Como muchos empresarios saben, la gestión financiera de una empresa es esencial para que el negocio dé sus frutos. Es importante centrarse en el proceso operativo, pero en la planificación estratégica de cualquier empresa debe estar el control financiero de la empresa.
Entre las tareas del departamento financiero, a través de un equipo de la empresa especializado en el área, está el flujo de caja, que ayuda en la administración de las cuentas por cobrar y por pagar.
El control del flujo de caja no es una tarea fácil, por lo que es necesario contar con un equipo del área financiera para llevar la contabilidad, sobre todo en empresas medianas y grandes, lo que no significa que las microempresas tampoco necesiten este tipo de servicio.
Sin duda, el aumento de los beneficios está correlacionado con las cuentas por cobrar, por lo que es esencial tener un control especial de esta área para desarrollar un flujo de caja positivo.
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¿Qué es la administración de cuentas por cobrar?
Como su nombre indica, el concepto de administración de cuentas por cobrar está relacionado con las ganancias presentes y futuras que ingresarán a la empresa. Los profesionales responsables del área ejercen la función de controlar todos los pagos que se recibirán de los clientes.
¿Por qué es tan importante la administración de las cuentas por cobrar?
Por lo general, los empresarios, especialmente los principiantes, se centran únicamente en el número de productos que se han vendido, pero no en lo que se ha recogido. Por eso, como se ha dicho antes, es importante tener una comunicación constante entre el gerente y el equipo financiero, sin importar cuán subcontratado esté el servicio.
Muchas veces, debido a las ventas a plazo, por ejemplo, la cantidad recibida por la empresa termina por no ser la misma que la invertida en la compra de los productos con los proveedores. Este modelo de gestión fallido puede llevar rápidamente al fracaso de la empresa.
Hoy en día, es común que los clientes paguen sus cuentas con distintos medios de pago, por lo que es necesario que el departamento financiero y el gerente estén al tanto de las cuentas para saber si existe la posibilidad de llevar este modelo de negocio.
Beneficios de la administración de cuentas por cobrar
El control de las cuentas por cobrar es importante no sólo por los aspectos mencionados anteriormente, sino también por otros beneficios importantes, como por ejemplo:
- Ser capaz de anticiparse a una posible crisis financiera.
- Para ayudar en el control general de la corriente de efectivo.
- Mejor planificación de las colecciones.
- Analizar las cuentas por cobrar y la tasa de morosidad de los clientes.
- Conocer a los clientes que pagan a tiempo y así poder darles un trato diferenciado.
- Comparar las cuentas por cobrar con las cuentas por pagar para comprender las necesidades de efectivo para los meses siguientes.
- Gestionar la necesidad de acciones legales o administrativas en casos de incumplimiento constante.
- Tener en cuenta las fechas y las cantidades por cobrar, además de los descuentos concedidos, y los intereses recibidos.
¿Ha visto lo importante que es gestionar responsablemente las cuentas por cobrar en una empresa?
Sin embargo, no todos los empresarios tienen la posibilidad o quieren tener un equipo de gestión financiera, por lo que hemos separado algunos temas para que pueda tener al menos un control básico de las cuentas por cobrar.
Como llevar a cabo una administración de cuentas por cobrar con buenas políticas
Conozca y organice el flujo de sus cuentas por cobrar
El primer paso para tener una buena administración de las cuentas por cobrar de su empresa es conocer el flujo de entrada con el mayor detalle posible. Necesita organización para saber sus cuentas pendientes, las formas en que estas cuentas serán pagadas y por supuesto, cuánto recibirá aproximadamente.
Conociendo esto, ahora tendrá que organizar su cobro de deudas, con una emisión rutinaria, ya que no puede esperar que el cliente pague a tiempo si envía la factura tarde. Este paso, aunque parece obvio, afecta a un gran número de empresas y dificulta gran parte del flujo de cuentas por cobrar.
Otro consejo es conocer y clasificar a sus clientes. Separe un grupo para los que pagan a tiempo y no suelen generar problemas y otro grupo para sus clientes que llegan más tarde y terminan perjudicando sus expectativas de efectivo al final del mes. Con estas listas, tendrá que prepararse para tratar con cada grupo de manera diferente.
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No tenga miedo de cobrar a los clientes morosos
La mejor manera de describir este consejo o paso es ser lo más directo posible, después de entregar sus productos (o servicios), lo natural y esperado es que se pague por ello. Su cliente no debería estar menos satisfecho si le cobra en caso de que retrase el pago. Si esto ocurre, si el cliente se queja de que se le ha cobrado, evalúe si este cliente es bueno para su empresa, ya que está utilizando su capacidad y no está compensando financieramente (a menudo estos clientes se retrasan / no pagan a menudo).
Después de que se exceda el plazo, el cliente debe ser acusado y esto es muy importante. Sin embargo, es evidente que es necesario ser delicado y saber cómo abordar correctamente a su cliente (sería un buen momento para utilizar la lista que preparó en el paso anterior), ya que muchas veces las empresas de buena fe pueden terminar olvidándose de pagar sus cargos debido a la falta de organización interna o a una restricción temporal del flujo de caja.
Sea realista con la situación
Aunque organice y cubra a sus clientes, es probable que siga habiendo incumplimiento en sus cuentas por cobrar en su resumen mensual de flujo de caja. Con nuestro actual escenario económico, el incumplimiento se convierte en una realidad en cualquier tipo de negocio y hay que adaptarse para reducir y vivir con esta realidad.
Para hacer una proyección de flujo de caja con «los pies en la tierra» y con más precisión, lo ideal es calcular el promedio mensual del valor por defecto de su industria. Esto será útil más allá de su preparación de flujo de efectivo, porque si la tasa de incumplimiento es demasiado alta, probablemente tendrá que replantearse su estrategia de precios y de cobro.
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Estimular el pago por adelantado
Si el incumplimiento de las cuentas por cobrar es malo para la salud financiera de una empresa, que sus clientes paguen por adelantado es excelente para asegurar un respiro en su flujo de caja, permitiendo una planificación más precisa y basada en los recursos de su industria.
Sin embargo, sin un estímulo adicional, es poco probable que sus clientes liberen sus pagos antes de la fecha límite, por lo que debería fomentar el pago anticipado ofreciendo ventajas a los clientes que pagan a tiempo y aún más ventajas a los que pagan por adelantado.
Organizar todo en un sistema financiero
Como se puede ver en este artículo, la organización es uno de los pilares de la buena administración de las cuentas por cobrar en una industria (y en otras áreas también, por supuesto) y hay que tener orden.
Por supuesto, es posible hacer este control de sus cuentas por cobrar de la empresa a través de hojas de cálculo o incluso manualmente en un bloque financiero.