BPMN es una notación de modelado de procesos que tiene la capacidad de facilitar la comprensión de procesos complejos. Para ello cuenta con una amplia simbología que ayuda durante todo el proceso.
Por lo tanto, se recomienda el uso de la notación BPMN para cualquier tipo de proceso donde se quiera estandarizar y mapear las tareas contenidas en el mismo. De esta manera, es posible optimizar el proceso y aumentar su eficiencia, permitiendo reducir costos.
¿Qué es BPMN?
Modelo y notación de procesos de negocio (BPMN), es la notación utilizada para realizar el modelado de procesos. Actualmente, el Object Management Group (OMG), entidad internacional que regula los estándares tecnológicos, es el responsable de regular el BPMN.
De esta forma, BPMN surgió de la necesidad de estandarizar la notación cartográfica. Debido a la falta de estandarización de los mapeos, existe un alto nivel de dificultad para comprender los procesos.
Actualmente, la notación se utiliza como estándar internacional. En este sentido, podemos considerarla una notación fácil de entender, ya que puede esquematizar procesos complejos en formatos simples y con distintos niveles de detalle.
¿Cuál es la diferencia entre BPM y BPMN?
La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es una metodología compuesta por varias prácticas de gestión. Con el objetivo de delinear y optimizar los procesos de una empresa.
De esta forma, BPM gestiona los procesos internos con el fin de obtener una mejora continua, comprobando fallos y proponiendo cambios. A su vez, BPMN se encarga de modelar los procesos con el fin de facilitar su comprensión y mejorar el análisis de los mismos.
Por tanto, se puede decir que son herramientas complementarias y pueden utilizarse simultáneamente. Por tanto, para lograrlo, existe una alineación continua entre las necesidades y expectativas del cliente con las estrategias comerciales.
¿Cómo funciona BPMN?
BPMN funciona representando las actividades de un proceso, de modo que cada representación ocurre a través de su propia simbología. Simplificando y facilitando así la comprensión de cada etapa del flujo.
De esta forma, los niveles de complejidad de cada etapa del proceso varían según los elementos de representación. Por lo tanto, cuanto mayor sea el detalle de las actividades, más precisa deberá ser su comprensión.
Generalmente, la notación BPMN se elabora a partir de elementos gráficos que representan procesos, flujos, actividades y toma de decisiones. Por ello, considerados esenciales para la representación, los elementos se dividen en varios grupos:
- Objeto de flujo;
- Objeto de conexión;
- Carril de piscina;
- Artefactos.
Objetos de flujo
Los objetos de flujo son elementos gráficos de la notación BPMN, encargados de definir y representar el comportamiento del proceso. Así, se pueden dividir en eventos, actividades y decisiones.
En este sentido, los eventos son situaciones que ocurren durante el proceso, que puede ser al inicio, intermedio o final. Su principal característica es la influencia que tiene en el flujo, teniendo una causa y en consecuencia generando un gran impacto.
Por otro lado, las actividades se dividen en tareas (actividades simples) y subprocesos (secuencia de tareas). Finalmente, las decisiones representan una parte del flujo que exige control, lo que resulta en su separación o unión.
Objetos de conexión
Los objetos de conexión definen cómo se conectan los elementos de flujo y cuál será la relación entre ellos. Por tanto, se pueden dividir en asociación, flujo de mensajes y flujo de secuencia.
La asociación es el objeto de conexión responsable de asociar los artefactos con el flujo del proceso. Por otro lado, el flujo de mensajes representa el intercambio de información interna y externa. Finalmente, el flujo de secuencia simboliza el orden del flujo de actividades.
Carril de piscina
El carril de la piscina es capaz de simplificar procedimientos complejos. Por tanto, su objetivo es representar las formas de organización de las actividades, creando una división entre dos categorías visuales, carriles y piscinas.
Los carriles se encargan de organizar todas las actividades del proceso, de modo que estén separadas según la asociación entre ellas. Sin embargo, las piscinas representan áreas de la empresa, permitiendo detallar cada una de ellas.
Artefactos
Los artefactos son elementos que añaden información adicional relevante al proceso. Por tanto, su uso principal se divide en grupos y anotaciones.
Los grupos se encargan de simbolizar una relación entre algunos elementos del diagrama de flujo. A su vez, las anotaciones transmiten información adicional sobre alguna actividad y flujo.
Datos
Los datos del diagrama de flujo se vinculan con actividades y se dividen en dos grupos: objetos de datos y bases de datos.
Si bien los objetos de datos pueden representar elementos físicos o digitales, también pueden representar entradas o salidas. Las bases de datos representan cualquier forma de almacenamiento de información y pueden representar entradas y salidas al transmitir o absorber información.
¿Cuándo se debe utilizar BPMN?
BPMN debe utilizarse siempre que se desee mapear y comprender el flujo de un proceso de forma lógica y sencilla, a través de diagramas. Por tanto, su uso facilita la comprensión de procedimientos con un alto grado de dificultad.
Además de facilitar la comprensión de quienes ya tienen contacto con los procesos, BPMN facilita la comprensión del flujo por parte de quienes no están cerca del área, precisamente porque cuenta con un lenguaje simbólico estandarizado y simplificado.
¿Cuáles son las principales ventajas de la técnica BPMN?
Podemos destacar las principales ventajas de aplicar BPMN:
- Sencillez;
- Estandarización;
- Eficiencia incrementada;
- Identificación de posibles cuellos de botella.
Además de convertir un proceso complejo en un diagrama fácil de entender, BPMN cuenta con estandarización internacional, factor que facilita la transmisión de información.
De esta manera, al permitir visualizar un proceso de forma sencilla, se hace más fácil identificar los desperdicios y, en consecuencia, se revelan las modificaciones necesarias para aumentar la eficiencia y reducir costos.
¿Cuáles son las desventajas de BPMN?
A pesar de las numerosas ventajas, BPMN tiene algunas desventajas como la integración y las limitaciones de los procesos. Esto ocurre porque las integraciones requieren representaciones textuales, sin embargo, es una notación gráfica simple.
Además, al tratar únicamente de procesos, la notación BPMN se vuelve limitada, al no presentar diferentes vistas, restringiendo su uso.
¿Cómo realizar una notación BPMN paso a paso?
La notación BPMN tiene una simbología muy amplia, siendo capaz de desarrollar diagramas muy diferentes. Inicialmente, para realizar un mapeo simple de un proceso, son esenciales algunos pasos para su finalización.
Entonces, en base al proceso elegido para mapear, podemos definir el grupo y los carriles involucrados. En este sentido, el pool será el proceso y los carriles serán las subdivisiones que puedan existir en el proceso, como sectores de la empresa involucrada.
Como BPMN se caracteriza por su simplicidad, desarrollar el flujo resulta sencillo. En cierto modo, basta con colocar las tareas del proceso en el orden en que ocurren, sus conexiones entre sí y en qué parte del proceso ocurre la toma de decisiones.
BPMN: Ejemplos
Al considerar la amplia gama de procesos que se pueden mapear con la notación BPMN, resulta fácil citar algunos ejemplos. Es posible realizar mapeos en diferentes sectores de una empresa, como el sector administrativo, financiero y de recursos humanos.
En el ámbito industrial podemos enumerar cualquier proceso productivo abarcando fases como diseño, prototipado, pruebas, producción y entrada al mercado.