La administración del efectivo es un término que hace referencia al desembolso, recaudo y concentración del efectivo, el objetivo principal es gestionar adecuadamente los saldos disponibles en la caja de una empresa para garantizar su disponibilidad en los momentos requeridos, evitando el riesgo de ser insolventes.
Dentro de los aspectos que se monitorean en la administración del efectivo se encuentran: la administración de los saldos de efectivo, estrategias de inversión, nivel de liquidez, entre otros.
El financiamiento y el capital de trabajo son dos factores que se deben estar monitoreando constantemente para evitar caer en la insolvencia.
De cierta manera, la administración del efectivo es una labor muy importante de los gerentes que en ocasiones necesitan la ayuda de un tesorero para mantener una gestión más oportuna, puesto que en el momento que la entidad no cancele una obligación oportunamente a falta de efectivo se traducirá como insolvencia, lo cual es una razón que puede llevar a la quiebra.
Evidentemente dicha consecuencia debería obligar a los negocios a gestionar correctamente su efectivo, adicionalmente un buen trabajo de tesorería se traduce en la prevención de riesgos y aumento de rentabilidad.
Los negocios que tienen problemas con el flujo de caja no poseen un margen de seguridad en el caso de incurrir en gastos imprevistos, lo cual puede generar dificultades grandes para las operaciones de la empresa y un problema muy grave a la hora de solicitar dinero prestado, puesto que una entidad financiera normalmente se fija en el flujo de efectivo para aprobar un crédito.
El daño de una maquinaria o herramienta indispensable para llevar a cabo las operaciones de la empresa requiere de dinero inmediato y el no tenerlo se traduce en problemas serios.
Cuando se recauda dinero como contraprestación de la ejecución trabajos o venta de productos, en muchos casos los gerentes o propietarios de las empresas, gastan la totalidad de estos fondos recaudados, inclusive con el fin de expandir su negocio o en otros gastos poco necesarios, estas prácticas no son cien por ciento malas, lo único es que se debe realizar una proyección realista de los futuros gastos y dejar un porcentaje para eventualidades inesperadas, otros aspectos que pueden ayudar en este caso son:
El ciclo de efectivo o flujo de efectivo es la diferencia entre el ciclo de operativo y el de pagos. Se usa para la administración del efectivo, debido a que el resultado obtenido determina la cantidad de tiempo que pasa desde la compra de la materia prima o el inventario, hasta que se recibe el dinero por su venta.
Fórmula del ciclo operativo
Fórmula del ciclo de pago
La fórmula para determinar el ciclo de efectivo o ciclo de caja es la siguiente:
Ciclo de efectivo = Ciclo operativo – Ciclo de pago
Esta herramienta también es usada en el análisis financiero, que junto a otras razones financieras ayudan a administrar el efectivo de manera más efectiva.
Para comprender mejor el tema planteamos el siguiente ejemplo:
Una empresa determinó los siguientes datos:
Ahora debemos pasar los datos a las respectivas fórmulas
Ciclo operativo = ((350 X 360) / 1.430) + ((800 X 360)/2.100)Ciclo operativo = 88 + 137
Ciclo operativo = 225
