El backlog es una herramienta esencial para una gestión eficaz de proyectos y productos. Con él es posible mantener alineado al equipo, además de asegurar la entrega a tiempo.
En el texto siguiente podrás ver los tipos de backlog y cómo funcionan, así como su importancia, beneficios y cómo calcularlos.
¿Qué es el atraso?
El término, traducido literalmente del inglés, significa «lista de tareas pendientes». Estos asuntos pendientes se clasifican en internos, siendo propios de la empresa, o externos, siendo directamente de los clientes.
A la hora de registrar estos asuntos pendientes es importante saber la fecha de la solicitud, ya que así podemos controlar cuánto tiempo llevan abiertos.
Cuantas más solicitudes abiertas, peor es para la imagen de la empresa, ya que puede interpretarse como una falta de compromiso. De esta forma, la satisfacción del cliente se ve afectada negativamente y, como consecuencia, también el éxito del proyecto.
En resumen, el backlog es una herramienta esencial para la gestión de proyectos y productos que ayuda a mantener al equipo alineado en relación con los objetivos del proyecto, asegurando que las tareas se entreguen a tiempo y con la calidad esperada.
¿Qué importancia tiene el backlog para las empresas?
De antemano, es crucial para las empresas que desean mantener sus proyectos organizados, transparentes y entregados a tiempo. La herramienta proporciona una visión clara de las tareas y requisitos necesarios para el desarrollo de productos o proyectos.
Esto permite al equipo de desarrollo priorizar y gestionar el trabajo de manera eficiente, entregando un producto final de alta calidad a tiempo.
Además, el trabajo pendiente es una forma de comunicación entre el equipo de desarrollo y las partes interesadas del proyecto. Al mantenerlo actualizado y transparente, el equipo de desarrollo puede mostrar el progreso del proyecto y mantener informadas a las partes interesadas sobre lo que se está haciendo.
Esto ayuda a garantizar que todas las partes interesadas estén en sintonía y que el proyecto avance en la dirección correcta.
¿Cómo funciona el atraso?
El equipo de desarrollo normalmente mantiene el trabajo pendiente en orden de prioridad, con las tareas más importantes que tienen el mayor impacto en el producto final en la parte superior de la lista.
A medida que trabajan en una tarea, ésta se mueve a la columna «en progreso» o «en progreso». Indicando así que actualmente se encuentra en ejecución. Cuando se completa la tarea, se mueve a la columna «completada» o «hecha».
Por tanto, la herramienta es dinámica y puede actualizarse a medida que surgen nuevos requisitos o cambios. Esto permite al equipo de desarrollo adaptarse a los cambios en el proyecto y priorizar el trabajo en función de las necesidades actuales.
De esta manera, la revisión es periódica durante las reuniones de sprint. De esta manera, se garantiza que el equipo de desarrollo esté encaminado y trabajando en las tareas más importantes en este momento.
Descubra los beneficios del backlog para la logística
Un backlog bien estructurado puede aportar varios beneficios a las empresas. En primer lugar, ayuda a garantizar que el equipo de desarrollo esté trabajando en las tareas más importantes que tienen el mayor impacto en el producto final.
Por tanto, significa que el producto se entregará a tiempo y con la calidad esperada, lo cual es fundamental para mantener la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa.
Otro beneficio importante de un trabajo pendiente bien estructurado es que permite una mejor gestión de riesgos. Con un trabajo pendiente claro y organizado, el equipo de desarrollo puede identificar más fácilmente los riesgos y actuar rápidamente para minimizarlos.
Esto es especialmente importante en proyectos grandes, donde una falla puede tener un impacto significativo en el plazo o el presupuesto del proyecto. Finalmente, un trabajo pendiente bien desarrollado puede ayudar a aumentar la eficiencia del equipo de desarrollo. Con una lista clara y organizada de tareas a realizar, el equipo puede trabajar de manera más productiva y con menos interrupciones.
De esta forma, el trabajo se completará más rápido y con menos pérdida de tiempo y recursos.
Descubre otros tipos de backlog
El backlog de producto, el backlog de sprint y el backlog de mantenimiento son términos comunes en la metodología ágil de desarrollo de productos. Cada uno de ellos tiene una función específica, pero todos tienen en común que son una lista con un orden de tareas o elementos a realizar.
Por lo tanto, el trabajo pendiente del producto es una lista de elementos que describen las características que deben entregarse en el producto final. Lo mantiene y actualiza el propietario del producto y el equipo de desarrollo.
El sprint backlog es una lista de tareas que el equipo de desarrollo debe completar durante un sprint específico.
El trabajo pendiente del sprint se genera a partir del trabajo pendiente del producto, y el equipo de desarrollo selecciona las tareas que son más importantes y que se pueden realizar durante el sprint actual.
En este sentido, el propósito del sprint backlog es garantizar que el equipo de desarrollo sepa exactamente qué se debe hacer durante el sprint y pueda concentrarse en completar esas tareas.
El trabajo pendiente de mantenimiento es una lista de elementos que deben corregirse y actualizarse en un producto existente. Estos elementos podrían ser máquinas obsoletas, problemas de rendimiento o incluso máquinas paradas.
Por lo tanto, el objetivo del trabajo pendiente de mantenimiento es garantizar que el producto existente siempre funcione de la mejor manera y que los problemas se corrijan rápidamente.
En comparación con el trabajo pendiente tradicional, estos tipos de trabajo pendiente tienen algunas diferencias importantes. El enfoque tradicional suele ser una lista de tareas que deben completarse en un orden específico, sin mucha flexibilidad.
El trabajo pendiente de producto, el trabajo pendiente de sprint y el trabajo pendiente de mantenimiento son más flexibles. Además, permiten que los equipos de desarrollo se concentren en las tareas más importantes y urgentes.
Pila de Producto
En principio, el product backlog es la lista de actividades necesarias para crear un proyecto. Este documento contiene todos los pasos que el equipo debe seguir para finalmente entregar el producto final deseado por el cliente.
El objetivo aquí es llamar la atención sobre la tarea, por lo que es sumamente importante marcar los asuntos pendientes de forma clara y visible. Los post-its o tarjetas de colores se utilizan generalmente en las herramientas de tareas en línea, especialmente cuando el trabajo es remoto.
Trabajo pendiente de sprint
El Sprint Backlog es básicamente una lista de tareas que el equipo debe seguir al desarrollar el producto dentro de un sprint. Definirá el tiempo de finalización de las demandas de forma individual.
De esta forma se programa una reunión del equipo, en la que se detallará el plan de acción y posteriormente se ejecutará. Después de eso, el sprint rara vez se cambia a mitad de camino.
El sprint backlog es importante porque ayuda a garantizar que el equipo de desarrollo esté trabajando en las tareas que son más importantes para el éxito del proyecto.
Permite al equipo concentrarse en un conjunto limitado de tareas durante el sprint, asegurando que se completen a tiempo y dentro del presupuesto.
Trabajo pendiente de mantenimiento
En primer lugar, el trabajo pendiente de mantenimiento es la lista de tareas que no tienen fin, es decir, actividades que deben realizarse de forma continua para evitar fallas y garantizar el correcto funcionamiento de las máquinas, software y similares.
Generalmente, las actividades se enumeran en orden de prioridad con las más importantes en la parte superior, lo que permite al equipo de mantenimiento llevar a cabo las tareas más críticas lo antes posible.
Es importante que el equipo de mantenimiento se asegure de que las tareas estén claramente definidas y se comprendan bien, ya que el trabajo pendiente de mantenimiento debe actualizarse periódicamente, lo que permite al equipo de mantenimiento monitorear el progreso y realizar los ajustes necesarios.
La colaboración y la comunicación son fundamentales para el éxito del trabajo pendiente de mantenimiento, ya que permiten que el equipo de mantenimiento trabaje en colaboración con otros equipos.
El trabajo pendiente de mantenimiento es una herramienta importante para cualquier organización que dependa de sistemas o equipos para funcionar. Se utiliza en muchas industrias, incluidas la manufactura, hospitales, hoteles e instalaciones gubernamentales.
Gestionar eficazmente el trabajo pendiente de mantenimiento puede ayudar a prevenir problemas y fallas en el sistema o el equipo. Además, reduce el tiempo de inactividad y minimiza los costos de mantenimiento.
3 errores al gestionar el backlog
La gestión del trabajo pendiente puede ser una tarea desafiante y existen varios errores comunes que pueden ocurrir durante el proceso. A continuación se muestran algunos ejemplos de errores que pueden ocurrir al administrar la herramienta:
- No mantenerlo actualizado: si el trabajo pendiente no se actualiza periódicamente, los elementos pueden quedar obsoletos y las prioridades pueden cambiar. Esto puede generar problemas de planificación y ejecución del equipo.
- Incluir tareas muy grandes: si las tareas son muy grandes o complejas, puede ser difícil completarlas y puede haber retrasos en el proyecto. Es importante dividir las tareas en partes más pequeñas y manejables.
- Inclusión de tareas irrelevantes: si el trabajo pendiente incluye tareas irrelevantes o innecesarias, pueden consumir tiempo y recursos valiosos. Es importante asegurarse de que todas las tareas incluidas sean relevantes para el proyecto.
Tres consejos sobre cómo perfeccionar el proceso de trabajo pendiente
El proceso de refinamiento del trabajo pendiente es fundamental para garantizar que las tareas incluidas sean claras, relevantes y alcanzables. A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo perfeccionar este proceso:
- Sea específico: asegúrese de que las tareas sean específicas y claras para que el equipo pueda comprender claramente lo que se debe hacer. Incluya detalles como descripciones de funciones, plazos, presupuesto y requisitos de calidad.
- Verifique si las tareas son realizables: antes de agregar una tarea, verifique si el equipo puede realizarlas. Esto ayudará a evitar incluir tareas que son imposibles o que requerirán mucho tiempo y recursos.
- El proceso de refinamiento del trabajo pendiente no es una tarea única sino un proceso continuo. Es importante revisarlo periódicamente para garantizar que esté actualizado y refleje las necesidades y prioridades del proyecto.
Ahora sí: aprende a calcular el backlog
El cálculo del backlog es la relación entre horas trabajadas por empleado en cada tipo de orden de servicio. Estos están representados por HH y OS, respectivamente, por las horas de trabajo disponibles, que no es más que la multiplicación del total de horas por el factor de productividad. La fórmula utilizada es:
Los resultados deseados, al realizar este cálculo, se aproximan a uno. Los resultados superiores a 1 indican falta de mano de obra y los inferiores a 1 indican excedente. Por lo tanto, es importante recordar que calcular el atraso es un proceso continuo y que el atraso debe revisarse periódicamente para garantizar que refleje las necesidades y prioridades actuales del proyecto.