La gestión de procesos es una metodología que proporciona control organizacional a través de sus herramientas y recursos. Por lo tanto, es un enfoque estructurado, cuyo objetivo es apoyar la planificación y la implementación.
Esto ocurre a través de una visión del proceso y la mejora continua de los elementos del sistema. De esta manera, la metodología permite a la empresa trabajar en armonía entre sus áreas.
¿Qué es la gestión de procesos?
La Gestión de Procesos (también llamada Gestión de Procesos de Negocio – BPM) es una técnica de gestión para empresas que tienen los procesos como pilar fundamental. De esta forma, se pretende trabajar juntos en la organización para lograr objetivos comunes.
De forma complementaria, la gestión de procesos puede entenderse como la interdependencia entre las áreas y procesos de una organización. De esta forma, todos los sectores de la empresa deben trabajar de forma sinérgica, en busca de una mayor eficiencia.
Cabe mencionar que la metodología seis sigma se encargó de hacer de los sectores de la empresa un conjunto dependiente unos de otros, y no un entorno individualmente sectorizado entre áreas. Así, los procesos se vuelven más estandarizados y en consecuencia generan mayor retorno financiero.
Gestión de procesos y gestión de procesos: ¿cuál es la diferencia?
La principal diferencia entre los dos temas es que la gestión de procesos es una de las partes de la gestión de procesos. Por tanto, la gestión de procesos consiste en que la empresa tenga una estructura organizativa horizontal, con el objetivo de trabajar en armonía entre departamentos.
La gestión de procesos es la disciplina responsable de mapear y estandarizar los métodos de trabajo. La gestión de procesos, además de cubrir estos puntos, también incluye el grado de satisfacción del cliente final. Por tanto, pondera la cantidad de valor del producto con el trabajo dirigido a él.
Importancia de una gestión eficiente de los procesos
En este sentido, hoy en día el acceso a la información es tan fácil que prácticamente todo el mundo es capaz de aplicar al menos parte de la gestión de procesos en sus actividades más críticas.
Para lograrlo, existen varias herramientas que ayudan a los gerentes a estandarizar los procesos de la organización. Minimizan las pérdidas presentes en la rutina, ya sean físicas, humanas o financieras.
4 beneficios de la gestión de procesos
Al aplicar la gestión de procesos en su empresa, se pueden obtener muchos beneficios a través de la sistematización y organización de las actividades comerciales, entre ellos:
- Claridad en la comprensión de los objetivos de la empresa: el empleado llega a comprender que su foco está en el producto/servicio final para el cliente en su conjunto, y que no es exclusivamente responsable de su etapa de desarrollo;
- Comunicación e integración entre áreas: la comunicación eficiente entre áreas brinda mayores posibilidades de solución de problemas, ya que todos están integrados y conscientes de la información del proceso;
- Visión amplia y clara del negocio: observar el proceso para enfocarse en agregar valor al cliente, ayudando a tomar decisiones basadas en resultados;
- Reducción de pérdidas: Debido a la integración entre los empleados de la empresa y la aplicación de técnicas de gestión de procesos, es posible identificar cuellos de botella en el proceso y consecuentemente tomar acciones correctivas a las pérdidas, con el objetivo de reducirlas o eliminarlas.
Tipos de gestión de procesos
La principal herramienta de gestión de procesos es el mapeo de procesos. En este sentido, es posible ampliar la metodología en función del mapa final. Optimizando así el proceso y eliminando actividades que no aportan valor.
Además, la gestión de procesos presenta múltiples opciones en términos de herramientas para mejorar los métodos de trabajo. Entre ellos, los más conocidos y que pueden aplicarse en la gran mayoría de empresas son:
- Cartografía Como es mi Ser
- Mapeo del flujo de valor
- Procedimiento operativo estándar
Mapeo de procesos Como es
As Is Mapping es un documento que registra cómo se realiza cada tarea. De esta manera, el mapa se puede crear a través de entrevistas con el responsable del proceso. Además, una herramienta de este tipo es esencial, ya que sirve de base para las demás.
Cartografía Ser
Después de desarrollar el diagrama de flujo del escenario actual, el abanico de posibilidades que se pueden utilizar aumenta. Por tanto, si tu objetivo es optimizar el proceso, es posible dibujar un mapa To Be, minimizando actividades que no son necesarias.
Mapeo del flujo de valor
Otro punto importante es la implementación de un MFV. Con él se evidenciarán las tareas que requieren más tiempo, así como aquellas que aportan más valor al producto final, es decir, aquellas que requieren mayor atención.
Procedimiento operativo estándar
Finalmente, si desea estandarizar el trabajo de los empleados, necesita desarrollar un Procedimiento Operativo Estándar. De esta manera, es un proceso paso a paso con el mayor detalle posible, reduciendo el tiempo que el empleado debe pensar para actuar.
6 pasos para estructurar la gestión de procesos en la práctica
La gestión de procesos es una metodología imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Por eso es tan importante estructurarlo correctamente.
En este sentido, una gestión eficiente de los procesos se puede configurar en unos pocos pasos, de la siguiente manera:
Enumere los procesos
Es una buena práctica de Gestión Visual que facilitará tu percepción de los problemas. De esta forma, la práctica resulta de gran utilidad para empezar a identificar posibles cuellos de botella dentro de la empresa.
Priorizar sectores
Teniendo en cuenta todos los procesos implicados, empezar a priorizar los sectores de la empresa. Por tanto, clasifique los sectores según su impacto en el sistema productivo de la empresa. De esta forma centras tus esfuerzos en las situaciones más cruciales del momento.
Identificar cuellos de botella
Preste atención a los sectores más críticos de su diseño e identifique los cuellos de botella que contienen. Para lograrlo, es fundamental realizar As Is Mapping, para poder entender cómo funciona el proceso en su conjunto.
Aquí viene un punto muy importante: la responsabilidad. Descubra quién es el responsable de cada proceso y hable con él para comprender completamente el mapeo.
Crear un mapa futuro
A partir de los datos recogidos del responsable de cada proceso, identificar los cuellos de botella del proceso e intentar entender cómo podrían resolverse.
Tomar decisiones
Después de enumerar las posibles mejoras dentro del proceso analizado, toma tus decisiones. A partir de este punto, es posible ver lo que es más esencial en este momento. Entonces, buscar una capacidad mayor y más efectiva, que podría ser la Estandarización de Procesos o realizar cambios encaminados a la Optimización de Procesos.
Mejora continua
Si has llegado a este punto, ya has dado un gran paso hacia una mejor Gestión de Procesos dentro de tu empresa. Por tanto, no dudes en volver a los primeros pasos y optimizar otros procesos dentro de tu empresa.
3 errores al gestionar procesos
Cuando se trata de aplicar la gestión de procesos en una empresa, existen muchas posibilidades de cometer errores en esta etapa. Teniendo esto en cuenta, mencionaremos a continuación algunos temas claves a los que prestar atención y evitar errores al respecto:
Falta de insumos de información para analizar:
Si la empresa utiliza bases de datos desactualizadas y/o no cuenta con una buena base de información, muchos análisis pueden perderse o distorsionarse en la realidad del proceso. Este factor influye directamente en la asertividad de los resultados de gestión y, en consecuencia, hace que el estudio sea menos eficiente y útil para la empresa;
Falta de planificación:
Al igual que la ejecución de cualquier herramienta de gestión, la gestión de procesos requiere absolutamente que se siga una buena planificación. En este caso, la metodología más adecuada es el uso de un diagrama de flujo, que utiliza representaciones intuitivas para ilustrar la implementación paso a paso;
Baja inversión en software o automatización:
Para facilitar el procesamiento de la información, es fundamental invertir en software de automatización o gestión de datos de calidad. Utilizando estos elementos, el proceso de toma de decisiones estratégicas basado en datos actualizados se vuelve más rápido.
