Enfoque de Sistemas: Qué es y cómo funciona

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El enfoque de sistemas es una metodología que trata de combinar conceptos de diversas ciencias en relación con un objeto de investigación determinado, se basa en la idea de que un determinado objeto de estudio tiene varias dimensiones y facetas que pueden ser estudiadas y comprendidas por varias ciencias, y que los conceptos y principios que emanan de las diferentes ciencias pueden ser utilizados en el estudio y la comprensión de un determinado fenómeno.

La teoría general de la administración ha experimentado una expansión gradual y creciente del enfoque desde el enfoque clásico al enfoque de sistemas, el enfoque clásico había sido profundamente influenciado por tres principios intelectuales dominantes en casi todas las ciencias.

Reduccionismo

Es el principio que se basa en la creencia de que todas las cosas pueden ser descompuestas y reducidas en sus elementos fundamentales que constituyen sus unidades invisibles, como el átomo en la Física, la célula en la Biología, las sustancias simples en la Química, y otros.

El reduccionismo hace que la gente razone sobre un determinado tema sin una visión amplia de las cosas. Es como si el cerebro estuviera dividido en sectores, y para cada sujeto tendría un solo sector.

Pensamiento analítico

Sirve para explicar las cosas o para entenderlas mejor. El análisis consiste en descomponer el conjunto en partes más simples, que se explican o resuelven más fácilmente. Son manifestaciones del pensamiento analítico, del concepto de división del trabajo y de la especialización de los trabajadores.

Mecanismo

Es el principio que se basa en la simple relación de causa y efecto entre dos fenómenos. Esta relación solía emplear lo que ahora llamamos un sistema cerrado. Por otra parte, las leyes de causa y efecto no prevén excepciones, y los efectos están totalmente determinados por las causas.

Enfoque clásico

  • Reduccionismo
  • Pensamiento analítico
  • Mecanismo
  • Expansionismo

Enfoque de sistemas (sistémico)

  • Expansionismo
  • Pensamiento sintético
  • Teleología

Es el principio que sostiene que cada fenómeno es parte de un fenómeno mayor. El expansionismo no niega que cada fenómeno está compuesto de partes, pero su énfasis está en centrarse en el conjunto del cual el fenómeno es parte. Se ocupa del globalismo y de la totalidad, el tipo de visión dirigida hacia el todo que llamamos enfoque sistémico.

Pensamiento sintético

Sería lo contrario del pensamiento analítico, porque trabaja directamente con el conjunto, por ejemplo un fabricante de automóviles, el pensamiento sintético se ocuparía de los sectores responsables del montaje del vehículo y no de los sectores que descubren los materiales para construir las piezas para ensamblarlo.

Teleología

Es el estudio de la conducta con el propósito de lograr objetivos lo que ha llegado a influir poderosamente en las ciencias. En la concepción teleológica, el comportamiento se explica por lo que produce o por lo que es su propósito u objetivo producir. A partir de esta concepción, los sistemas comenzaron a visualizarse como entidades globales y funcionales en busca de objetivos y propósitos.

Cibernética y ADM

La cibernética fue un movimiento creado por Norbet Wiener alrededor de 1943 para aclarar las llamadas “zonas blancas del mapa de la ciencia”. Este movimiento tuvo la reunión de un equipo de científicos de varias especialidades, cada uno con autoridad en su campo, pero con un conocimiento razonable en los campos de sus colegas.

Más tarde las aplicaciones de la cibernética se extendieron desde la ingeniería a la biología, la medicina, la sociología, llegando rápidamente a la administración. Las nociones de sistema, retroacción, homeostasis y otras son parte integral de los términos utilizados en la administración.

Definición de cibernética, es la ciencia de la comunicación y el control, ya sea en el animal o en la máquina, que permite que el conocimiento y los descubrimientos de una ciencia tengan condiciones de aplicación a otras ciencias, es decir, ofrece un sistema de organización y procesamiento de información y controles que ayudan a otras ciencias.

El campo de estudio de la cibernética es el de los sistemas. Los sistemas serían los elementos que se relacionan dinámicamente entre sí, formando una actividad para lograr un objetivo. Existe una clasificación arbitraria de los sistemas para facilitar su estudio:

En cuanto a la complejidad, los sistemas pueden ser:

  • Complejos simples, pero dinámicos.
  • Los complejos descriptivos, están interrelacionados de manera muy elaborada.
  • Es excesivamente compleja, extremadamente complicada y no puede ser descrita con precisión y en detalle.

Diferencia entre los enfoque de sistemas:

  • Sistema determinístico – es aquel en el que las partes interactúan de forma perfectamente predecible, pudiendo predecir sin riesgo o error, su próximo estado.
  • El sistema probabilístico – es el que no puede ofrecer una predicción detallada. Por ejemplo: si ofrecemos carne a un león, puede acercarse, no conectarse, pero también alejarse.

Los sistemas cibernéticos tienen tres elementos principales:

  • Son excesivamente complejos.
  • Son probabilísticos.
  • Se autorregulan.

De las tres propiedades anteriores, destaca la probabilística o interminación, que en los sistemas más simples puede ser abordada como estadística. El sistema cibernético es una máquina manipuladora de información, la actividad de su mecanismo depende de su capacidad para recibir, almacenar, transmitir y modificar información.

  • La jerarquía de sistemas está formada por sistemas jerárquicos o piramidales, el universo mismo es un sistema que consiste en una infinidad de sistemas y subsistemas.
  • Kenneth Boulding propone una jerarquía de sistemas, con nueve niveles, y cada nivel se caracteriza también por un sistema de sistemas.
  • En la construcción de un modelo de sistema, debemos considerar el isomorfismo y el homomorfismo.
  • Los sistemas son isomórficos cuando tienen similitud de forma.

Y los sistemas son homomórficos cuando tienen proporcionalidad de formas, aunque no sean del mismo tamaño. La retroacción, sería una cantidad de energía que sale de un sistema o una máquina, y devuelve la entrada, realineando así la máquina o el sistema, generando un ciclo. También sirve como una especie de controlador del sistema, poniéndolo de nuevo en el “camino” correcto cuando hay alguna desviación, o mejor dicho, poniéndolo de nuevo en el patrón establecido.

Hay dos tipos de retroalimentación, la positiva y la negativa.

La reacción positiva, que se produce cuando las ventas aumentan y las existencias salen más rápido, se produce para aumentar la producción.

La retroacción negativa sería prácticamente lo contrario de la retroacción positiva, sería cuando las ventas disminuyeran al salir las existencias con menos rapidez.

Consecuencias clave de la cibernética en ADM

Con la unión de la computadora y las máquinas el hombre está perdiendo no sólo el valor de su esfuerzo muscular sino también su valor racional. Dos consecuencias principales de esto son:

La automatización, que es la mejor combinación de los medios, con ellos vienen las fábricas autogestionadas, es decir, fábricas donde sus grupos de trabajo están formados por robots, y el trabajo humano es muy poco explorado o empleado.

La tecnología de la información se ha convertido en un instrumento necesario para el desarrollo económico y social de la humanidad. Es un instrumento que está ganando más espacio y está presente en nuestra vida cotidiana.

Teoría de Sistemas

TGS se ha inspirado en el trabajo del biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy. Esta teoría no pretende resolver problemas o intentar soluciones prácticas, sino producir teorías o conceptos que puedan crear aplicaciones en la realidad de lo que ha proporcionado la experiencia.

Bertalanffy criticó la visión de división de áreas como: Física, Psicología, Química y otras, porque la naturaleza no estaba dividida en ninguna de estas partes. La comprensión de los sistemas sólo puede estudiarse si se hace de manera general, porque de esta manera se estarán involucrando todos los principios e interdependencias. Hay dos razones que hicieron que la teoría de los sistemas, penetrara en la teoría administrativa.

La primera se debe a la necesidad de una mayor integración de las teorías que la precedieron;

El segundo debido a las matemáticas, la cibernética y la tecnología de la información que han traído inmensas posibilidades de desarrollo y organización para operar las ideas que se proyectan para una teoría de sistemas aplicada a la administración.

Conceptos, características y tipos de sistemas

Se trataría de un grupo de elementos combinados, que formando un conjunto organizado pueden obtener un mayor resultado o beneficio que si estos elementos estuvieran solos. Ejemplos serían la mecánica de un coche, una línea de montaje, el cuerpo humano y otros.

Sus características, como el propio nombre lo dice, los sistemas son unidades o elementos combinados en un conjunto organizado, que tiene sus interconexiones y características en un conjunto y no en sus elementos particulares. Los elementos integrales tienen sus objetivos y limitaciones en común.

Se forman en el siguiente orden, primero el sistema está formado por subsistemas y se integrará a un supersistema que está conectado al mercado o a la comunidad. Los sistemas pueden funcionar simultáneamente en paralelo serio.

Hay una gran variedad de sistemas y varias formas de clasificarlos como:

  • En cuanto a su constitución, pueden ser físicas o abstractas, las físicas están compuestas por máquinas y objetos reales;
  • El resumen se compone de hipótesis, ideas, planes y conceptos.

De hecho uno se complementa con el otro, el sistema físico formado por las máquinas necesita el sistema abstracto, que serían los programas para poder ejecutar sus propósitos y viceversa.

Todavía podemos clasificarlos en sistemas cerrados y abiertos;

El sistema cerrado sería un sistema que no está influenciado o no tiene relación con el medio ambiente, teniendo poco intercambio de energía y materia con el medio ambiente, por lo que no recibe ninguna influencia ambiental, puedo citar las máquinas como ejemplo.

El sistema abierto sería ya lo contrario del cerrado, presenta relaciones de intercambio con el medio ambiente, recibe muchas influencias e intercambia energía y materia con el medio ambiente, y siempre se adapta a él. Como ejemplo puedo citar el nivel de los individuos, el nivel de los grupos, la sociedad y otros.

Parámetros del sistema

Puedo decir en una definición general, que los sistemas son como un conjunto de elementos que tienen una serie de relaciones con sus atributos.

Un sistema se caracteriza por sus determinados parámetros, es decir, los parámetros son constantes arbitrarias que se caracterizan por sus propiedades, el valor y la descripción de las dimensiones del sistema. Sus parámetros son:

  • Entrada o Input – es la fuerza inicial del sistema que proporciona la energía para su funcionamiento.
  • Salida o Producto – es el propósito para el cual se reúnen los elementos y relaciones del sistema, y otra cosa que es importante observar es que los resultados de un sistema son siempre finales.
  • Procesador o Transformador – es el fenómeno que produce cambios, es un mecanismo de conversión de entradas y salidas. El procesador suele estar representado por la caja negra, por donde entran las entradas y salen los productos. Su exploración se hace a través de información y definiciones de comportamiento y operacionales.
  • Retroacción o Retroinformación – es la función del sistema que tiene como objetivo comprar la salida con un patrón preestablecido. La retracción tiene como objetivo el estado de un sistema sujeto a un monitor.

El monitor sería un tipo de guía de dirección y seguimiento. Uno de sus principios es mantener o mejorar el rendimiento del proceso, haciendo que su resultado sea siempre adecuado al estándar elegido.

  • El medio ambiente – es el medio que involucra al sistema externamente. El sistema abierto recibe muchas influencias del entorno, tiene que estar siempre adaptándose para sobrevivir y el entorno lo determina, porque entre él y el sistema hay un gran intercambio de energía, materiales e información.

Sistema abierto

El modelo de sistema abierto es siempre un complejo de elementos en interacción e intercambio continuo con el medio ambiente. La empresa reacciona a su entorno ajustándose y adaptándose a él para sobrevivir, y cambia sus mercados, productos, técnicas y estructuras. El sistema abierto tiene la capacidad de crecer, cambiar, adaptarse al medio ambiente e incluso auto reproducirse, naturalmente bajo ciertas condiciones ambientales.

A continuación se presentan las seis funciones principales o principales de una empresa que se interrelacionan pero que pueden estudiarse de forma aislada.

Ingestión – las empresas hacen o compran materiales para procesarlos de alguna manera, adquieren dinero, máquinas, personas del medio ambiente para producir ciertas funciones.

Procesamiento – en la empresa se procesan los materiales, hay una cierta relación entre las entradas y salidas por la cual el exceso es el equivalente de la energía necesaria para la supervivencia de la empresa.

Reacción al Medio Ambiente – la empresa reacciona a su entorno, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Estos cambios pueden hacerse en el producto en el proceso o en la estructura.

Suministro de piezas – los participantes de la empresa reciben no sólo sus funciones, sino también datos de compras, producción y ventas, y son recompensados principalmente en forma de salarios y beneficios. Incluso se podría decir que el dinero se considera la sangre de la empresa.

La regeneración de las partes – tanto los hombres como las máquinas deben ser mantenidas o reubicadas, de ahí las funciones del personal y el mantenimiento.

Organización – la organización de las cinco funciones descritas es una función que requiere un sistema de comunicación para el control y la toma de decisiones. Esto se logra mediante la gestión e implica problemas de control, toma de decisiones, planificación y, a veces, de réplica para adaptarla al medio ambiente.

Organizar un sistema abierto

Una empresa es un sistema creado por el hombre y mantiene una interacción dinámica con su entorno, ya sean clientes, proveedores, competidores, sindicatos y muchos otros agentes externos.

Un organismo social es similar a un organismo individual en los siguientes rasgos:

  • En crecimiento;
  • Se vuelve más complejo a medida que crece.

La interdependencia

En el comportamiento probabilístico y no determinante de las organizaciones el ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas y no controladas. Podemos decir que el comportamiento humano nunca es totalmente predecible, el personal es complejo, incluyendo los que pertenecen al autocontrol.

Las organizaciones son consideradas como sistemas dentro de sistemas. Esta relación constituye el vínculo básico entre una organización y el sistema más amplio del que parte, y proporciona una base para la clasificación de los tipos de organización.

Los límites o fronteras serían las líneas que demarcan lo que está dentro y fuera del sistema, no siempre existe físicamente el límite de un sistema. Las organizaciones tienen límites que difieren de los entornos y varían en el grado de permeabilidad. La permeabilidad de los límites definirá el grado de apertura del sistema en relación con el medio ambiente.

El modelo de Katz y Kahn

Danel Katz y Robert L. Kahn han desarrollado un modelo de organización a través de la teoría de sistemas a la teoría de la organización. Para ellos la organización como sistema abierto se caracteriza por los siguientes aspectos:

Importación – sería la entrada o recepción de material y energía para la renovación de las instituciones;

Transformación – la organización procesa y transforma sus insumos en productos terminados, servicios y mano de obra capacitada;

Exportación – sería la salida de ciertos productos al medio ambiente;

Negentropia – sería el proceso reactivo de obtención de reservas de energía, para mantener indefinidamente su estructura organizativa. Y así evitar la muerte de las formas organizadas;

Diferenciación – es la tendencia a elaborar estructuras, y reemplazar los patrones difusos y globales, funciones más especializadas y altamente diferenciadas;

Equivalencia – sería la capacidad de un sistema de alcanzar el mismo estado final a través de varios caminos diferentes;

Límites o Fronteras – define el área de acción del sistema, así como su grado de apertura hacia el medio ambiente.

Algunos de los sistemas sociales son:

  • Las organizaciones sociales están vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, recursos naturales, fábricas y otros artefactos. Pero estos elementos no están en ninguna interacción natural entre sí;
  • Necesitan insumos para la producción y el mantenimiento;
  • Tienen su naturaleza planificada, es decir, su sistema es inventado por el hombre y tiene algunas imperfecciones;
  • Necesita utilizar fuerzas de control para reducir la variabilidad e inestabilidad humanas.

Así como la sociedad tiene un patrimonio cultural, las organizaciones sociales también tienen patrones distintivos de sentimientos y creencias colectivas, que se transmiten a los nuevos miembros del grupo. También crea estructuras de recompensa para vincular a sus miembros a sistemas, establece normas de valor, justifica y estimula actividades y dispositivos para controlar y dirigir el comportamiento organizativo. Uno de sus recursos es explotar la fuerza motivadora, que impulsa en una estructura dada a convertirse una vez más en lo que básicamente es.

Para Katz y Kahn, el concepto de eficiencia y eficacia organizativa sería:

La eficiencia se refiere a la cantidad de insumos de una organización que aparece como producto y a la cantidad que es absorbida por el sistema.

La eficacia consistiría en la búsqueda de la maximización de los ingresos de la organización, por medios técnicos y económicos, y por medios políticos.

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