El Plan de Trabajo es un documento que describe un proyecto a realizar en un departamento o empresa. Suele abarcar un período de 6 a 12 meses, debe presentar un buen argumento para convencer a alguien que se encuentre interesado o de que invierta recursos en su ejecución.
Se utiliza ampliamente en las empresas de todo el mundo y no depende del conocimiento previo en el área de los proyectos que se van a realizar, aunque es esencialmente un proyecto para su comienzo, medio y final.
¿Para qué se usa el plan de trabajo?
Sirve para demostrar una propuesta de trabajo que se hace para resolver un problema, mejorar un proceso o construir o modificar algo. Su principal objetivo es obtener el apoyo de la empresa para realizar un trabajo específico y temporal.
En general, de la Planificación Estratégica surge la necesidad de desplegar acciones para lograr sus objetivos, el Plan de Trabajo es una opción para describir cómo se hará el proyecto.
Estructura del plan de trabajo
Su estructura incluye los siguientes temas:
Introducción: Da el contexto general sobre dónde se inserta el plan, por ejemplo, En el año 2015, la compañía X comenzó sus actividades en el área de la producción de papel utilizando una técnica revolucionaria que trajo un gran crecimiento al negocio. Lo que una vez fue un distribuidor se convirtió en un gran grupo manufacturero…
Justificación: Explica por qué se construyó el plan de trabajo, por ejemplo, Con el gran crecimiento del número de pedidos, la empresa comenzó a tener dificultades para procesarlos y hacer sus entregas en el tiempo previsto, por lo que este plan de trabajo propone la implementación de un sistema informático que automatizará el procesamiento.
Metas: Describe claramente hacia dónde quiere ir el plan de trabajo. Debe contener objetivos SMART, es decir, específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y oportunos, por ejemplo, expandir el número de pedidos a 10.000 por día para diciembre de 2020; Integrar el sistema en el inventario de al menos el 50% de los clientes para marzo de 2020…
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Qué son los Objetivos Smart
Recursos necesarios: Para llevar a cabo el plan se necesitan recursos humanos, materiales y financieros.
Restricciones: Factores que limitan el plan de trabajo, por ejemplo, tiempo de ejecución, presupuesto disponible, normatividad a observar, etc.
Plan de acción: Conjunto de actividades que cumplen los objetivos del plan de trabajo, como ejemplo se podría hablar de: Para apoyar el gran número de solicitudes, se llevarán a cabo actividades para adquirir un sistema, aplicación, capacitación y sensibilización de los interesados, etc.
