se logra diseñar el orden de prioridad de los problemas sin mayores problemas, repercutiendo en la toma de decisiones por parte de los directivos.
Podrás utilizar esta herramienta para innumerables propósitos, contando siempre con las ventajas de tener un modelo fácil y efectivo para tu negocio. Por tanto, aprenda a identificar los problemas que deben analizarse y aproveche al máximo la Matriz de Priorización. Te ayudará a priorizar acciones, a tomar y eliminar diversos problemas en tu empresa.