La gestión administrativa es el área responsable de coordinar los recursos administrativos de la empresa. Para llevar a cabo esta tarea, es necesario organizar las necesidades, los procesos y los recursos con los que dispone cada departamento de la empresa y gestionarlos de la mejor manera. Básicamente, la gestión administrativa consiste en dirigir y mantener el control sobre los recursos de una organización, todo ello para obtener los mejores resultados.
Los beneficios de la gestión administrativa
La gestión administrativa ofrece un conjunto de beneficios que ayudan a una empresa alcanzar el éxito. ¡Los beneficios son muchos!, pero nombraremos los tres más importantes.
Aumento de la productividad
La gestión administrativa permite ejecutar muchos procesos de forma más optimizada y sencilla. La idea es tener la oportunidad de modificar todos aquellos procesos que, en lugar de ayudar en la eficiencia, retrasan la productividad.
Con todas las modificaciones y ajustes, la productividad del equipo es mucho más evidente. Además, el gerente administrativo tiene la oportunidad y de centrarse en otras tareas.
Concentrarse en lo que realmente importa
Sin la gestión administrativa es imposible centrarse en los objetivos. Con una planificación bien ejecutada, estrategias definidas y un equipo productivo y organizado, los objetivos que antes parecían imposibles de alcanzar se hacen tangibles a corto, mediano y largo plazo.
Hacer más con menos
Cuando se definen los indicadores y se diseñan las estrategias, todo esto refleja cómo los equipos pueden ahorrar dinero y encontrar maneras inteligentes de optimizar sus productos y servicios.
Con una estructura más organizada, los problemas se ven y pueden ser arreglados de manera eficaz para complacer a los clientes y empleados.
Principales responsabilidades de la gestión administrativa
En principio, el gerente administrativo se propone fijar metas y, a través de la planificación, alcanzarlas. Para que todo esto suceda en armonía, la gestión administrativa por parte del gerente debe obedecer a las siguientes responsabilidades:
- Analizar y conocer la problemática de la empresa.
- Reflexionar sobre diferentes escenarios para prevenir problemas.
- Enfrentar y aportar soluciones a los problemas.
- Organizar los recursos financieros.
- Ejercer un buen liderazgo en situaciones difíciles y en los procesos cotidianos.
- Motivar a las personas para que se cumplan los procesos administrativos.
Lógica y procesos en la gestión administrativa
Hablar de lógica en la gestión administrativa puede parecer un tema fuera de contexto, pero si se analizan las siguientes preguntas es posible encontrar la conexión:
- ¿Por qué realizamos esta tarea o seguimos estos procesos?
- ¿Existe una mejor manera de llevar a cabo esta tarea?
Estas dos preguntas son suficientes para comprender la importancia de la lógica en la gestión administrativa, a menudo incluimos algunas tareas innecesarias en nuestra rutina y han estado allí durante años y no nos damos cuenta de que las cosas evolucionan y ya no son útiles. Todo esto sucede porque nadie está pensando en los procesos, hay una falta de gestión de procesos, lo que implica la ausencia de gestión administrativa.
La gestión administrativa tiene un alto contenido estratégico para la empresa. El uso de una herramienta obsoleta puede acarrear desventajas en relación con los competidores, pero, ¿cómo va a estar atento el gerente a las nuevas herramientas tecnológicas que ofrece el mercado si está ocupado en el día a día de las operaciones?
Una buena forma de realizar una gestión administrativa eficiente es identificar todos los procesos que se realizan dentro de la empresa, qué departamentos y personas están involucrados, mapearlos, entenderlos y mejorarlos constantemente.
Funciones de la gestión administrativa
Planificación
La planificación es un proceso continuo y sistemático de toma de decisiones sobre el objetivo que se buscará en el futuro, para ello existen diferentes niveles de organización. En fase inicial la planificación implica la determinación de objetivos. En el nivel intermedio, implica la asignación de recursos, la traducción e interpretación de decisiones estratégicas. A nivel operacional, la planificación despliega las estrategias de cada departamento en planes operacionales para cada tarea.
Organización
Si la planificación es el momento teórico, la organización es el comienzo de la práctica, el comienzo de la acción misma, hacia el logro de los objetivos fijados. Para desempeñar la función de organización, el gerente debe enumerar el trabajo que debe realizarse, dividirlo en tareas que puedan ser realizadas de manera lógica y eficiente, por individuos o grupos y llevarlo a cabo
Dirección
La dirección supone la existencia de una o más personas que puedan guiar al equipo para lograr los objetivos antes mencionados. Es la dirección que dará el camino a los objetivos y planes, es responsable de interpretar lo que se ha definido en la función de planificación y de instruir a los equipos sobre cómo ponerlo en práctica para asegurar que todo se lleve a cabo según lo previsto sin perder el enfoque.
Control
Fayol, uno de los teóricos del consejo, dice que el control significa comprobar que los procedimientos del personal están de acuerdo con las normas y principios establecidos en la empresa. Es uno de los momentos en que el administrador puede incluso retroalimentar el sistema.
El control, a su vez, se basa en el establecimiento de normas y medidas de rendimiento para garantizar que las actitudes empleadas sean las más compatibles con lo que la empresa espera. El control de las actividades desarrolladas permite maximizar la probabilidad de que todo ocurra según las reglas establecidas y dictadas.
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Organización y procesamiento
Es necesario comprender cuáles son las necesidades de cada puesto de trabajo, con qué frecuencia se producen, cuál es el nivel de prioridad de cada tarea, con el fin de proporcionar las condiciones y los recursos en el momento adecuado para que se lleven a cabo de forma satisfactoria.
Esto sólo es posible con la organización y el procesamiento.
La organización existe para hacer que las cosas sucedan de la manera en que fueron planeadas.
El procesamiento es un conjunto de prácticas establecidas y sistemáticas que identifican, analizan y resuelven los problemas que surgen.
Indicadores para la toma de decisiones
Forma parte de la gestión administrativa la identificación de los indicadores, los cuales deben ser usados para medir el estado en el que se encuentra la empresa en ciertos aspectos. Incluso una empresa pequeña necesita utilizar indicadores. Los más importantes son:
Indicadores de capacidad
- Estos indicadores son individuales y colectivos.
- Su objetivo es estimar la capacidad de producción global de la empresa.
- Es la suma de las capacidades individuales, tanto humanas como materiales.
Indicadores de productividad
- Estos indican cuánto podemos producir, con una cierta cantidad de recursos y en un determinado momento.
- Son indicadores que deben compararse con los de la competencia.
Indicadores de calidad
Se elaboran con base a parámetros que identifican los niveles mínimos de calidad y deben ser alcanzados o superados, para mantener el estándar de calidad de lo que la empresa produce.
Indicadores estratégicos
De hecho, todos los indicadores son estratégicos, ya que motivan las decisiones, algunas más ligadas al mercado y al comportamiento de los consumidores están orientadas fundamentalmente a planear las estrategias competitivas de la empresa.
Indicadores financieros
Son aquellos que muestran la situación financiera de la empresa a corto, medio y largo plazo. Dentro de este grupo también se puede encontrar los estados financieros.
Para concluir podemos decir que la gestión administrativa es responsable de que la empresa alcance sus objetivos con el mínimo esfuerzo, gastos, desperdicio de recursos y en el menor tiempo, lo que sólo es posible si el administrador es capaz de aportar dirección, lógica y organización.
