El método FIFO fue creado para que las empresas controlen el inventario. De esta manera, se trata de un sistema lean, que aporta claridad sobre partidas con vencimientos más cortos. Si alguna vez has ido al supermercado, ya habrás visto las fechas de caducidad de los productos que vas a comprar. Si están caducados, los productos caducados perjudicarán el comercio.
Pero al fin y al cabo, ¿qué es el sistema FIFO?
En este artículo analizaremos qué es FIFO. Además de explicar cómo y cuándo aplicarlo y señalar las diferencias entre sistemas similares, como LIFO y FEFO.
FIFO ¿qué es?
Para empezar a entender qué es FIFO debemos analizar qué significan sus siglas “First in, First Out”. Su traducción es PEPS: “Primero en entrar, primero en salir”.
Este sistema es muy común en informática, utilizándose en la organización de componentes complejos como los procesadores. Estos componentes realizan entre 200 y 3 mil millones de cálculos por segundo. Con el tiempo, la ingeniería de producción adaptó este método tan eficaz para aplicarlo en las empresas.
Desde entonces se ha convertido en un sistema de organización de la logística de inventarios, priorización y rotación de mercancías. Por lo tanto, al utilizar el método FIFO, es posible reducir los costos derivados de una mala gestión de inventarios.
¿Cuál es el propósito de FIFO?
Junto con el sistema de producción de Toyota, el principal objetivo del sistema FIFO es mover el inventario. En consecuencia, la reducción de costes y espacio no utilizado dentro de una empresa. Además, encaja directamente con el Lean Thinking, reduce el desperdicio y, al mismo tiempo, genera valor para el cliente.
Por ello, el método FIFO es muy utilizado en empresas cuyo principal ingreso es la venta de bienes perecederos, siendo estos productos de corta vida útil. Así, el método organiza el stock de tal forma que se minimizan las pérdidas y hace que el inventario sea más práctico y fácil de entender.
¿Cómo funciona FIFO?
El método FIFO es un sistema en el que el primer elemento que entra es el primero que sale. Así, trabajamos con un sistema que regula la circulación de productos dentro de una empresa y ordena su salida, en el que siempre sale primero el producto más vendido.
El sistema FIFO, además, determina las colas por orden de llegada, donde siempre se da prioridad a los productos más antiguos, creando así un orden de artículos. De esta forma, es posible mantener un mayor control del stock, preservando y evitando cuellos de botella y productos envejecidos o caducados.
Diferencias entre FIFO, LIFO y FEFO
Como se ha visto hasta ahora, el sistema FIFO es sumamente útil y válido para mejorar los inventarios y, en consecuencia, ayudar al crecimiento empresarial. Sin embargo, no existe sólo este sistema de planificación y control de inventarios. Posteriormente surgieron otros métodos como LIFO y FEFO, que pueden utilizarse dependiendo de las necesidades de cada empresa.
Los tres tipos de sistema tienen ciertas características diferentes, por eso a continuación explicaremos qué significan LIFO y FEFO.
LIFO
Al igual que el sistema FIFO, LIFO es un acrónimo que significa “Último en entrar, primero en salir” o, en portugués, UEPS, que significa “Último en entrar, primero en salir”. En este sentido, este sistema se diferencia directamente del sistema FIFO. Por tanto, el último producto en entrar en stock debe ser el primero en salir.
La lógica detrás de este sistema se basa en cuestiones estratégicas de venta, en las que resulta ventajoso mantener productos con potencial de pico de ventas y sin riesgo de caducidad. Para alcanzar este objetivo, el emprendedor debe vender los últimos productos que entraron al almacén, seleccionando cuáles otros conservar.
Por ello, se recomienda aplicar este sistema a negocios con productos susceptibles a la moda, o más enfocados al deseo de compra del consumidor. Los productos que cumplen con este requisito son: ropa, celulares, videojuegos y automóviles, teniendo estos una mayor tendencia a vender la versión más actualizada o nueva del producto.
Por tanto, no se recomienda para existencias de productos perecederos.
FEFO
Al igual que en los dos sistemas anteriores, el acrónimo FEFO significa «First Expire, First Out», que se traduce como «First In Win First Out». Se diferencia del sistema FIFO a la salida, que irá a disposición y no a venta.
Este, a diferencia de los anteriores, está ligado a la vigencia del producto y no al momento de su entrada en stock. Lógicamente la empresa tiene un mayor control sobre la vigencia de los productos de su stock, teniendo siempre a la venta productos frescos.
En este sentido, el sistema FEFO encaja principalmente en el sector alimentario o en negocios en los que la validez y calidad del producto están directamente ligadas a la decisión de compra del consumidor. Además, debido a que el sistema descarta productos que están vencidos o cerca de su fecha de vencimiento, el sistema proporciona al consumidor productos en excelentes condiciones y dentro de su fecha de vencimiento.
¿Cuándo utilizar FIFO?
Para una aplicación más efectiva del método FIFO, es recomendable aplicarlo a negocios que tengan como productos artículos que tengan una alta rotación y vida útil. Siguiendo las pautas, es extremadamente beneficioso aplicar FIFO en estas condiciones, ya que estos productos tienen una alta rotación.
Para dar un mejor ejemplo, empresas como supermercados, almacenes generales, empresas de logística, entre otras que tienen un alto ingreso y salida de productos o materias primas son sumamente recomendables para aplicar el sistema FIFO. Además, es preferible para empresas que tienen problemas con el flujo y almacenamiento de productos.
Sin embargo, el simple hecho de utilizar este método no resolverá todos los problemas de inventario de la empresa. Por lo tanto, se recomienda aplicarlo en conjunto con un estudio de capacidad, para comprender mejor cómo funciona la empresa, y un estudio de diseño, para adaptar mejor la empresa al sistema FIFO.
¿Cuáles son los beneficios de FIFO?
El sistema FIFO trabaja para optimizar el almacenamiento de una empresa, más precisamente permite la entrada y salida de productos. De esto se pueden observar varios beneficios dentro de la empresa, especialmente en la parte logística. Además, el método FIFO evita la sobreproducción y el acopio, al tiempo que gana agilidad en los procesos logísticos y abre un mayor espacio para mejoras continuas dentro de la organización.
En consecuencia, la tasa de desperdicio disminuye al aplicar el sistema FIFO. Al optimizar el espacio de trabajo y stock, se reduce la necesidad de comprar una gran cantidad de productos, lo que permite aplicar la producción pull en la empresa. Esta optimización del almacenamiento reduce costes y pérdidas, aumentando los beneficios de la empresa.
Luego, con una alta rotación, los precios de los productos dentro de la empresa tienden a sufrir menores fluctuaciones en el mercado, ya que el tiempo de almacenamiento de los productos disminuye, al igual que las ganancias. Esto también se aplica a la compra de productos; al estar más controlada la producción, se pueden obtener mejores precios para el consumidor. Además, la calidad de los productos se ve afectada positivamente.
Otra ventaja del sistema FIFO es la gestión visual del inventario. Como el método influye en la organización del almacenamiento, es posible visualizar más fácilmente sus cuellos de botella. FIFO facilita a los empleados la identificación de problemas y fallas en el sistema, corrigiéndolos más fácilmente.
¿Cómo aplicar FIFO?
En primer lugar, ningún producto debe exceder a otro, manteniendo fija la cola de productos creada por la llegada de lotes, evitando el “encaje” de productos que no estaban en la cola. Esto hace que la cola que se crea por las fechas de llegada de los lotes sea fácil de organizar y todos los productos lleguen con la misma fecha de caducidad y calidad.
La segunda regla se basa en una clasificación de capacidad máxima para el inventario. En primer lugar, debes asignar un límite a tu flujo de inventario al aplicar FIFO. Cuando la cola alcanza el límite excedido, el proceso de compra finaliza hasta que se haga espacio en el flujo para la compra de otro lote. De esta forma se evita la sobreproducción y la sobrecarga de empleados trabajando en stock.
Sin embargo, aplicar el sistema FIFO puede no ser tan sencillo dependiendo del diseño y estructura del almacenamiento de la empresa. Por lo que se recomienda aplicar un estudio de disposición de stock para facilitar la aplicación. Además, vale la pena realizar un estudio de capacidad después de la implementación de FIFO, para validar si el sistema está funcionando correctamente o si se deben realizar más ajustes.
Ejemplos de FIFO
El sistema FIFO puede aportar varias ventajas, todas ellas siguiendo la regla de que los productos más antiguos deben ser los primeros en venderse al cliente. Por lo tanto, proporcionaremos un ejemplo de aplicación del método FIFO:
Supongamos que eres dueño de un mercado que vende varios productos, pero para facilitar las cosas, solo nos centraremos en el pan. En abril se compraron y entregaron dos lotes del mismo tipo de pan: el lote 1 el 13/04 y el lote 2 el 25/04.
Por lo tanto, si un cliente llega a tu mercado el día 26/04, el pan que estará en el lineal será del lote 1, si aún tienes productos del mismo, ya que este es el más antiguo del stock del mercado.
Así, los productos del lote 2 sólo se colocarán en estantería cuando se agote el pan del lote anterior de esta forma, preservando la rotación que pretende tener el sistema FIFO, mejorando el flujo en su conjunto y reduciendo el desperdicio