El Dashboard es una herramienta para visualizar rápidamente información relevante para la toma de decisiones. Sus aplicaciones son diversas y van desde monitorear el progreso de un equipo hasta resumir bases de datos con información diversa brindando una gestión empresarial eficiente .
En este artículo aprenderás qué es y para qué sirve un Dashboard, cuáles son los principales tipos y cómo configurarlos utilizando herramientas como Excel.
¿Qué es un tablero?
La palabra tablero significa «Panel» en portugués. Por tanto, este instrumento puede definirse como un panel que reúne las métricas de indicadores importantes en la toma de decisiones en un proceso determinado.
Es decir, el tablero es una pantalla que muestra las métricas e indicadores del proceso de forma visual clara y concisa. De esta forma, facilitando el análisis de KPIs que influyen directamente en la toma de decisiones acertadas , basándose en datos.
Otra característica de la herramienta es que, a diferencia de un informe, el tablero no es algo fijo, que trae información del pasado. Uno de sus objetivos es ser un instrumento que esté siempre actualizado con datos actuales.
¿Por qué utilizar un panel de control?
Al presentar métricas e indicadores de un proceso, los paneles simplifican enormemente el análisis de datos y hacen que el trabajo de gestión sea más productivo . Entre sus mayores ventajas se encuentran el seguimiento simultáneo de las operaciones de la empresa y la centralización de KPI, lo que evita el exceso de información.
Los paneles de control son altamente personalizables, es decir, por su flexibilidad pueden ser útiles para diferentes tipos de procesos y monitorear cuantas métricas sean necesarias para su progreso.
Además, la herramienta es esencial en la gestión de efectivo . La teoría destaca la necesidad de que el equipo esté constantemente actualizado sobre las actividades de la empresa, aumentando así la comprensión y el compromiso de los empleados.
A partir de este momento, la visualización en panel cobra utilidad, ya que presenta los datos de forma dinámica y objetiva, sin requerir largas búsquedas. De esta forma, optimizamos el tiempo y garantizamos que todos estén informados.
Beneficios del Dashboard para tu empresa
Como se mencionó anteriormente, el uso de paneles de control presenta varias ventajas para las empresas. Aquí profundizaremos un poco más en algunos de sus beneficios:
- Incrementar la eficiencia: un tablero evita la necesidad de abrir múltiples hojas de cálculo para realizar un análisis, ya que su objetivo es centralizar la información. Esto permite tomar decisiones más rápidamente.
- Hacer que los datos sean más accesibles: debido a esta centralización, resulta más fácil acceder a los datos del proceso. De esta forma, los datos permanecen actualizados y recogidos en determinados documentos, lo que los hace más accesibles, facilitando su uso en las reuniones.
- Simplificar la toma de decisiones: al ser posible observar la información de forma rápida y exhaustiva, se pueden tomar decisiones con mayor rapidez sin perder la precisión del análisis. Por lo tanto, los paneles están diseñados para presentar los indicadores de forma intuitiva.
Tipos de tablero
Aunque existen infinidad de tipos de paneles de control, podemos dividirlos en tres categorías principales: Operativos, Tácticos y Estratégicos.
Paneles operativos
Se suministran con información del día a día y son utilizados por quienes realizan las tareas, permitiendo la observación y, en consecuencia, la dinámica de las actividades.
El panel permite realizar observaciones instantáneas de lo que se necesita comprar y cuántos empleados se necesitarán para cada área de una empresa, lo que simplifica la gestión de recursos materiales y humanos .
Tablero Gerencial
La información que presenta la herramienta ayuda en la toma de decisiones, apuntando al logro de objetivos en el mediano plazo. Los datos puestos a disposición en este panel deberán estar bajo el control exclusivo de profesionales que ocupen puestos directivos. Este es un panel dirigido al equipo directivo .
Paneles estratégicos
Los paneles estratégicos se centran en el análisis a largo plazo para ayudar con la estrategia comercial de la empresa y el desarrollo de planes de acción a largo plazo . Le permite monitorear la salud financiera, las metas anuales y las ganancias brutas y netas anuales.
Panel financiero
Los cuadros de mando financieros son herramientas visuales cuyo objetivo es agrupar los principales indicadores y métricas del área financiera de una empresa. Estos paneles brindan una vista completa del desempeño financiero de la organización, como ingresos, gastos, ganancias y flujo de caja.
En este sentido, el tablero financiero facilita el análisis de datos , a través de gráficos y tablas dinámicas. Permitir a los empresarios identificar problemas y oportunidades de manera eficiente. De esta forma, es posible una toma de decisiones estratégica y más informada, con el objetivo de incrementar los beneficios de la empresa.
¿Qué necesito para crear un panel de control?
Aunque pueda parecer una herramienta difícil de aplicar, puedes crear el tablero de forma sencilla, utilizando herramientas como Excel. Sin embargo, para crear un tablero exitoso, antes de comenzar a programar es importante definir los siguientes aspectos:
- Público objetivo: como los paneles brindan grupos de información muy específicos, determinar quiénes serán sus usuarios antes de comenzar a formatear es un paso esencial para que tenga sentido.
- Información mostrada: los datos expuestos están directamente vinculados con las necesidades de sus usuarios. Por lo tanto, antes de construir el tablero, es necesario realizar un análisis para definir qué datos son relevantes para el público objetivo en el contexto donde se aplicará la herramienta.
- Diseño: debido a su naturaleza visual, es fundamental que el creador de un tablero idee la mejor manera de mostrar los datos seleccionados, de modo que puedan ser interpretados rápidamente. La mayoría de las veces, un diseño simple y objetivo, con una estructura lógica, es más valioso que un mayor número de métricas.
- Actualización de datos: otra diferencia entre el tablero y otro tipo de informes es su constante actualización. Si bien algunos paneles se actualizan en tiempo real, simultáneamente con las actividades que se realizan, otros pueden tener intervalos más largos entre las renovaciones de datos, con intervalos diarios, semanales o incluso mensuales.
Algo también fundamental para el buen cumplimiento de tus cuadros de mando es contar con un equipo capaz de interpretar dichos cuadros de mando. Dado que facilitan el análisis, pierden su función cuando se vuelven demasiado complejos para sus usuarios.
Por lo tanto, al mostrar un tablero, el gerente debe asegurarse de que todos los que usarán el panel comprendan lo que representa cada parte del tablero.
7 herramientas de panel en línea para usar
Hoy en día, en un mundo basado en datos, las empresas buscan formas eficientes de visualizar y analizar información importante. , la necesidad de herramientas avanzadas se ha vuelto aún más evidente.
En este contexto, plataformas como Google Sheets, Data Studio, Power BI, Cyfe, Pentaho, Grafana y Scoro ofrecen funciones avanzadas. Todo para crear paneles interactivos y personalizados.
Estas herramientas permiten importar datos de diversas fuentes y compilarlos visualmente, facilitando la comprensión y la toma de decisiones informadas.
Con funciones de personalización, integración y automatización, estas herramientas le permiten crear paneles potentes e interactivos. Proporcionar una visión general del desempeño de la empresa.
¿Quieres entender cómo funcionan estas herramientas? Te detallamos un poco más sobre cada uno y sus beneficios, compruébalo:
Google Sheets es una herramienta avanzada de hojas de cálculo ofrecida por Google que permite un análisis de datos eficiente. Su principal ventaja es la posibilidad de colaboración en tiempo real, permitiendo que varios usuarios trabajen simultáneamente en la misma hoja de cálculo.
Además, Sheets se integra perfectamente con otras aplicaciones ofrecidas por Google, como Drive y Forms. Esta integración facilita almacenar y compartir hojas de cálculo en la nube y le permite importar y exportar datos.
Data Studio es una plataforma de visualización de datos ofrecida por Google. Permite la integración de datos de diversas fuentes, como hojas de cálculo, bases de datos y herramientas de análisis, lo que ayuda a crear informes y paneles interactivos.
La plataforma cuenta con una interfaz intuitiva, con variedad de gráficos y tablas, para que los usuarios puedan crear fácilmente cuadros de mando adaptados a sus necesidades. Además, Data Studio ofrece funciones para compartir y colaborar, lo que le permite crear y visualizar datos en equipo.
Mientras que Power BI es una herramienta de informes y análisis de datos desarrollada por Microsoft. Con él, puedes conectarte a varias fuentes de datos y transformarlas en informes dinámicos.
Además, Power BI facilita la creación de paneles personalizados e informes interactivos, con una variedad de gráficos y elementos visuales. Por lo tanto, con sus funciones avanzadas para compartir, facilita la toma de decisiones informadas en equipo.
Cyfe es un panel de control y plataforma de análisis de datos que permite recopilar información de diferentes fuentes en un solo lugar . Con una amplia biblioteca de integraciones, puedes ver datos en tiempo real a través de un panel personalizado.
Además, Cyfe ofrece la opción de trabajo simultáneo, facilitando el intercambio de información con compañeros, clientes o partes interesadas.
Pentaho es una plataforma de análisis de datos de código abierto que se destaca en la integración, transformación y visualización de datos de múltiples fuentes . Los usuarios tienen la oportunidad de crear paneles personalizados e informes detallados con capacidades avanzadas de transformación de datos.
Finalmente, la plataforma permite la programación y automatización, permitiendo a los usuarios programar la ejecución de informes. Esto ayuda a obtener información actualizada y a tomar decisiones asertivas e informadas.
Grafana es una plataforma de monitoreo y visualización de datos de código abierto, utilizada principalmente para paneles, gráficos interactivos y paneles .
La plataforma puede conectarse con una amplia variedad de fuentes de datos. Permitir a los usuarios ver métricas y estadísticas de forma fácil y completa.
Otra ventaja es la flexibilidad de personalización de Grafana, ya que tiene una interfaz intuitiva y funciones de configuración avanzadas.
De esta forma, permite la creación de notificaciones y alertas, informando a los usuarios sobre eventos importantes o cambios en los datos monitoreados. Esto ayuda a garantizar una respuesta ágil a los problemas, mejorando la eficiencia.
Por último, Scoro es una plataforma de gestión empresarial que ofrece ayuda con recursos administrativos, colaborativos y financieros. Su principal ventaja es la capacidad de unir varias áreas de negocio en un mismo lugar, facilitando el trabajo de forma integrada y eficiente.
Tiene capacidades de gestión de proyectos, planificación de actividades, programación y facturación, ofreciendo una visión macro de los procesos de la empresa.
Además, los usuarios pueden adaptar Scoro a las necesidades de su empresa personalizando los flujos de trabajo, creando informes específicos y configurando alertas y recordatorios automáticos. Esto simplifica los procesos y las operaciones se realizan de manera más eficiente.
¿Cómo crear un panel de control?
Hay varias formas de crear paneles. Entre los más sencillos está el que utiliza Excel como programa para generar el panel.
- 1er paso: generar una tabla dinámica, para que los datos estén siempre actualizados, permitiendo la segmentación de datos.
- 2do paso: segmentar los datos, para mostrar solo lo que se desea en cada parte de la pantalla.
- 3er paso: generar un gráfico dinámico a partir de los datos segmentados.
- 4to paso: insertar el gráfico en una hoja de cálculo específica para el tablero y especificar cualquier información relacionada con él, si es necesario.
Repitiendo los cuatro pasos podrás crear varios paneles, con el tamaño y organización que desees.
¿Cómo analizar un tablero?
Al ser un instrumento creado para simplificar la información, el uso de un tablero debe ser comprensible. Con el panel bien diseñado, los análisis se pueden realizar con solo un vistazo rápido.
Un buen parámetro para determinar si la información es lo suficientemente clara es intentar explicarle a alguien cómo observar uno de los indicadores . Si la explicación es rápida y no genera dudas, es posible que cualquiera que mire el cuadro pueda entender lo que pretende informar.
7 errores comunes al crear un tablero
- Exceso de información: varios procesos aportan un exceso de información. Por lo tanto, se debe analizar qué datos son relevantes para su representación en el tablero, evitando así la contaminación visual.
- Colores sin sentido: los colores son importantes a la hora de crear un tablero, ya que facilitan asociar y sacar conclusiones en base a lo que se presenta.
- Imagen incómoda para la vista: otro error común a la hora de crear cuadros de mando es el exceso o reducción de colores de bajo contraste para el fondo y la escritura. Ambos incomodan al usuario y dificultan la contemplación.
- Cifras innecesarias: las cifras sin significado para el análisis generalmente tienden a dificultar la investigación de los datos, ya que terminan desviando el foco de los datos.
- Barra de desplazamiento: el objetivo del panel es presentar datos en una sola pantalla, a diferencia de otro tipo de archivos, como hojas de cálculo y PDF. Por tanto, es necesario evitar que el marco ocupe más de una pantalla y que el usuario tenga que utilizar una barra de desplazamiento.
- Crear el panel para la audiencia equivocada: cada panel pertenece a un grupo específico de personas. Por lo tanto, este factor debe tenerse en cuenta en su construcción, ya que el marco puede volverse inútil para sus usuarios reales.
- Crear un gran panel centralizado : reunir varios procesos en una misma tabla puede ser un error, ya que es más productivo separarlos, para que todos tengan más claridad a la hora de recopilar la información que necesitan.
