Cuando pensamos en aprovechar la productividad de un proceso, estamos pensando en un Procedimiento Operativo Estándar sin darnos cuenta. Esto se debe a que inmediatamente nos viene a la mente la idea de una forma ideal de llevar a cabo su flujo de producción. Es decir, un modelo óptimo de cómo hacer cada acción para asegurar que aprovechamos al máximo todos nuestros recursos. Se basa en esta idea que opera el Procedimiento Operativo Estándar (SOP).
En este texto te explicaremos qué es POP y cuáles son sus objetivos y beneficios, ¡además de enseñarte cómo aplicar esta metodología en tu empresa! ¿Vamos allá?
¿Qué es un procedimiento operativo estándar?
El SOP, o Procedimiento Operativo Estándar, es un documento que agrupa descripciones e instrucciones sobre las actividades de una determinada rutina de la empresa. Por lo tanto, estas instrucciones se pueden utilizar tanto para ayudar en las tareas diarias, como calibraciones, mantenimiento y uso de equipos, como para procedimientos de seguridad y otras aplicaciones.
Por tanto, la principal característica de un procedimiento operativo estándar es su especificidad. En este sentido, cada tarea dentro de la empresa requiere de su propio SOP, permitiendo realizar las instrucciones de actividad de forma detallada y aplicada. Junto con la revisión periódica del SOP, su detalle se encarga de garantizar que el documento sea adecuado a la realidad de producción.
¿Cuál es la diferencia entre procedimientos operativos estándar e instrucciones de trabajo?
Tanto el Procedimiento Operativo Estándar como la Instrucción de Trabajo (IT) son instrumentos utilizados para estandarizar procesos, facilitando su gestión.
El POP se enfoca en describir las actividades involucradas en un flujo de producción, estableciendo una hoja de ruta para las operaciones del proceso. Mientras tanto, TI se enfoca en ser un estándar técnico, es decir, en detallar actividades específicas, tanto productivas como operativas.
Sin embargo, a pesar de ser similares, los POP y las TI tienen aplicaciones diferentes: el procedimiento operativo estándar, como su nombre indica, sirve para estandarizar el flujo de producción. A su vez, la instrucción de trabajo busca instruir la ejecución de actividades relevantes al flujo.
¿Cuál es el propósito del SOP – procedimiento operativo estándar?
A través de la estandarización de procesos, POP garantiza mayor calidad y mayor eficiencia en las actividades de la empresa, independientemente del departamento responsable o la etapa de la tarea. Por tanto, este es su principal objetivo: permitir aplicar la máxima optimización de los procesos. en la práctica y generar retornos para la empresa.
Como resultado, el procedimiento operativo estándar nivela el estándar de ejecución de la tarea, generando un producto o servicio final más cohesivo y asertivo. Estos resultados son positivos para la empresa, al reducir cuellos de botella y desperdicios, pero también para el cliente, que tiene más seguridad sobre la calidad del producto que recibirá.
¿Cuáles son los beneficios del procedimiento operativo estándar?
Además de asegurar la calidad de los productos y optimizar procesos a través de la sistematización, el POP también facilita la capacitación y capacitación de los empleados, además de reducir accidentes y fallas de comunicación. El procedimiento operativo estándar mantiene la previsibilidad de los resultados, garantizando el cumplimiento de los estándares.
El POP también trabaja para reducir la tasa de error al detallar la forma correcta de realizar un proceso, reduciendo los espacios para dudas y minimizando la concentración de conocimientos. Además, la productividad de los procesos se potencia con la clara dedicación de roles: el proceso se produce de forma más fluida cuando cada uno sabe perfectamente cuál es su rol.
¿Cuáles son los elementos de un procedimiento operativo estándar?
No existe un modelo o estándar oficial sobre lo que debería ser un procedimiento operativo estándar. Pero, independientemente del formato, es fundamental que el documento esté escrito en un lenguaje sencillo y accesible, para que sea comprensible para todos los empleados.
Por lo general, se prefieren los modelos paso a paso y las listas de verificación, para que el POP sea lo más intuitivo posible para cualquiera que lo utilice. Los diagramas de flujo también pueden resultar útiles en esta construcción. En otras palabras: ¡cualquier cosa que facilite la ilustración del flujo de producción es bienvenido!
¿Cuáles son los formatos de procedimientos operativos estándar?
Como mencionamos, no existen formatos específicos sobre cómo se debe escribir un SOP. Sin embargo, las listas de verificación y los diagramas de flujo son herramientas comúnmente utilizadas en el desarrollo de procedimientos operativos estándar y ambos tienen sus ventajas y desventajas.
Las listas de verificación son modelos sencillos de realizar: se crea una lista de actividades a realizar y quien realiza la tarea es responsable de dar la controlar cuando la tarea esté cumplida. Las listas de verificación son fáciles de elaborar y seguir y minimizan las malas interpretaciones. Sin embargo, se trata de modelos que no permiten añadir muchos detalles y dificultan la gestión de los puntos de decisión.
El diagrama de flujo representa con símbolos las actividades a realizar en base a las decisiones tomadas. Los diagramas de flujo también son fáciles de seguir y su construcción sigue una secuencia lógica. Además, el diagrama de flujo permite una fácil visualización de los puntos de decisión. Sin embargo, este modelo requiere más tiempo de preparación, además de no permitir muchos detalles.
De esta forma, ambos modelos son potentes a la hora de elaborar SOP, y la idoneidad de cada uno depende de la aplicación de cada documento.
¿Quién elabora un procedimiento operativo estándar?
Considerando que buscamos elaborar un documento que represente detalladamente el flujo de producción, no hay nadie mejor para desarrollarlo que el empleado que realiza la tarea en cada sector. La persona que ejecuta el flujo diariamente es quien mejor conoce el proceso y, por tanto, también es la persona más indicada para describirlo fielmente.
¿Cómo hacer un procedimiento operativo estándar?
Como mencionamos anteriormente, el operador que realiza la tarea debe preparar el SOP, es decir, la persona con capacitación y cualificación en ese rol. Todo POP tiene un objetivo, ya sea estandarizar un proceso o modificarlo para obtener determinados resultados. Así, podemos resumir la elaboración del documento en 5 pasos:
1. Definir el objetivo del documento
Necesitamos saber adónde queremos llegar para comprender el camino que debemos tomar para llegar allí. Aquí es importante reunir a todos los responsables de las tareas del flujo de producción en cuestión para, juntos, definir qué es importante incluir en el procedimiento operativo estándar.
2. Establecer el modelo SOP
Como vimos anteriormente, existen una serie de modelos para desarrollar SOP y la definición de qué modelo aplicar, o incluso qué modelos combinar, depende del objetivo final del documento (¡nuestro primer paso!). Analiza qué formato tiene más sentido en la búsqueda del resultado que deseas.
3. Determinar el equipo de trabajo y empleado responsable
El grupo de trabajo debe incluir a todas las personas directamente involucradas con las tareas del flujo en estudio para garantizar que ningún detalle del proceso pase desapercibido. El responsable del POP es quien recopilará la información y armará el documento, pero no será el único involucrado en la recolección de información. En otras palabras, no es obligatorio que el responsable de la tarea sea también responsable del documento.
4. Escribe el POE
Comience con el nombre del documento para que sea más fácil consultarlo más adelante. Luego, presenta la información principal y los procedimientos que se cubrirán, para luego detallar cada paso de la tarea, incluyendo el tiempo dedicado a realizarla, qué materiales se necesitan y cuál es el resultado esperado. ¡No olvides determinar quién es responsable de cada paso!
5. Planificar y gestionar
Para concluir, basta con establecer una rutina para el seguimiento de los procedimientos, definiendo también qué rutinas son más críticas para el resultado deseado.
Esta verificación puede realizarse de diferentes maneras, desde utilizando un software de gestión hasta aplicando una gestión de seguimiento visual. ¡No existe un formato correcto! Elige lo que mejor se adapte a tu rutina para que la gestión no caiga en desuso.
¿Cómo implementar el procedimiento operativo estándar?
No existe una receta adecuada para implementar un SOP: es necesario adaptar el equipo a la rutina y monitorear su aplicación. Sin embargo, podemos tomar algunas medidas para garantizar que esta ejecución se realice de la mejor manera posible.
Primero, revise el SOP con los miembros del equipo antes de su implementación para garantizar que el documento esté alineado con la realidad del proceso y también con el objetivo de optimización. En segundo lugar, ¡pruebe el procedimiento! Comprueba si tanto tú como tu equipo podéis aplicarlo fácilmente y conseguir los resultados esperados.
Por último, hacer que el procedimiento operativo estándar sea fácilmente accesible para todos los empleados que lo utilizarán en su trabajo, de modo que la dificultad de encontrar el documento no se convierta en un obstáculo para seguirlo.
Siguiendo estos pasos conseguimos que el documento sea aprobado por todas las personas relevantes para su construcción y también hacemos más fluida su implementación.
Ejemplo de procedimiento operativo estándar
En los sectores industriales, el mantenimiento de los equipos es fundamental para garantizar la seguridad de los empleados y la productividad del servicio. Por tanto, el mantenimiento periódico es un buen ejemplo de aplicación de POE en la industria.
En este caso, podemos iniciar el procedimiento operativo estándar inspeccionando todas las máquinas de la empresa. Con el listado de máquinas en la mano, el siguiente paso es crear un plan de mantenimiento en conjunto con los proveedores de equipos, para asegurar que cada equipo reciba un mantenimiento específico y asertivo.
Por lo tanto, es importante que exista una etapa de concientización de los empleados sobre la importancia del procedimiento, seguida de la creación de una lista de verificación con las fechas de cada revisión. Con esta información en la mano, es fácil desarrollar un procedimiento operativo estándar para el mantenimiento de cada máquina en el proceso, describiendo los pasos a seguir, quién debe realizarlos y la frecuencia de la tarea.
