La negociación a nivel general siempre se divide en cuatro etapas que se desarrollan a lo largo del proceso, pero antes de iniciar con las etapas de la negociación es indispensable conocer cuáles son las características propias de la negociación para poder entender el tema.
Características de la negociación
De manera simplificada, la negociación es un método por el cual las personas resuelven sus diferencias. Es un proceso por el cual se llega a un compromiso o acuerdo, evitando discusiones y disputas. En cualquier desacuerdo, las personas, comprensiblemente, tratan de lograr el mejor resultado posible para su posición (o tal vez para una organización a la que representan).
Hay ciertas características del proceso de negociación:
- Hay un mínimo de dos partes presentes en cualquier negociación.
- Ambas partes tienen objetivos predeterminados que desean alcanzar.
- Hay un choque de objetivos predeterminados, es decir, algunos de los objetivos predeterminados no son compartidos por ambas partes.
- En toda negociación, ambas partes esperan un resultado.
- Ambas partes consideran que el resultado de la negociación es satisfactorio.
- Ambas partes están dispuestas a transigir, es decir, a cambiar de posición.
- La incompatibilidad de los objetivos puede dificultar el cambio de posición.
- Las partes entienden el objetivo de la negociación.
Lectura de interés: Factores internos y externos de la negociación
Etapas de la negociación
El proceso de negociación puede entenderse esencialmente como un proceso de cuatro pasos. Las cuatro etapas del proceso de negociación son la preparación, la apertura, la negociación y el cierre.
Etapa 1: preparación
La preparación es fundamental para el éxito del proceso de negociación. Estar bien preparado genera confianza y le da al negociador una ventaja. La preparación implica las siguientes actividades:
- Reunión de información: Necesitas aprender lo más posible sobre el problema y comprobar qué información se necesita del otro lado. También es necesario comprender claramente las cuestiones que están en juego.
- Medir la influencia: Medir la influencia de una persona y la influencia de la otra parte al principio es importante porque puede haber varias cosas que una persona puede hacer para mejorar su influencia o disminuir la de la otra parte.
- Comprender a las personas involucradas: Es importante conocer a las personas con las que se debe comerciar. La comprensión de sus objetivos, funciones y cuestiones que puedan plantear facilitará un mejor tratamiento de la situación durante el proceso de negociación.
- Relación: Es útil establecer una relación con el oponente durante las etapas iniciales, es decir, antes de que comience el proceso de negociación. Entonces puede determinar en una etapa temprana cómo el oponente será cooperativo.
- Conocer los objetivos: La claridad de los objetivos es absolutamente esencial. Es necesario decidir de antemano cuánto está dispuesto a conceder su oponente y cuáles son sus prioridades. Todos los argumentos y justificaciones deben estar listos.
- Tipo de negociación: Prever el tipo de negociación previsto, es decir, si será altamente competitiva, cooperativa o algo inusual; si la negociación será cara a cara, a través de un mediador o de alguna otra manera.
- Planificar: decidir el enfoque de la negociación y planificar el proceso de negociación en consecuencia.
Etapa 2: Fase de apertura e intercambio de información
Aquí los dos lados van cara a cara. Cada lado trata de impresionar al otro lado e influye en su pensamiento a la primera oportunidad. Psicológicamente, esta fase es importante porque marca en gran medida el tono de la negociación. Se trata de que las partes negociadoras presenten su caso a la otra.
Cuando comience esta ronda de negociación, extraiga de su cliente los principales problemas por los que atraviesa para que pueda argumentar con mayor firmeza sobre los beneficios que su producto puede aportarle.
Paso 3: Fase de negociación
La fase de negociación implica acercarse al objetivo que se pretendía alcanzar cuando se empezó a negociar. En esta fase, la estrategia básica es convencer a la otra parte de la idoneidad de sus demandas y persuadirla de que ceda a esas demandas. Para ello, hay que ser lógico al acercarse a una persona y estructurar argumentos claramente planeados. Crear una estrategia para que entiendan que la solución que tienes es la más apropiada.
Etapa 4: Fase de cierre
Esta es la cuarta y última etapa del proceso de negociación. Después de utilizar todas sus técnicas de negociación y argumentación, el cliente ha decidido cerrar el trato y negociará para obtener mejores precios, mejores condiciones de pago y otras ventajas.
Entienda su relación con este cliente para aceptar algunas imposiciones o no. ¿Esta venta en cuestión dará lugar a futuras ventas? ¿Vale la pena, en este momento, sacrificar un poco su margen pensando en los beneficios futuros? La fase final de una negociación representa la oportunidad de capitalizar todo el trabajo realizado en las fases anteriores. Las investigaciones realizadas en la fase de preparación, combinadas con toda la información obtenida, son útiles en la fase final.
También implica el sellado del acuerdo en el que ambas partes formalizan el acuerdo en un contrato escrito o una carta de intención. La revisión de la negociación es tan importante como el proceso de negociación en sí mismo y para el éxito de futuras negociaciones. Como dijo Dale Carnegie: «Si tuviste éxito, pregúntate por qué, e intenta repetir la acción. Si has fracasado, pregúntate por qué, y aprende de la experiencia».
