La gestión de proyectos es una metodología de gestión para alcanzar objetivos. Ocurre mediante la aplicación de un conjunto de prácticas, conocimientos, habilidades y experiencias.
Por tanto, su aplicación es fundamental para que el desarrollo de proyectos se realice con fluidez y precisión. De esta manera, previene divergencias entre los planes iniciales y el resultado final.
Gestión de proyectos: ¿cómo funciona?
La gestión de proyectos es responsable de liderar y garantizar que el proyecto se desarrolle de la mejor manera, sin fallos o con el menor número de fallos posible. Pero, al fin y al cabo, ¿qué es un proyecto?
El proyecto, según PMBOK (Project Management Body of Knowledge), está definido como el esfuerzo temporal realizado para crear un producto, servicio o resultado único y exclusivo. oh Instituto de Gestión de Proyectos (PMI)la institución más reconocida a nivel mundial en la zona, creó la guía.
En resumen, tiene las siguientes características:
- Tiene un principio, un desarrollo y un final, es decir, tiene un esfuerzo temporal;
- Se realiza por etapas con evolución progresiva;
- Genera resultados únicos y exclusivos;
- Su elaboración es progresiva;
- Tiene un alcance y recursos definidos.
Además de las características relacionadas, tiene algunas etapas consideradas como ciclos de vida del proyecto. Compruébalo a continuación:
Iniciación:
En esta primera etapa se recoge toda la información pertinente al proyecto que lo justifica. Aquí el equipo y el director comprueban la viabilidad de la ejecución y los costes necesarios.
Organización:
Aquí se utilizan detalles aún mayores sobre el proyecto. En este sentido, se abordan los requisitos, plazos, restricciones, presupuestos, plan de comunicación, plan de riesgos y recursos necesarios. Además, se definen tareas para todos.
Por lo tanto, el objetivo principal de esta etapa es crear un plan que oriente el proyecto hasta lograr su resultado, con la mayor precisión posible.
Ejecución:
Aquí es hora de practicar, literalmente. Es decir, donde se pone en práctica todo lo previsto para el proyecto. Por tanto, se coordina el uso de los recursos y del equipo, manteniéndolos motivados y comprometidos. También cabe destacar la gestión del tiempo.
Es fundamental que la ejecución se realice con la mayor calidad posible, ya que la gestión del proyecto debe estar determinada a alcanzar esta excelencia.
Monitorear y controlar:
Este paso se realiza junto con la ejecución, ya que tiene como objetivo asegurar que lo que se está ejecutando sea acorde con el objetivo del proyecto, y siguiendo lo planificado. Aquí se analizan variaciones, tendencias, errores y solicitudes de cambios, si es necesario.
Clausura:
Es la etapa de finalización formal del proyecto, que puede estar pendiente o no. Además de oficializar la finalización de la obra, se comentan puntos positivos y negativos del proyecto. Y también se comparten las experiencias que se brindaron.
Una buena gestión de todas estas etapas, de principio a fin, es fundamental para lograr el éxito en la consecución del objetivo del proyecto. Y la gestión de proyectos pretende ser asertiva a la hora de coordinar y gestionar todo el proyecto.
La importancia de una buena gestión de proyectos
Una buena aplicación de la gestión de proyectos reduce el riesgo de fracaso, ya que controla todas las etapas mencionadas anteriormente. De esta forma gestiona la ejecución del proyecto de manera eficiente, asegurando resultados de calidad. Esto optimiza los recursos y, en última instancia, ayuda a lograr el objetivo.
También agrega más valor al negocio, minimizando posibles retrabajos. Por tanto, una gestión eficiente del proyecto, al realizar un seguimiento saludable y constante durante todo el proyecto, beneficia a todos.
Además, una gestión eficiente de los proyectos es un diferenciador competitivo, ya que hace que la empresa sea más ágil y dinámica. Se trata de un gran paso adelante de la competencia tanto en la búsqueda de clientes como en su fidelización.
Gestión de proyectos: cómo implementarla en las empresas
La metodología de gestión de proyectos mejora las posibilidades de que usted alcance el objetivo de su proyecto. Sin embargo, es necesario prestar atención al método de aplicación.
Consulte los pasos a continuación para una gestión eficiente:
1. Metodología
Primero, elija la metodología adecuada para gestionar su proyecto. Una buena elección es fundamental, ya que traerá las herramientas y técnicas correctas para el tipo de proyecto que gestionarás.
En la gestión de proyectos existen dos tipos de metodologías: tradicional (clásico) e como ágil.
- Metodologías Tradicionales:
Estos métodos se caracterizan por un ciclo de vida establecido y predictivo, sin cambios muy drásticos durante el proyecto. Aquí el objetivo es seguir el cronograma del ciclo de vida y “Iniciar” en la fase de iniciación después de realizar la planificación.
Luego, monitorear y controlar la ejecución hasta la finalización del proyecto. Este tipo de metodologías se recomiendan para proyectos con suficiente conocimiento del alcance, en los que se sabe qué y cómo hacer. - Metodologías ágiles:
A diferencia de los tradicionales, los ágiles se caracterizan por ser más dinámicos, con gran adaptabilidad en el ciclo de vida del proyecto. El alcance se detalla progresivamente a medida que llega la información del proyecto. Su uso se da en entornos que cambian con frecuencia y en equipos con pocas personas.
Es interesante decir que cuando es necesario definir el alcance del proyecto, se recomienda utilizar metodologías tradicionales. De esta manera, es posible realizar una planificación asertiva sin mayores cambios a lo largo del proyecto.
Si el conocimiento del alcance del proyecto no es completo, entonces las metodologías ágiles tienen más sentido. Esto ocurre porque permiten mayores cambios en el ciclo del proyecto, es decir, son más dinámicos.
Además, existen métodos establecidos de gestión ágil de proyectos, como Scrum. Su uso es común en las empresas más grandes del mundo. En este sentido, el libro de Jeff Sutherland, “Scrum: el arte de hacer el doble de trabajo en la mitad del tiempo”, explica la ineficiencia de los métodos tradicionales y defiende la aplicación de la metodología ágil.
2. Controlar y monitorear indicadores.
Los indicadores permiten identificar cuellos de botella y controlar la gestión de proyectos al instante. Así, permiten la toma de decisiones para mejorar el avance del proyecto lo más rápido posible.
Algunos indicadores recomendados son:
- Valor Agregado: Relacionado con el avance del proyecto, tasa que muestra cuánto del proyecto ya se ha avanzado.
- Tasa de entrega en relación con el plazo: Relacionado con el seguimiento del plazo establecido para el proyecto, comprobando si va al ritmo correcto o si presenta retraso.
- Relación costo-presupuesto: Relacionado con el seguimiento del presupuesto del proyecto, ya sea que sea compatible o supere el presupuesto inicial.
- Tasa de retrabajo: Aquí hay que prestar mucha atención, porque si la tasa de retrabajo es alta, significa que está consumiendo tiempo y dinero del proyecto, lo cual es malo, y significa que algo anda mal y hay que repensarlo.
- Desviación del plazo: Realizado hacia el final del proyecto, indica en qué medida el trabajo excedió el plazo inicial.
- Desviación presupuestaria: También realizado al final del proyecto, indica si hubo mayores ganancias o gastos al final del proyecto.
Para conocer más sobre la importancia de controlar los indicadores, puedes acceder a nuestro contenido exclusivo aquí.
3. Presta atención a la planificación, revísala si es necesario.
La planificación debe realizarse junto con el equipo. Así, actúa como referencia para el desarrollo del proyecto, para que todo lo planificado realmente suceda. Sin embargo, si es necesario revisar el plan, revíselo.
Por lo tanto, las metodologías tradicionales no son las más adecuadas, ya que los cambios realizados pueden generar altos costos y más tiempo dedicado a retrabajos. Si la metodología ágil está en práctica, la planificación se puede revisar sin mayores problemas.
4. Empodera a tu equipo si es posible
Potencia a tu equipo realizando capacitaciones con los mecanismos de gestión que proporciona la metodología elegida. Familiarizarlos es importante para aplicar el método, ya que esto minimizará las pérdidas de productividad cuando el proyecto se ponga en práctica, además de reducir retrabajos y retrasos. En otras palabras, su equipo ya estará bien preparado para utilizar los mecanismos.
5. Software de gestión de proyectos
Usar una herramienta que ayuda en la gestión de la información a lo largo del proyecto (y que aporta más agilidad y eficiencia operativa) es muy popular para la gestión de proyectos. En este sentido, es importante encontrar un software completo que satisfaga las necesidades del proyecto.
Finalmente, la gestión de proyectos refuerza la ejecución de un proyecto. En este sentido, ayuda –de manera detallada y articulada– al avance de las actividades. Por ello, es fundamental alcanzar los objetivos y ofrecer los mejores resultados.
