La Auditoría Interna es una herramienta valiosa para las empresas que han notado una necesidad cada vez mayor de mejora continua y crecimiento competitivo. Para ello, se pretende ayudar a la empresa a comprender, de forma asertiva, la eficacia del entorno interno de la empresa.
Así, la auditoría interna se puede utilizar con la participación de los propios empleados de la empresa para analizar los procesos. De esto, si se ejecuta correctamente, proporciona resultados relevantes y consistentes con la realidad. Por tanto, permite a los directivos de la empresa visualizar una imagen de la situación actual de la empresa.
Continúa leyendo este texto para saber qué es una auditoría interna, su importancia, diferentes tipos, cómo realizar una y mucho más.
¿Qué es la auditoría interna?
La auditoría interna es un importante instrumento de control interno en la empresa, con el fin de evaluar los procesos que ocurren en el negocio, y así, realizar una evaluación de los mismos. De esta manera, se da a través de varios procedimientos que tienen como objetivo observar los aspectos más relevantes para mantener el trabajo y optimizar la gestión de procesos.
A partir de esto, es posible comprender si el progreso de las actividades se está produciendo de manera adecuada o si es necesario mejorarlo. Por lo tanto, es importante resaltar que este proceso no es algo estático, sino dinámico, que requiere constantemente nuevas valoraciones y cambios, buscando una constante evolución.
Por lo tanto, se entiende que este es uno de los procesos fundamentales para las industrias en el mundo moderno, por el dinamismo que proporciona.
¿Cuál es la diferencia entre auditoría interna y externa?
Generalmente existe una duda muy común respecto a la diferencia entre auditoría interna y auditoría externa, por lo que es interesante diferenciar la función de ambas lo antes posible. Para ello, podemos definirlos de la siguiente manera:
- Auditoria interna: Es el proceso que realiza un auditor de la propia empresa. Este auditor interno trabaja principalmente al servicio de la administración y, por tanto, es muy cercano a los directores y al presidente. Su función es evaluar cómo se están llevando a cabo los procesos e indicar no conformidades.
- Auditoria externa: Como su nombre indica, es una auditoría realizada por miembros externos a la empresa. Estos auditores deben analizar la empresa y en última instancia emitir una opinión sobre lo visto. Las grandes empresas están obligadas por ley a utilizar auditores externos registrados en la Comisión de Valores Mobiliarios (CVM).
Sabiendo esto, es posible comprender mejor las características y limitaciones del proceso de auditoría interna que se describirán en este texto.
¿Cuáles son los objetivos de la auditoría interna?
El principal objetivo de la auditoría interna es prevenir o combatir el fraude, errores e irregularidades cometidos por los empleados de la empresa. Su objetivo es examinar la integridad, eficacia y adecuación de los controles internos y los datos financieros, contables y operativos de la empresa.
Además, la auditoría interna también pretende ayudar a los directivos en el adecuado desarrollo de sus funciones a través de análisis y recomendaciones para la mejora continua de las actividades evaluadas. Por lo tanto, existe la necesidad de realizar constantemente este proceso para corregir errores.
¿Qué importancia tiene la auditoría interna para las organizaciones?
La auditoría interna es una herramienta importante para simplificar tareas y eliminar desperdicios en el proceso, con el fin de permitir un control interno constante. Por tanto, juega un papel muy importante en la gestión empresarial, siendo considerada una herramienta esencial de apoyo a los directivos.
Por tanto, el auditor responsable se preocupa de cualquier fase de los procesos, en la que pueda ser de utilidad para la Administración. De esta manera, puede trabajar específicamente para mejorar las actividades comerciales, permitiendo una empresa más ágil y transparente con un fuerte sentido de mejora continua.
¿Quieres saber más sobre la mejora continua? Ver: SEIS SIGMA: QUÉ ES, BENEFICIOS Y CÓMO APLICAR
Por tanto, al adherirse a estas características, la empresa se vuelve cada vez más competitiva dentro del mercado, ofreciendo seguridad para sus empleados y una imprescindible transparencia en los procesos. Además, permite una mayor confianza en los controles internos, revelando si los indicadores analizados tienen sentido.
¿Cuáles son los tipos de auditoría interna?
Ahora que entendemos los conceptos iniciales, es importante conocer los tipos de auditoría interna existentes:
Auditoría contable
La auditoría contable se produce con el objetivo de analizar los registros y procedimientos relativos al patrimonio de la empresa, a través de fundamentos contables y normas empresariales. Este tipo tiene como objetivo identificar y combatir el fraude y otras irregularidades financieras o fiscales.
Así, las auditorías contables contribuyen a mejorar los niveles de eficiencia, reduciendo la negligencia e irregularidad en el entorno empresarial.
Para conocer más sobre cómo estructurar el control financiero, consulte: CONTROL FINANCIERO CORPORATIVO: ENTIENDA LA IMPORTANCIA Y CÓMO HACERLO EN EL DÍA A DÍA
Auditoría operativa
La auditoría operativa busca comprender la situación actual de la organización y proporcionar un diagnóstico de su funcionamiento. El informe final de esta auditoría debe elaborarse con base en los procesos y uso de recursos, con el fin de identificar problemas y crear soluciones en la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia.
Auditoria de sistemas
La auditoría de sistemas involucra los procedimientos tecnológicos de la empresa. Por lo tanto, el auditor evalúa la eficiencia y desempeño de los sistemas utilizados en la estructura interna del negocio y los respectivos medios para garantizar la seguridad de los datos. Esta evaluación es importante para asegurar el correcto funcionamiento de este medio dentro del negocio.
Auditoría de calidad
La auditoría de calidad se utiliza para verificar si los procedimientos operativos cumplen con los requisitos de calidad establecidos. El auditor puede adoptar algunas normas externas como base para la evaluación de la calidad, proporcionando un análisis menos sesgado basado en criterios objetivos.
¿Quieres saber más sobre la gestión de la calidad? Consulta: GESTIÓN DE LA CALIDAD: DESCUBRE TODO LO QUE IMPLICA
Auditoria ambiental
La auditoría ambiental se centra en analizar los impactos de las operaciones de la empresa en el medio ambiente en el que opera. Esta preocupación ha cobrado mayor relevancia debido a la creciente demanda dentro del mercado de empresas más responsables con el medio ambiente.
Es decir, esta auditoría aporta más seguridad al identificar organizaciones que realmente adoptan medidas sostenibles, diferenciándolas de aquellas que simplemente promueven el “marketing verde”.
Auditoría de gestión
La auditoría de gestión está relacionada con los directivos de la organización. El objetivo principal de este proceso es identificar si los administradores utilizaron los recursos de la organización de la manera más eficiente y efectiva posible.
Por lo tanto, la auditoría de gestión tiene como objetivo analizar el desempeño de los directivos dentro de la empresa, con el objetivo de indicar el desempeño ideal a alcanzar.
¿Cuándo debo hacer una auditoría interna?
Al ser un método de evaluación, la variación en su ejecución varía según la demanda de la empresa. Por tanto, este proceso no tiene una frecuencia concreta. Sin embargo, se recomienda que toda empresa lo realice al menos una vez al año, para tener un control estándar de la situación interna de la empresa.
Además, si solo un departamento quiere realizar el proceso, sin involucrar a toda la empresa, es posible realizar una auditoría interna con un enfoque específico. De esta manera, es posible evaluar sólo algunos sectores y subprocesos de la empresa.
¿Quién puede realizar una auditoría interna?
Como se explicó anteriormente, el objetivo principal de realizar una auditoría interna es comprender la situación actual de la empresa. Para lograrlo, un requisito imprescindible para utilizar una herramienta de este tipo es la elección de un auditor imparcial que transmita confianza. Por tanto, esta persona debe centrarse exclusivamente en los procesos de la empresa, y no buscar un responsable de los problemas.
De esta manera, los empleados involucrados en los procesos se sienten más cómodos y son más transparentes al transmitir información válida al auditor. Por lo tanto, el análisis que se realizará proporcionará datos útiles, permitiendo la construcción de planes de acción con el objetivo de resolver posibles puntos negativos que se percibieran.
Para conocer herramientas para la priorización y resolución de problemas, consulte: GUT MATRIX: DESCUBRE LAS VENTAJAS Y CÓMO HACER LAS TUYAS
¿Cómo realizar una auditoría interna?
Después de elegir un buen auditor, podemos pasar a la guía paso a paso para utilizar la herramienta. Por ello, es necesario seguir algunos procedimientos que tengan como objetivo asegurar que la información adquirida sea coherente y relevante, permitiendo que sirva de base para recomendaciones y conclusiones. Para hacer esto, necesitas:
1 – Definir los objetivos de la auditoría interna
El directivo de la empresa o sector en el que se solicitó la auditoría debe tener una definición clara de qué resultados espera lograr con esta herramienta y trasmitirlos al auditor.
Para poder desempeñar bien su función, el auditor debe poder encontrar oportunidades de mejora, corrección de problemas y cambios. Por lo tanto, es necesario comprenderlo y alinearlo con las mejoras que se desean y los cambios que el gerente está dispuesto a implementar. A partir de esto es posible saber cuáles serán las prioridades en la auditoría.
2 – Haz un plan
Luego de tener esta definición inicial y haber aclarado claramente las prioridades de uso de la herramienta, es necesario armar un plan de desarrollo de cómo se llevará a cabo el proceso. Es importante que esto se haga con antelación y con la participación de los empleados. En este paso es muy importante hacer que los empleados se sientan cómodos.
¿Quieres saber más sobre las herramientas de planificación? Ver: 5W2H: DESCUBRE LAS 7 PREGUNTAS PARA ENCONTRAR SOLUCIONES
3 – Crea un horario
Transforma lo incluido en tu planificación en un cronograma, estableciendo pasos consecutivos, para cubrir todas las prioridades predefinidas. Por lo tanto, se debe hacer un esfuerzo para elaborar un cronograma fluido que permita un flujo coherente de actividades y una buena ejecución de la auditoría.
4 – Crea una lista de verificación
En este paso, es importante definir previamente un documento personalizado a la realidad de la empresa, en el que se detallen las características de las áreas incluidas en la auditoría. A partir de esto, el auditor contará con una base de datos que le ayudará a realizar preguntas de forma más clara y asertiva al momento de entrevistar a los empleados.
5 – Elaborar el informe y el plan de acción
Después de completar todos los pasos anteriores, es necesario actuar sobre la información recopilada. Para ello se debe crear un plan de acción para todos los puntos planteados, indicando el problema detectado y el motivo de cada acción a realizar.
