Automatización de Procesos ¿Qué es y cómo funciona?

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Cuando se habla de automatización de procesos dentro de una empresa, se hace referencia la sustitución de actividades humanas por otros sistemas que realizan estas actividades de manera automática.

La acción que realice la automatización debe obedecer a ciertos parámetros para los que fue programada.

Por ejemplo, cuando realizas una transacción bancaria inmediatamente te llega un mensaje de texto al celular confirmando si la transacción fue exitosa o no lo fue, otro ejemplo cuando no pagas la factura de tu móvil te llama una computadora programada para recordarte que te has pasado del tiempo límite ¡Esto es automatización de procesos!

Beneficios de la automatización de procesos

Esta automatización ahorra recursos a la empresa puesto que solo se incurre en un gasto inicial y otros mantenimientos casuales, mientras que si se le pagara un sueldo a un empleado sería un gasto fijo mensual.

Otro beneficio de la automatización se presenta en el ámbito de la eficacia y el margen de error, lo que quiere decir esto es que cuando se programa de manera correcta el servicio puede llegar a ser casi un 100% eficaz y sin cometer errores.

Finalmente, la automatización de procesos ofrece una mayor competencia frente a las demás empresas del mercado.

¿Cómo se pueden automatizar procesos en una empresa?

Para que se puede llevar a cabo esta herramienta es necesario que existan las siguientes situaciones:

  • Que no sea necesaria la interacción humana.
  • Debe ser una tarea cíclica, es decir que sea repetitiva.

Para verificar si estas situaciones se presentan hay que realizar las siguientes actividades:

Entender el negocio y sus necesidades

Esta característica pretende buscar que proceso necesita automatizar la empresa y que puntos hay que tener en cuenta a la hora de hacerlo, por medio de este análisis se podrán tomar decisiones frente a la implementación de la automatización.

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Seguimiento de los procesos

Realizar un seguimiento de los procesos es necesario para determinar cuales se podrán automatizar, para esto se debe comprender el flujo del trabajo, puesto que evidenciará cuales son los cuellos de botella y cuáles podrían ser las soluciones.

Otro aspecto del seguimiento de los procesos es que puede ayudar a comprender los pasos que se siguen en cada proceso y así mismo como debería automatizarse.

Realizar la elección adecuada

Luego de ver qué proceso se va a automatizar es necesario comprender si realmente va a generar un valor agregado al proceso en general, verificar si aumenta la eficiencia y la calidad, para esto se puede hablar con profesionales en el tema que ayuden a determinar si el proceso automatiza cumplirá con todas las expectativas.

Preparar al equipo

Aun que el proceso sea 100% automatizado siempre requerirá que todo el personal conozca cobre cómo funciona el proceso y cómo deben interactuar con él, lo ideal es hacer pruebas con todo el equipo para conocer cómo será el trabajo de campo.

Seguimiento de los resultados

Una vez implementado, es necesario realizar seguimientos periódicos para determinar si el proyecto marcha según lo esperado, con la capacitación del equipo todos deben ayudar a interpretar los resultados y si se han presentado fallas en algún momento.

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