Existen dos tipos de comunicación dentro de las empresas, la comunicación formal e informal, cada una de estas posee sus propias ventajas y sus desventajas.

Comunicación formal

La notificación se establece entre los diferentes niveles de jerarquía de la empresa, sigue la cadena de autoridad y se limita a las comunicaciones vinculadas a las tareas que deben realizar los diferentes organismos o personas.

Las comunicaciones formales verticales unen diferentes grados de autoridad, si son de arriba hacia abajo, tienen como objetivo informar, dirigir e instruir a los subordinados, proporcionando información relacionada con las tareas a realizar, generalmente se hacen a través de memorandos, órdenes de trabajo, reuniones, manuales de procedimientos, correo electrónico, etc.

Tienen el propósito de reducir la distancia entre los directivos y los empleados y tienen una gran importancia psicológica porque dan a los diferentes integrantes la posibilidad de participar de una manera más real en la vida de la empresa.

Las comunicaciones formales horizontales unen a los integrantes de la empresa en un igual grado de autoridad. Este es el caso de la comunicación establecida entre el director comercial y el director de investigación y desarrollo acerca de la mejora de la calidad de un producto o de los nuevos deseos de los consumidores.

Así pues, en una organización, los grupos y los individuos pueden intercambiar su información a través de canales estructurados en redes, asegurando así la regularidad y la eficacia de la comunicación. Estas redes forman parte de la estructura formal de la organización reflejada en el organigrama. Es precisamente esta red de comunicación formal la que guía al individuo en el canal para tratar un tipo de problema particular.

Dadas las limitaciones impuestas a la comunicación, pueden distinguirse dos tipos principales de redes de comunicación formal: las centralizadas o las descentralizadas.

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Organigrama de una empresa

Centralizado – redes estelares

Se comunica con otros individuos que no se comunican directamente entre sí, este es el caso de un gerente de ventas que se comunica con su equipo de ventas.

Redes descentralizadas – cadena

D y E dependen jerárquicamente de B, B y C dependen jerárquicamente de A, entre D y E no hay comunicación directa; entre B y C no hay comunicación directa.                                                         

 Ventajas y desventajas de la comunicación formal

Ventajas

  • Establece un diálogo de la empresa con su público interno y externo.
  • Estandariza los procesos de la empresa.
  • Da la credibilidad al discurso administrativo.
  • Influye en el comportamiento de los empleados.

Desventajas

  • Burocratización de la información dentro de la organización.
  • poco de trabajo en equipo.
  • Fallas de comunicación.
  • Dificultad para personalizar los mensajes para los diferentes niveles de empleados.

Comunicación informal

Las personas se relacionan de acuerdo a afinidades e identidades, por ejemplo, en el fútbol, la política o las amistades de la niñez, esas redes de comunicación oficiosas son tan importantes o más beneficiosas que las comunicaciones formales, especialmente cuando no funcionan eficazmente o dejan a las personas insatisfechas con sus necesidades de información.

Como sucede en todos los sentidos, la comunicación informal no respeta las líneas establecidas formalmente y suele llevarse a cabo de forma oral, por lo que es más rápida, pero al mismo tiempo menos rigurosa.

Las redes informales a veces crean dificultades en el funcionamiento de las redes formales. Dan lugar a rumores y pueden utilizarse para distorsionar las decisiones tomadas por la jerarquía. Sin embargo, permiten un mayor conocimiento de las personas y ayudan a acelerar la toma de decisiones.

comunicación organizacional

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Comunicación organizacional

Ventajas y desventajas de la comunicación informal

Ventajas

  • Genera una rápida transmisión de información.
  • Motiva e integra a la gente de la empresa.
  • Reduce la carga de comunicación de los directivos.
  • Completa la estructura formal.
  • La facilidad de comprensión y actualización, hace que la velocidad sea superior a la de otros.

Desventajas

  • Genera rumores, ruido y fricciones entre la gente.
  • Hace que los gerentes no sean conscientes de la realidad de los negocios.
  • Dificultad de control.

La comunicación es un factor crítico en el funcionamiento de cualquier organización, y existe una fuerte relación entre ésta y el rendimiento de la organización. En las empresas es necesario establecer un sistema de intercambio de información, no sólo para resolver problemas específicos, sino también para promover acciones conjuntas en las que es importante la armonía entre los diversos elementos del equipo que las promueve.

El tipo de comunicación en una organización puede subdividirse en interna y externa.

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