El diagrama de flujo de procesos es una herramienta de calidad, que consiste en detallar el flujo de tareas de los procesos de una empresa. Para ello, el diagrama de flujo utiliza símbolos gráficos. Estos representan las etapas paso a paso de un proceso, conectadas entre sí.
De esta forma se forma la correcta secuenciación de actividades y la ejecución completa de un proceso.
A continuación, aprenderás para qué sirve el diagrama de flujo y sus beneficios. Por ello, se presentarán ejemplos, además de símbolos para cada paso.
¿Para qué sirve el diagrama de flujo del proceso? Ver beneficios
El diagrama de flujo de procesos actúa directamente sobre la gestión de la empresa. Así, demuestra el orden de las actividades de forma visual y práctica. De esta forma, simplifica la comprensión de todas las etapas de un proceso específico.
Por tanto, es una herramienta de gestión para controlar todos los procesos de la empresa y todos sus recursos.
Por lo tanto, aquí hay algunos beneficios de utilizar el diagrama de flujo de procesos:
- Identificar los patrones de trabajo de un proceso;
- Conocer los insumos necesarios para su ejecución;
- Desarrollar una visión sistémica y estratégica del negocio.
- Identifique fácilmente procesos innecesarios, pérdidas o cuellos de botella en los procesos;
- Estudiar la posibilidad de incluir nuevos procesos.
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Por tanto, el diagrama de flujo de procesos es fundamental para aumentar la productividad de una empresa y mejorar sus procesos.
Además, existen dos tipos principales de diagramas de flujo de procesos: lineales y funcionales. El diagrama de flujo del proceso lineal tiene como objetivo mostrar cómo comienza y termina el proceso. Además, mostrar todo el proceso paso a paso de actividades y toma de decisiones.
Mientras tanto, el diagrama de flujo del proceso funcional también demuestra los puntos de inicio y finalización del proceso. Pero, además, junto con todo el paso a paso de las actividades y la toma de decisiones, ayuda a señalar a los responsables de cada actividad. Para ello se utilizan Líneas, elementos gráficos para dividir las actividades entre los involucrados.
Por eso, siempre es necesario conocer el propósito de este recurso, para poder elegir la mejor versión.
Conozca los pasos y símbolos de un diagrama de flujo de proceso.
Por tanto, el diagrama de flujo del proceso tiene una serie de pasos. Por ello, para facilitar el análisis, y así comprender los procesos, se utilizan símbolos específicos para indicar determinadas acciones.
Además, estos símbolos deben usarse según sea necesario en la construcción de las actividades mapeadas. Es importante resaltar que no es obligatorio utilizar todos los elementos disponibles. En este sentido, vea a continuación los símbolos más utilizados en los diagramas de flujo de procesos.
Vea a continuación ejemplos de símbolos para construir el diagrama de flujo:
Inicio fin
Este símbolo corresponde a las entradas y salidas del proceso. Marca cuándo comienza el proceso y cuándo termina. Normalmente, un proceso comienza con la entrada de una entrada. Puede ser materia prima, información o solicitudes. Así, finaliza con la entrega de uno o más resultados.
Proceso
Este símbolo identifica las actividades necesarias para realizar el proceso. Por lo tanto, los procesos deben conectarse en el orden correcto para asegurar la ejecución del proceso y la entrega del resultado.
Decisión
Demuestra momentos en los que el flujo se separa en direcciones. Es un símbolo que permite seguir uno o más caminos. Para hacer esto, el símbolo de decisión requiere que se tome una decisión. Este tendrá dos formas de continuar con la secuencia de actividades correspondiente.
Fluir
Corresponde a una flecha, utilizada para indicar la conexión entre todas las etapas del diagrama de flujo del proceso. Por lo tanto, los elementos dentro de un diagrama de flujo nunca deben estar sueltos, por lo que es obligatorio utilizar flujos para ordenar las actividades.
Proceso predefinido
Este símbolo representa alguna etapa del proceso que ya ha sido mapeada anteriormente, en otro diagrama de flujo. Por lo tanto, no es necesario volver a dibujar el mismo diagrama de flujo.
Manual de operación
Símbolo que indica cuando la actividad del diagrama de flujo debe realizarse manualmente.
Documento
Símbolo utilizado cuando se genera un documento durante el proceso. Por ejemplo, algún informe, contrato, propuesta, etc.
Espera
Este símbolo se utiliza para indicar cualquier tiempo de espera necesario. Importante para las actividades del diagrama de flujo del proceso paso a paso.
Conector
Símbolo utilizado cuando se desea conectar elementos del diagrama de flujo que están alejados entre sí. Hace que el proceso esté más organizado visualmente. Es diferente del símbolo de Flujo, que conecta elementos cercanos.
Diagrama de flujo del proceso: ¿cómo montarlo?
Para crear un diagrama de flujo de proceso, primero debemos identificar sus entradas y salidas. Es decir, entender cuándo comienza el proceso y cuándo termina. Por lo tanto, definidas estas limitaciones, pasamos a la etapa de análisis de las actividades del proceso.
Para ello, se debe conocer qué insumos se necesitan para llevar a cabo el proceso y ver si existen personas específicas responsables de cada actividad. Aquí también es importante comprender el orden lógico de todos los pasos.
Por lo que para construir esta etapa se recomienda realizar entrevistas a los empleados. Este tipo de entrevistas son fundamentales para comprender en detalle cómo se lleva a cabo el proceso. Todas las notas proporcionarán los pasos para construir un diagrama de flujo de proceso preciso y acorde con la realidad.
Además, se recomienda preparar el diagrama de flujo del proceso junto con el equipo. Este paso es fundamental para evitar perder información importante que podría dar lugar a algún tipo de retrabajo. Por tanto, es importante validar los flujos construidos.
A partir de esto, el paso final es analizar críticamente el diagrama de flujo del proceso:
- Identificar qué pasos se pueden mejorar;
- Optimizar procesos evitando desperdicios;
- Identificar procesos en un ciclo infinito;
- Detectar tiempos de espera;
- Señale actividades innecesarias.
Con esto se pueden modificar los factores identificados, construyendo procesos que logren un mejor desempeño. Existen muy buenas herramientas para crear diagramas de flujo de procesos. Por lo tanto, nuestro consejo para crear su diagrama de flujo de procesos en línea es a través de la herramienta LucidChart.
¿5 errores principales al crear un diagrama de flujo de proceso?
Un diagrama de flujo de proceso siempre debe ser correcto. Esto ayudará a la empresa a lograr mejores resultados. En este sentido, a continuación se detallan algunos de los errores comunes con los que se debe tener cuidado al crear diagramas de flujo:
1) No se debe colorear el diagrama de flujo sin criterios definidos;
2) No se deben utilizar símbolos sin considerar sus funciones específicas;
3) No definir los límites del proceso;
4) No definir el nivel de detalle de los procesos;
5) No confirmar procesos con los empleados.
Por eso, es necesario estar siempre atento a cada decisión para crear el diagrama de flujo y lograr los mejores resultados.