La gestión de procesos es un conjunto de prácticas que busca gestionar el flujo de trabajo en los procesos de principio a fin, asegurando una operación estandarizada y de alto rendimiento.
En el escenario actual, con un mercado altamente competitivo, es necesario estar consciente de los posibles problemas, por lo que utilizar herramientas, prácticas y actividades que agreguen valor a los negocios es fundamental. Por eso, con el objetivo de obtener buenos resultados, la gestión de procesos ofrece esta asistencia a su negocio.
¿Qué es la gestión de procesos?
La gestión de procesos es una forma de gestión donde la empresa organiza y controla toda su operación a través de procesos. De esta manera, es posible obtener una visión más objetiva del negocio, lo que ayuda en la implementación de proyectos de mejora y la toma de decisiones.
Con la gestión de procesos, la empresa trabaja con la interacción entre las áreas de todos los procesos con el objetivo de operar en sincronía, a favor de los objetivos estratégicos del negocio.
¿Cuál es la diferencia entre gestión de procesos y gestión de procesos?
Se puede confundir fácilmente la gestión por procesos con la gestión por procesos, ya que tienen poca diferencia en sus nombres. A pesar de tener cierta relación, son conceptos diferentes.
La gestión de procesos es una mentalidad, o por así decirlo, una filosofía organizacional que entiende que el negocio trabaja con la interacción entre sus procesos. A su vez, la gestión de procesos es un conjunto de prácticas que desarrolla y optimiza los procesos de la empresa.
¿Qué importancia tiene la gestión de procesos?
La gestión eficiente de procesos agrega valor externo, impactando en los servicios y productos, y al mismo tiempo internamente con sus empleados. Además de generar beneficios económicos, también puede ayudar a que la empresa crezca aumentando las ganancias y ahorrando recursos.
En definitiva, su importancia se debe a la búsqueda de mantener a la empresa alineada con las nuevas realidades que el mercado impone continuamente. Y además, utilizar prácticas de gestión de procesos ayuda a combatir el desperdicio.
Beneficios de la gestión de procesos
Los beneficios de la gestión de procesos son diversos y fáciles de percibir una vez aplicados, ya que impactan tanto en la estructura organizacional como en el desarrollo de la empresa.
Entre los beneficios más evidentes se encuentran:
- Mejor uso del tiempo
- Reducción de costes y mejor distribución de recursos
- Mayor calidad en servicios y productos.
- Rapidez y cualificación en la toma de decisiones.
Con el uso de la gestión de procesos se monitorean los procesos y así se identifica si están ocurriendo como debe, mejorando el uso del tiempo. De esta forma, la reducción de costes se produce de forma natural con un mejor uso del tiempo y los recursos.
La gestión a través de la gestión de procesos combinada con un mejor uso del tiempo y la reducción de costos genera indicadores que permiten al gestor empresarial tomar decisiones de forma clara y rápida. Así, la empresa crea procesos que generan mayor calidad en servicios y productos.
Pasos de la gestión de procesos
Existen varias formas de llevar a cabo la gestión de procesos. Por lo tanto, para una mejor comprensión, dividámoslo en pasos basados en la creación de un proceso.
Desde el principio se debe realizar una planificación para comprender las actividades involucradas, el objetivo del proceso y su relación con la estrategia de la empresa.
Después de la planificación, pasamos al modelado donde se diseñarán los flujos de trabajo, de modo que se puedan realizar simulaciones para comprobar si el proceso coincide con el plan. Con simulaciones es posible identificar insights que mejoren el proceso y en la siguiente etapa de ejecución utilizar estos datos como ajustes.
Después de la ejecución, sigue la etapa de seguimiento, para confirmar si se están logrando los objetivos planteados. Y por último, la etapa de mejora, porque con los problemas y mejoras identificadas se puede trabajar en ciclos de mejora continua.
¿Cuáles son los tipos de gestión de procesos?
Los principales tipos de gestión de procesos organizacionales son la gestión funcional y la gestión sistémica. Se diferencian en su metodología, y cada uno de ellos servirá mejor para una situación determinada, dependiendo del desempeño de la empresa, el mercado en el que opera, entre otros factores.
Gestión de procesos funcionales.
La gestión funcional es el modelo más tradicional que sigue la jerarquía funcional de la empresa y viene determinada por la especialización del trabajo. Este modelo generalmente está orientado a objetivos internos donde los procesos de trabajo están bien divididos y no se centran en el cliente.
Gestión de procesos sistémicos.
En una organización sistémica, se valora más el trabajo en equipo y las actividades se vuelven más integradas, de modo que el flujo de trabajo es más cooperativo y menos fragmentado. Los indicadores están enfocados a las necesidades del cliente y combinados con el trabajo en equipo, los procesos fluyen de manera más dinámica.
¿Cómo implementar la gestión de procesos?
El primer paso para implementarlo de manera eficiente es realizar una evaluación general de cómo la organización aborda actualmente los procesos. Además, identificar el grado de madurez en relación a la gestión de procesos, ya que incluso empresas con procesos estructurados pueden tener áreas de mejora.
Así, pasamos a la planificación donde se desarrollan nuevos procesos encaminados a la estrategia de la empresa. En otras palabras, cuáles son tus objetivos y actividades que agregan valor. Este establece las reglas y pautas para la realización del trabajo de gestión. En este punto, es necesario remodelar los procesos existentes y modelar otros nuevos.
Y para ello se deben utilizar herramientas y metodologías de soporte como AS IS para visualizar completamente el proceso actual y TO BE para visualizar el proceso futuro. Y con flujos de trabajo claros, es posible simular y probar nuevas rutinas.
Ahora es necesario monitorear estos nuevos procesos e identificar si realmente los resultados se están obteniendo como se esperaba. En caso contrario, es importante que la empresa pueda identificarlo lo antes posible, por lo que se recomienda el uso de indicadores de desempeño.
Finalmente, con los problemas y oportunidades identificados, se continúa trabajando con ciclos de mejora continua para asegurar que los procesos sigan mejorando.
4 consejos para una gestión eficiente de procesos
A continuación te brindaremos 4 consejos para hacer más eficiente tu gestión de procesos:
1. Automatización de procesos
Al automatizar procesos, se obtiene una visión más clara y amplia del flujo de trabajo, transparencia en la comunicación y velocidad al compartir información. Lo cual es fundamental para el buen trabajo entre procesos.
2.Análisis de datos
El uso de los datos recopilados durante la etapa de seguimiento es de gran importancia, sin embargo es necesario organizarlos con una herramienta de gestión. Y a partir de estos datos es posible encontrar cuellos de botella y optimizar procesos, facilitando el control de gastos.
3.Flexibilidad y Adaptación
La gestión de procesos no se puede arreglar y debe modificarse constantemente. Por lo tanto, se necesita una gestión adaptativa que pueda cambiar las prioridades y los flujos de trabajo según sea necesario.
4. Los procesos son cíclicos
Comprender que los procesos son cíclicos es importante porque lo que funciona hoy puede no funcionar mañana. Tener esto en cuenta ayuda a identificar más rápidamente los procesos que ya no funcionan. Por eso, no te apegues a procesos que pueden durar menos de lo que deseas e imaginas.
4 metodologías para la gestión de procesos
Ahora que entiendes de qué se trata la gestión de procesos, te mostraremos metodologías que pueden ayudarte con tu gestión.
PDCA es el método de gestión de procesos más conocido del mundo. Trabaja hacia la mejora continua como un ciclo que se repite indefinidamente, compuesto por cuatro fases: Planificación, Ejecución, Análisis y Acción.
A esto se suma el Lean Manufacturing, que tiene como objetivo entregar el mayor valor con el mínimo de recursos a través de la eficiencia de los procesos productivos. Con el objetivo de no desperdiciar nada para reducir costes, eliminar lo superfluo y acelerar el resultado final.
También está la metodología Kaizen, que es una de las herramientas de Lean Manufacturing que tiene como objetivo lograr una mejora rápida a través de la estandarización de los procesos productivos. El método estimula la creatividad para mejorar la cultura de la empresa, requiriendo un esfuerzo colectivo para resolver problemas.
Finalmente, Six Sigma es un conjunto de técnicas de mejora continua, que se basa en la recopilación de datos de cada etapa de producción para analizar y eliminar fallas y desperdicios del sistema. En otras palabras, involucra cualquier factor que pueda afectar el desempeño del proceso. Por lo tanto, debe ser considerado por la gestión de procesos.
