Elementos indispensables en la organización de un proyecto

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La diferencia entre un proyecto que fracasa a otro que logra cumplir las expectativas, radica en el interés y el compromiso que se le dedique al mismo, de ahí la importancia de planificar un proyecto empresarial correctamente estructurado, para esto se debe tener plenos conocimientos de los elementos claves a la hora de estructurar un proyecto, pues no todos deben ser estructurados de igual manera.

Por ejemplo, un proyecto a largo plazo es muy diferente a uno a corto plazo, por otra parte, tampoco sería igual estructurar un proyecto de una empresa ya consolidada a otro de una empresa que hasta ahora inicia, sin embargo, existen similitudes que son claves en cada proyecto, con base a estas similitudes o factores comunes los elementos son:

1. Meta y objetivos: Es lo principal, ¿qué esperas alcanzar? Es la incógnita que responde a la meta, por otra parte, los objetivos son los procedimientos que se deben cumplir para llegar a la meta, estos siempre deben ser específicos, mesurables, alcanzables, pertinentes y con plazo establecido (SMART).

2. Actividades y tiempo: A la hora de establecer las tareas para cumplir con el proyecto es fundamental priorizarlas, ¿Cuáles son las más importantes y cuales pueden esperar?, para poder establecer un calendario de trabajo, adicionalmente es necesario designar el personal idóneo para que realice estas actividades, pues una persona que no pueda cumplir con esta función retrasará los tiempos y podrá poner en riesgo el proyecto.

3. Target: Hoy en día el marketing es muy avanzado y ofrece variedad de estrategias que ayudan a dar un impulso a los proyectos, el término target hace parte de estas estrategias y busca focalizar las fuerzas de un proyecto en un objetivo o cliente específico, que puede ser el mayor consumidor del proyecto, sin embargo, esto no quiere decir que el proyecto solo este dirigido a esta población.

4. Presupuesto: En esta parte nos podemos referir al presupuesto económico, material y humano, se debe definir en cuanto a estos tres aspectos que se necesita y con que se cuenta actualmente. Este elemento es importante recalcarlo debido a que es necesario saber si se cuenta con lo requerido para poner en marche el proyecto o hay que buscar otras fuentes de apoyo.

5.Comunicación: Este elemento hace parte de un buen desarrollo y estructuración del cualquier tipo de trabajo que se realiza en grupo, los canales de comunicación siempre deben estar abiertos a recibir observaciones de todo tipo.

6.Medición de resultados: Una vez el proceso empiece a dar resultados es necesario mantener un monitoreo y medición de los objetivos, ¿se han cumplido o no?, ¿hasta que parte han llegado?, todos los aspectos que se puedan evaluar deberán ser tenidos en cuenta.

Características principales de un proyecto

Estas son las características que un proyecto normalmente posee:

  • Tiene una finalidad definida.
  • Esta dirigido por unos objetivos.
  • Su estructura delimita el tiempo de cumplimiento.
  • Esta compuesto por una fase de planificación, ejecución y entrega.
  • Se busca obtener un resultado.
  • Esta conformado por un grupo de trabajo.
  • Se debe monitorizar sus avances.

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