El Diagrama de Gantt es una herramienta que se utiliza para gestionar y monitorear proyectos, con fechas de finalización y entrega de tareas, así como una lista de materiales.
En este artículo analizaremos qué es un Diagrama de Gantt y cómo crearlo. Además de explicar cómo y cuándo aplicarlo, presentaremos las ventajas que aporta su uso para las empresas.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
oh Gráfico de gantt es una herramienta visual de gestión y seguimiento del cronograma de proyectos. En este sentido, se recomienda crear al inicio un gráfico específico para el proyecto, que contenga una lista de materiales, actividades a desarrollar y áreas presentes en el proceso.
Por tanto, es posible identificar a los responsables de las tareas, así como clasificar la prioridad de los entregables y procesos necesarios para el buen funcionamiento del proyecto.
Diagrama de Gantt: ¿para qué sirve?
El diagrama de Gantt se utiliza para organizar y monitorear el progreso del proyecto. Con atención al cumplimiento de los horarios estipulados, el diagrama permite gerente de proyecto sigue tu progreso. De esta manera, poder verificar su funcionamiento, para poder obtener el resultado esperado.
Por lo tanto, el diagrama de Gantt proporciona una organización de las partes involucradas, lo que permite al gerente comprender posibles cuellos de botella y, si es necesario, exigir avances a áreas que no están cumpliendo con sus obligaciones.
¿Cuál es la diferencia entre un cronograma y un diagrama de Gantt?
El Horario es un calendario diseñado para establecer duraciones de tareas y fechas de entrega. Por lo tanto, la presencia de un cronograma es fundamental para cualquier actividad a desarrollar, ya sea dentro de un proyecto específico o para una organización más constante.
El Diagrama de Gantt, sin embargo, utiliza el cronograma estipulado para comprobar y mantener actualizado en qué etapa se encuentra el proyecto. Y entonces, evaluar forma visualsi los avances logrados hasta la fecha son suficientes para predecir y evitar retrasos, de modo que se reduzcan las inconsistencias y los imprevistos.
Beneficios del diagrama de Gantt
La evaluación y seguimiento del cronograma es el principal beneficio que proporciona el uso del Diagrama de Gantt. Es en este sentido que se puede ver el valor y la necesidad de crear el Gráfico.
La lista de materiales utilizados para las actividades se incluye en el diagrama y permite a las partes involucradas conocer la cantidad en stock, brindando una buena Gestión de costes para la compañía.
Otro punto fundamental es la interdependencia entre las tareas descritas en el gráfico. Existe, por tanto, la posibilidad de realizar un seguimiento de diferentes actividades, desde distintos ámbitos, aportando multidisciplinaridad y una visión completa del conjunto.
¿Quién utiliza el diagrama de Gantt?
Los directivos y directores de proyectos utilizan el diagrama de Gantt, además de los clientes que siguen de cerca los proyectos que se llevan a cabo para ellos.
Evidentemente, los directivos toman la iniciativa a la hora de comprobar y visitar los gráficos. Sin embargo, nada de esto es posible si los responsables de las tareas no actualizan o siguen sus procesos. Por lo tanto, debe haber aceptación de todos los niveles jerárquicos involucrados en el desarrollo de un proyecto.
Diagrama de Gantt ¿cómo hacerlo?
Es esencial desarrollar listas de materiales para ser utilizado o, en el caso de un proceso industrial, fabricado. Además, es necesario contar con una línea de tiempo para asignar tareas en sus respectivos días y también crear una lista de los responsables de cada actividad.
Para la preparación, ya sea mediante software o manualmente, se crea una tabla y en la parte superior se debe incluir la duración del proyecto y, si es necesario, el marcado de días. De esta forma se reparten tareas a lo largo de los días, que pueden durar más de un día, o incluso semanas.
En una columna a la izquierda deberás colocar las áreas involucradas y las tareas se ubicarán en la línea del área a la que pertenecen, permitiéndote tener una buena vista de a qué área pertenece la tarea.
Por lo tanto, una vez creado el diseño del diagrama, basta con definir cómo se actualizarán los datos. En los diagramas manuales, puedes utilizar post-its de diferentes colores para identificar actividades por iniciar, realizar y completarproporcionando una buena distinción visual.
Para diagramas digitales se puede utilizar el mismo método, pero pintando las celdas de las actividades correspondientes.
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel?
Uno de los programas más utilizados para la gestión y organización es Microsoft Excel y también es posible crear un diagrama de Gantt. Para hacer esto, siga los siguientes pasos:
Primer paso:
Crea una tabla con los datos a analizar en el gráfico. Esta tabla puede contener el nombre de las actividades, sus duraciones, costos y fechas de inicio y finalización.
Segundo paso:
El siguiente paso es acceder a la barra de tareas de arriba y seleccionar “Insertar”, hacer clic en “Gráficos” y elegir la opción “Barras”. Depende del creador del gráfico decidir si quiere barras horizontales o verticales.
Tercer paso:
Con el gráfico en pantalla, es el momento de configurarlo para utilizar los valores rellenados en la tabla creada anteriormente. Haga doble clic en la lista de actividades para acceder a “Formato de eje” y seleccione “categorías en orden inverso”. Por tanto, las actividades se ordenan según su fecha de inicio, manteniendo un orden acordado.
Cuarto paso:
Sobre las fechas que se muestran en el gráfico, haga doble clic y acceda a “etiquetas” y “posición de etiqueta” y seleccione “superior”. Así, las fechas aparecerán en la parte inferior del gráfico.
Quinto paso:
Ahora debes hacer clic derecho en el sector azul de las barras que se muestran y abrir “Formatear serie de datos”. Por lo tanto, determine el 100% de superposición. En «relleno», elimine el relleno y en «color de borde», seleccione «sin línea».
Sexto paso:
Finalmente, en el sector de fechas del gráfico ensamblado, ingrese en “máximo” y “mínimo” las fechas extremas del proceso, es decir, inicio y fin.
Ejemplo de diagrama de Gantt
Para ilustrarlo, mire el diagrama de Gantt a continuación. Presenta barras con porcentajes de avance y estas brindan una visualización de cómo se están llevando a cabo tus procesos, lo que te permite identificar posibles postergaciones y retrasos.
También podemos observar las tareas a realizar en la columna de la izquierda y se puede observar que la primera línea reúne todos los procesos que se enumeran a continuación. Aunque, tu progreso avanza automáticamente a medida que los de abajo, pertenecientes a esta etapa, también evolucionan.
En este caso, las fechas se cumplimentaron incluso antes del gráfico, tanto de inicio como de finalización, lo que puede proporcionar una visión clara y objetiva de la duración de un determinado proceso.
¿Cómo aplicar el diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt se puede aplicar a proyectos, ayudando a desarrollar la planificación estratégica la empresa. La idea del Diagrama de Gantt es precisamente brindar una organización y una previsión de lo que se producirá y seguirá dentro del plazos estipulados.
Lo ideal es crearlo al inicio de los proyectos y usarlo para monitorear, y si es necesario, cambiarlo, si se producen cambios en el cronograma. Tener el diagrama y garantizar que las partes involucradas lo adopten proporciona control sobre las acciones tomadas.
Esto puede resultar en cambios, revisiones de los pasos del proceso, pero también puede servir como validación de metodologías que fueron puestos a prueba. Finalmente, facilitando su consolidación dentro de la empresa.