GESTIÓN DE EXISTENCIAS: CONSEJOS PARA APLICARLA Y EVITAR LOS ERRORES MÁS COMUNES

| |

La gestión de inventarios es uno de los mayores retos a los que se enfrentan los directivos hoy en día, especialmente en las pequeñas y medianas empresas. Los bienes almacenados son muy importantes, porque pueden frenar el crecimiento de su empresa y provocar grandes pérdidas si no se gestionan correctamente.

Por lo tanto, un nivel bajo de stock puede provocar retrasos en la entrega a sus clientes. Mientras tanto, el inventario excesivo representa una gran cantidad de efectivo inactivo, lo que afecta directamente el capital de trabajo. Además, mantener los productos en stock durante mucho tiempo puede provocar problemas como robo, obsolescencia, pérdida y daños.

Conociendo los impactos de la gestión de inventarios en su empresa, pueden surgir muchas preguntas por responder. Por ejemplo: ¿Cuándo reabastecer ciertos artículos? ¿Cuál es el nivel de inventario correcto? ¿Cómo controlar el inventario? ¿Cómo puedo utilizar el control de inventario en mi toma de decisiones? EPR Consultoria te ayudará a responder todas estas preguntas – ¡sólo continúa leyendo el texto!

¿Qué es la gestión de inventarios?

La primera diferenciación que debemos hacer para definir este concepto es entre control de inventario y gestión de inventario. El control de inventarios es el seguimiento de los recursos materiales de su empresa. En este caso se lleva a cabo un control total de su nivel de inventario, sabiendo exactamente cuántas unidades de cada artículo hay almacenadas en su empresa.

Sin embargo, de nada sirve realizar este control de inventario de forma excepcional si no utilizas esta información en tu toma de decisiones. Por lo tanto, la gestión de inventario es exactamente utilizar el seguimiento de su inventario de manera estratégica, ayudando a su empresa a lograr mejores resultados.

¿Qué importancia tiene la gestión de inventarios?

La gestión de inventarios es sumamente importante, ya que impacta directamente en los resultados de tu empresa, tanto positiva como negativamente. Prestando la debida atención a la gestión de inventarios, podrás evitar varias pérdidas para tu empresa, además de aumentar significativamente las ganancias.

Una mala gestión de inventarios, en la que los artículos están deteriorados, la asignación física de los materiales está mal hecha o no hay control sobre el nivel de stock de materias primas y productos terminados, puede llevar a la quiebra a tu empresa. Esto se debe a que no podrá operar a su máxima capacidad de producción. Así, el producto final perderá calidad o no estará disponible cuando el cliente lo busque. También pueden producirse retrasos en las entregas, y todos estos factores beneficiarán a la competencia.

Además, es importante resaltar que no necesariamente tener un stock amplio y completo es una señal positiva. Después de todo, las acciones son efectivo y requieren varios costos para mantenerlas. Por lo tanto, es fundamental para tu empresa encontrar el nivel de stock correcto, para que nunca falten productos cuando tu cliente busque. Pero también que no suponga costes innecesarios y excesivos.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de inventario?

Una buena gestión de inventarios puede generar muchos beneficios para tu empresa, pero son necesarios algunos requisitos para que esto suceda: 

  1. Ten control absoluto de todo lo que entra y sale de tu inventario;
  2. Observar si los artículos están dispuestos en los pasillos y en los estantes de manera optimizada;
  3. Monitorear los indicadores de gestión de stocks;
  4. Utilice indicadores para facilitar su toma de decisiones. 

Al cumplir estos requisitos, una empresa puede alcanzar un nuevo nivel de calidad y gestión. Esto se debe a que tus procesos internos serán más ágiles, de forma que beneficia a todos los sectores dependientes de stocks, como Compras, Producción y Comercial. De esta manera, su empresa podrá lograr mejores resultados.

Además, el comportamiento de su acción puede traerle varios beneficios a través de información como:

  1. Los productos más deseados por los clientes,
  2. Productos que requieren un mayor trabajo de marketing, 
  3. La estacionalidad de determinados productos.

De esta forma, el producto que tu cliente desea siempre estará disponible cuando lo busque.

¿Cómo se lleva a cabo la gestión de inventarios?

Hay muchas formas de gestionar el inventario, desde las más sencillas hasta las más complejas. ¡A continuación, se detallarán varias metodologías que te ayudarán a administrar tu inventario!

PEPS

El acrónimo PEPS significa “primero en entrar, primero en salir”. En otras palabras, el artículo más antiguo de su stock debe ser el primero en venderse. Este método es especialmente aplicable si su empresa vende productos perecederos. Esto se debe a que los artículos que llevan más tiempo almacenados deben ser los primeros en salir del stock, evitando el riesgo de su fecha de caducidad.

En PEPS, el precio de venta de un determinado producto debe basarse en su precio de coste. Este método ayuda a la rotación de su inventario y garantiza que se mantengan las ganancias reales del producto. Además, este es el método que utiliza el IRS para calcular los impuestos.

UEPS

El significado de las siglas UEPS define perfectamente cómo funciona este método: último en entrar, primero en salir. En otras palabras, el último artículo que compraste y agregaste a tu inventario debe ser el primero en venderse.

Esta metodología, sin embargo, no debe aplicarse a empresas que trabajen con productos perecederos. Al fin y al cabo, cuando se venda la primera mercancía añadida al stock, probablemente su validez habrá caducado.

Además, la UEPS reduce el margen de beneficio operativo de la empresa, al incorporar al precio de coste del artículo indicadores como la inflación y las variaciones del tipo de cambio, que varían en cada momento. Por lo tanto, el Servicio de Impuestos Federales no acepta la UEPS, que se utiliza únicamente con fines de gestión.

curva ABC

La Curva ABC es un método para priorizar productos en tu stock. Siguiendo este modelo clasificarás tus artículos como A, B o C, dependiendo de su nivel de importancia para la empresa. De esta forma se priorizan los productos más importantes.

Este método sigue el Principio de Pareto, que indica que el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus esfuerzos. La Curva ABC es fundamental para agilizar tu inventario, ubicando los artículos más importantes en lugares estratégicos, facilitando su acceso.

Justo a tiempo

Just in Time fomenta que la producción se realice de la forma más exacta posible y en el momento adecuado. En este modelo, el cliente realiza el pedido antes de que comience la producción. El mayor beneficio de Just In Time es la reducción de costos, ya que no tendrá dinero inactivo en su empresa.

¡Este modelo, a diferencia de los demás, no trabaja con inventarios o mantiene el inventario al nivel más bajo posible! Esto significa que cuando se recibe una materia prima, esta pasa directamente a producción. Por lo tanto, cuando el producto está listo, se envía inmediatamente, sin pasar por stock.

Costo promedio

El Costo Promedio calcula el valor de tu stock y funciona de la siguiente manera: debes sumar el costo total de tu stock (usando el precio de compra de cada material, incluso si hubo una variación) y dividirlo por el número total de artículos almacenados. . Este método también puede denominarse media móvil ponderada.

Es importante resaltar que para que el Costo Promedio calcule correctamente el valor de su stock, no pueden existir grandes variaciones en el precio de compra de los materiales. Junto con el PEPS, este modelo también es aceptado por el Servicio de Impuestos Federales.

¿Cómo evitar pérdidas de acciones?

Un indicador sumamente importante para mantener una buena gestión de inventarios es la cantidad de materiales que se pierden en el almacén. Estas pérdidas pueden ser causadas por mal almacenamiento, robo, exceso de stock, entre otros. Para evitar este tipo de situaciones, debes tomar algunas precauciones que marcan una gran diferencia para tu empresa.

En primer lugar, gestiona con cuidado los artículos que entran y salen de tu stock. Si el número de artículos registrados en el sistema no coincide con la realidad, es posible que se haya producido un robo. Si está seguro de que está registrando correctamente este flujo de materiales, puede tomar medidas para encontrar el motivo de la pérdida. Además, controlando la fecha de entrada en stock se pueden evitar pérdidas como la obsolescencia.

Pueden ocurrir otros problemas, como productos mal almacenados en los estantes y pérdidas como roturas, daños e incluso obsolescencia, si un producto perecedero se almacena en un lugar donde sea posible optimizar su espacio de stock. Para evitar estos problemas, debes optimizar el espacio físico de tu inventario. Este proceso implica priorizar productos (Curva ABC), combinado con la optimización del diseño.

4 consejos para una gestión eficiente del inventario

1. Priorizar los elementos almacenados

Una buena gestión de inventario implica una buena categorización y priorización de los artículos almacenados. Priorizando tus productos podrás ordenar físicamente tu stock de la forma más ágil y optimizada posible. 

Esta priorización puede seguir diferentes criterios, como ingresos, rentabilidad y rotación de inventario. Por lo tanto, la metodología recomendada para priorizar los artículos almacenados en su inventario es la Curva ABC.

2. Previsión de la demanda

Para una buena gestión del stock es fundamental tener conocimiento del comportamiento de su demanda. Esto sólo es posible si tienes una buena base de datos sobre tus ventas. De esta manera, será posible identificar comportamientos periódicos en la demanda de determinados productos, como la estacionalidad.

A partir de esto podrás definir correctamente los niveles mínimos y máximos de stock, para que nunca falte o sobra el almacenamiento de material. Con una buena previsión de la demanda, tus compras serán más asertivas. De esta manera, se garantiza que los productos estén disponibles cuando se necesitan y, así, su volumen de ventas será mayor.

3. Controlar estrictamente las entradas y salidas

¡Nunca olvides registrar las entradas y salidas de artículos de tu stock! Una buena gestión de inventario implica saber exactamente qué productos hay en stock y cuántas unidades de cada uno están disponibles. De esta forma podrás controlar los niveles máximos y mínimos de stock y así reponer correctamente cuando sea necesario.

Además, nunca olvides anotar la fecha de llegadas y salidas, para evitar errores. Este control se puede realizar de una forma muy sencilla, como anotar los datos en una libreta. Sin embargo, se recomienda contar con un software o una hoja de cálculo donde se pueda realizar este registro.

4. Monitorear los indicadores

Una de las mejores formas de hacer que tu toma de decisiones sea más rápida y asertiva es mediante el seguimiento de indicadores. En la gestión de stock, existen algunos indicadores que se pueden controlar y que ayudarán a tu planificación. Aquí hay unos ejemplos:

  • COGS (Costo de bienes vendidos): COGS es la suma de los gastos para producir y almacenar una mercancía determinada. Con este indicador podrás concluir si estás comprando los materiales correctamente. En el caso de una buena gestión de inventario, la tendencia es que los COGS disminuyan.
  • Agotado: El desabastecimiento indica la proporción de bienes agotados en comparación con los disponibles. Con esto podrás saber si estás cubriendo la demanda. Si no se realiza este control, tus clientes pueden quedar insatisfechos y buscar competencia.
  • Rotación de inventario: este indicador muestra si tus productos permanecen en stock durante mucho tiempo o si se están agotando rápidamente. La rotación de stock es importante, ya que permite identificar qué productos están inactivos durante mucho tiempo, lo que indica que se deben tomar algunas acciones para cambiar este escenario (estrategias de marketing, por ejemplo).
  • Tasa de devolución: a través de este indicador es posible saber qué productos están siendo devueltos al stock con mayor frecuencia después de la venta. Esto indica que ciertos productos pueden tener una calidad inferior a la esperada por los clientes y por tanto tener tasas de devolución más altas. A partir de ahí, se pueden adoptar planes de acción para resolver la situación. Idealmente, la tasa de rendimiento debería ser cero. 

Quizás ya hayas notado que las acciones están directamente relacionadas con muchos sectores de la empresa. Por tanto, gestionar esta información de forma unificada, posibilitando el acceso a datos bursátiles de otros sectores de la empresa.

4 errores principales en la gestión de inventarios

Por último, trate de evitar algunos errores al gestionar el inventario. Como se mencionó anteriormente, las acciones son dinero inservible, por lo que es necesario tener algunos cuidados:

1. No guardes exceso de stock

Los inventarios significan más costos. Estos costos pueden involucrar alquiler de espacio, electricidad, agua, costos de pérdidas, entre otros.

2. No compres demasiado

Es posible que no puedas deshacerte de los productos y tendrás que realizar promociones, lo que podría significar no lograr los resultados esperados por tu empresa.

3. No compres menos de lo necesario

Este error puede provocar pérdida de clientes, retrasos en las entregas y una alta desorganización de la logística interna de su empresa.

4. Uso de cuadernos u hojas de papel

Para gestionar el inventario, estos materiales físicos dificultan visualizar los niveles de stock, monitorear indicadores y fluir información entre sectores. Por lo tanto, si tu empresa tiene los medios económicos para hacerlo, contrata algún software o empresa que haga una herramienta de gestión de inventario.

Deja un comentario