La administración de activos fijos se refiere a hacer un correcto uso o un debido control sobre estos activos, en una empresa es una tarea importante que puede ahorrar dinero y tiempo. También es una forma eficiente de prevenir robos, planificar el mantenimiento y los reemplazos futuros.
No es raro ver empresas que no conocen cuántas sillas o maquinaria tienen. Por esta razón se pueden presentar errores contables y malos cálculos en la depreciación.
Ejemplo: Una empresa posee 35 computadores y no tiene control de sus activos fijos., debido a un incidente en la red eléctrica, 5 de estos equipos se quemaron y necesitan ser cambiados, la contabilidad tendrá que dar de baja a los 5 computadores dañados, sin embargo, sin una gestión adecuada, esta simple tarea puede complicarse o simplemente no llevarse a cabo la labor.
Aunque parezca simple, dar de baja un activo fijo es muy importante para la empresa, puesto que puede tener un impacto directo en el cálculo de los impuestos. Si la contabilidad no se lleva correctamente, la empresa puede sufrir sanciones o por otro lado la información financiera puede ser inexacta.
¿Cómo administrar los activos fijos?
Para gestionar los activos fijos de manera eficiente es necesario tener en cuenta los siguientes elementos:
Ubicación
Es indispensable saber en qué lugar debe estar cada activo fijo, puesto que al momento de requerirlo no es necesario buscar en toda la empresa, también facilita mantener el control de dicho activo.
Por ende, cada activo fijo debe tener un lugar designado, luego de que sea usado debe volver a su lugar.
Cantidad
Es necesario llevar un control de la cantidad de activos fijos con los que cuenta, de esta manera también podrá ejercer mejor la gestión sobre estos activos, con el control de cantidades podrá saber cuándo se están desapareciendo los elementos o simplemente cuando se están agotando de manera natural para que sean remplazados.
Condición
Administrar los activos fijos no solo se trata de que vigilarlos para que no sean hurtados, también se trata de darles un buen uso y mantenerlos en las mejores condiciones posibles para alargar su vida útil, cuando se sabe en qué condiciones se encuentra un elemento se puede realizar una planificación para cambiarlo y no tener que incurrir en decisiones a última hora.
Programas de mantenimiento
El programa de mantenimiento va de la mano con la condición del activo fijo, se pueden realizar mantenimientos preventivos para alargar la vida útil y prevenir daños que perjudiquen la producción.
Las siguientes son algunas de las razones por las cuales la empresa debe saber cómo administrar los activos fijos de manera eficiente:
1. Facilita los procedimientos
La administración de activos fijos brinda la oportunidad de tener más control sobre dichos activos. Puede decir exactamente dónde se encuentra cada elemento, cómo se utilizan y cuándo se han reparado, con sólo una búsqueda rápida en el sistema. De esta manera, en caso de un reajuste, todo el proceso se ejecutará de una manera más fluida y organizada.
2. Brinda seguridad en el cálculo de la depreciación
La gestión de activos fijos adicionalmente se puede usar con el fin de garantizar la exactitud en el cálculo de la amortización y depreciación. Para ello, es necesario controlar de manera correcta la fecha en la que entró o la fecha en la que salió un activo, su precio de adquisición y su vida útil.
Cuando esto se hace en un software de control de activos, todo el proceso se vuelve más seguro y asertivo, evitando que la empresa sea multada por las autoridades fiscales.
3. Ayuda a reducir los costos
El mantenimiento preventivo de los activos fijos es un factor muy importante en la reducción de costos. Si se planifica adecuadamente, aumenta la vida útil de los activos y no perjudica el funcionamiento de la empresa.
Sólo con un control eficaz se puede supervisar y elaborar un plan de mantenimiento de activos fijos eficiente.
4. Detecta «activos inexistentes».
El inventario de activos fijos es un procedimiento de elevada importancia en la gestión de activos fijos. Con su ejecución, es posible identificar diferencias entre la cantidad física y la cantidad contable.
El inventario también ayuda a detectar artículos defectuosos o no utilizados que pueden ser reparados, reubicados o vendidos, para que pueda devolverlos a su empresa.
5. Ayuda a reducir los robos
¿Cómo controlas lo que no sabes que tienes? Es una tarea complicada, ¿verdad? Si una empresa no tiene un control preciso de sus activos, difícilmente notará la desaparición de artículos de menor valor, o de aquellos que se posee en grandes cantidades.
Por otro lado, con una correcta administración de activos fijos, se puede detectar todas las desapariciones de activos fijos y crear métodos para recuperarlos y también para que estos incidentes no se repitan.
Finalmente como se puede apreciar no faltan razones para que una empresa implemente un sistema de control de activos fijos.
