La administración del efectivo es un término que hace referencia al desembolso, recaudo y concentración del efectivo, el objetivo principal es gestionar adecuadamente los saldos disponibles en la caja de una empresa para garantizar su disponibilidad en los momentos requeridos, evitando el riesgo de ser insolventes.
Dentro de los aspectos que se monitorean en la administración del efectivo se encuentran: la administración de los saldos de efectivo, estrategias de inversión, nivel de liquidez, entre otros.
De cierta manera, la administración del efectivo es una labor muy importante de los gerentes que en ocasiones necesitan la ayuda de un tesorero para mantener una gestión más oportuna, puesto que en el momento que la entidad no cancele una obligación oportunamente a falta de efectivo se traducirá como insolvencia, lo cual es una razón que puede llevar a la quiebra.
Evidentemente dicha consecuencia debería obligar a los negocios a gestionar correctamente su efectivo, adicionalmente un buen trabajo de tesorería se traduce en la prevención de riesgos y aumento de rentabilidad.
Los negocios que tienen problemas con el flujo de caja no poseen un margen de seguridad en el caso de incurrir en gastos imprevistos, lo cual puede generar dificultades grandes para las operaciones de la empresa y un problema muy grave a la hora de solicitar dinero prestado, puesto que una entidad financiera normalmente se fija en el flujo de efectivo para aprobar un crédito.
El daño de una maquinaria o herramienta indispensable para llevar a cabo las operaciones de la empresa requiere de dinero inmediato y el no tenerlo se traduce en problemas serios.
Cuando se recauda dinero como contraprestación de la ejecución trabajos o venta de productos, en muchos casos los gerentes o propietarios de las empresas, gastan la totalidad de estos fondos recaudados, inclusive con el fin de expandir su negocio o en otros gastos poco necesarios, estas prácticas no son cien por ciento malas, lo único es que se debe realizar una proyección realista de los futuros gastos y dejar un porcentaje para eventualidades inesperadas, otros aspectos que pueden ayudar en este caso son:
- Establecer medidas efectivas de facturación.
- Cumplir con las restricciones presupuestarias.
- Monitorear cobros y desembolsos.
Ciclo de efectivo
El ciclo de efectivo o flujo de efectivo es la diferencia entre el ciclo de operativo y el de pagos. Se usa para la administración del efectivo, debido a que el resultado obtenido determina la cantidad de tiempo que pasa desde la compra de la materia prima o el inventario, hasta que se recibe el dinero por su venta.
| Ciclo operativo | Ciclo de pago |
| Promedio de días que transcurrieron desde que el inventario se vendió a crédito más el promedio de días en que se recaudó el dinero. | Promedio de días que transcurrieron desde que se desembolsó dinero para pagar las cuentas a favor de los proveedores. |
Fórmula del ciclo operativo
Fórmula del ciclo de pago
La fórmula para determinar el ciclo de efectivo o ciclo de caja es la siguiente:
Ciclo de efectivo = Ciclo operativo – Ciclo de pago
Esta herramienta también es usada en el análisis financiero, que junto a otras razones financieras ayudan a administrar el efectivo de manera más efectiva.
Ejemplo de ciclo de efectivo
Para comprender mejor el tema planteamos el siguiente ejemplo:
Una empresa determinó los siguientes datos:
- Inventario promedio: 350
- Costo de ventas: 1.430
- Cuentas por cobrar promedio: 800
- Ventas a crédito: 2.100
- Cuentas por pagar promedio: 320
- Compras: 1.000
Ahora debemos pasar los datos a las respectivas fórmulas
Ciclo operativo = ((350 X 360) / 1.430) + ((800 X 360)/2.100)
Ciclo operativo = 88 + 137
Ciclo operativo = 225
Ciclo de pago = (320 X 360)/1000
Ciclo de pago = 115
Ciclo de efectivo= 225-115
Ciclo de efectivo = 110
Como interpretación del ejemplo se puede decir que transcurren 110 días desde que se compra el inventario y se recibe el dinero por su venta.
Cobranza en la administración de efectivo
Los sistemas de cobro de dinero tienen como objetivo principal minimizar el tiempo que se tarda en recaudar el efectivo que los clientes adeudan a la empresa.
En ocasiones el retraso por parte de los clientes para pagar sus deudas puede deberse a insolvencia por parte de los mismos, pero es necesario que la empresa esté gestionando estas deudas, en otros casos la manera en la que se recauda el efectivo también puede representar retrasos, puesto que cuando las transacciones se hacen de manera interbancaria el tiempo para recibir dicha transacción puede ser elevado, o en otras circunstancias simplemente el cliente desea pagar en efectivo, pero no dispone del tiempo para desplazarse hasta la empresa. Todas estas situaciones pueden acumularse y generar retrasos graves en la recolección de efectivo.
Para concluir este artículo la administración del efectivo es un concepto de interés general, es decir que sirve para todo tipo de personas y empresas, puesto que es una herramienta para combatir una situación que a diario afecta a las empresas como lo es la insolvencia.
