As Is Process Mapping surgió con el objetivo de proporcionar una estructuración detallada de determinados procesos de una forma visual y fácil de entender. De esta manera, As Is ayuda a varias organizaciones a estandarizar sus funciones y procesos a través de una metodología sencilla y práctica. Además, es de gran utilidad para el mejor funcionamiento de los procesos y de la empresa en su conjunto.
Por lo tanto, este artículo cubre qué es, cómo funciona y los principales objetivos del As Is Mapping, por lo que detallaremos el proceso paso a paso para implementarlo y también la diferencia entre As Is y To Be Process Mapping.
¿Qué es el mapeo As Is?
As Is Mapping es una técnica de mapeo de procesos representados en un diagrama de flujo o diagrama, que consiste en ayudar a las empresas a definir cómo funcionan en el presente. A partir del seguimiento es posible resaltar posibles problemas que existen durante estos procesos.
Por lo tanto, para detallar los pasos del proceso, es recomendable que el actual ejecutor informe detalladamente cómo ejecutarlo. Esto se recomienda para delinear mejor el progreso del proceso actual con todos los pasos y usuarios involucrados, y también cómo ocurren estas interacciones con el proceso.
¿Cuáles son los objetivos del mapeo As Is?
El objetivo principal de As Is Mapping es estudiar todas las etapas y subetapas presentes en el proceso actual. Esto tiene la ventaja de ayudar al equipo a visualizar todo lo que hacen en detalle y con precisión.
Así, su finalidad es descubrir posibles cuellos de botella y reelaborar, mostrando exactamente en qué se toma cada decisión tras cada etapa. Esto también facilita la estandarización del proceso.
¿Cuándo aplicar el mapeo As Is?
El mapeo de procesos As Is es un diferenciador dentro de las empresas, ya que permite comprender mejor los procesos, y así obtener puntos positivos y constructivos. Al aplicarlo tendrás un mayor control sobre los procesos de tu organización, haciendo más fácil ver los cuellos de botella.
Esta herramienta mide procesos, y sin medirlos no podrás gestionarlos de manera eficiente y, por tanto, no podrás mejorarlos. Y en consecuencia acabar perdiendo tiempo entre otros problemas que acaban impactando en la productividad general de la empresa. En resumen, con la implementación de As Is Mapping estos cuellos de botella se reducirán.
Beneficios del mapeo tal cual
El mapeo de procesos As Is es extremadamente beneficioso para las organizaciones, ya que define claramente los procesos, permitiendo identificar procesos y producciones problemáticos. Por lo tanto, una vez identificados con esta herramienta, contamos con una sólida base de conocimiento para desarrollar soluciones y mejorar estos procesos en el futuro.
Y además, como el mapeo As Is genera una comprensión detallada de las actividades del proceso, se puede utilizar como monitoreo paso a paso y de funciones. Es decir, se explica detalladamente lo que precede y sigue a cada proceso.
¿Cómo funciona el mapeo As Is?
Como mencionamos anteriormente, As Is Mapping es el detalle de un determinado proceso. Se realiza en forma de diagrama de flujo, con todos los pasos realizados a lo largo del proyecto unidos por flechas y formando un camino.
A continuación tenemos un ejemplo de As Is Mapping sobre cómo realizar compras.
En él vemos que inicialmente se hace la planificación de lo que se comprará, y se puede crear un plan de compras. Después de comprar el producto deseado, realizará el pago y finalmente recibirá el producto. También recibimos la factura y verificamos el pago, ya que solo después de realizarlo y aprobarlo recibirás el producto.
Entonces en este simple mapeo podemos ver claramente todos los pasos y posibilidades, con una estandarización del proceso. De esta manera, también puede servir como una guía paso a paso para implementar una determinada tarea o función.
Cómo hacer el mapeo As Is paso a paso
Para realizar la implementación de As Is Mapping se utilizan los siguientes pasos:
- Definir usuarios clave: Dirigido a elegir personas que trabajen eficazmente en las actividades productivas y tengan control sobre el proceso y la producción.
- Reunión inicial: Se trata de una reunión general con usuarios clave, en la que se deja claro todos los beneficios de mapear un proceso, para que puedan detallar cómo funcionan todas las actividades.
- Colección de archivos adjuntos: Se recopilan todos los datos que son útiles para mapear el proceso, como hojas de cálculo, correos electrónicos, proyectos, informes, etc.
- Entrevistas: Recopilación de datos e identificación de microprocesos en el entorno de interés, que puede ser una actividad específica, un proceso de cliente, etc.
– Descripción de las reglas de negocio y de los usuarios, proveedores, clientes involucrados y sus interacciones;
– Explicación de la ruta del proceso (secuenciación de tareas) y validaciones, escenarios de negocio alternativos;
– Descripción detallada de las tareas, tiempo de ejecución y participantes;
– Comprender y definir el entradas mi salidas (información de entrada y salida);
– Buscar documentos y sistemas que faciliten la comprensión y ayuden en lo que se puede automatizar. - Reunión final: Este paso reanuda los pasos anteriores. Se debe realizar una nueva revisión del mapeo, revisando cada paso, para asegurar la calidad y eficiencia del proceso. También podrán aplicar cuestionarios, realizar encuestas y sondeos para una mejor comprensión.
¿Cuál es la diferencia entre As Is y To Be en el mapeo de procesos?
As Is Mapping se centra en identificar debilidades o cuellos de botella en el proceso actual. A su vez, To Be Mapping sirve para presentar correcciones a problemas identificados en el mapeo As Is. Estas dos prácticas se complementan, aplicándose una tras otra, respectivamente.
La implementación de estas acciones permite una visualización detallada del proceso, facilitando la búsqueda de alternativas para mejorarlo y estandarizarlo, conduciendo a un mejor desempeño y resultados.