El análisis de costos es un apoyo gerencial y estratégico. Este analiza cómo se comportan los costos. De esta manera, es posible identificar brechas de mejora. Finalmente, siempre con el fin de optimizar la metodología de costeo de la empresa.
Por su complejidad, el análisis de costes supone un problema para las empresas, ya sean pequeñas o grandes. Sin embargo, crear un sistema de costeo adecuado garantiza una gestión financiera eficiente. Así, permite una toma de decisiones más correcta y un control de gastos adecuado para su empresa.
Análisis de costos: conceptos importantes
Antes de comenzar a detallar cómo realizar un análisis de costos, es importante definir algunos conceptos en el área.
Primero, definiremos cuáles son los costos de una empresa. Por tanto, los costos son gastos que agregan valor al producto o servicio. La clasificación se produce en dos tipos:
- Costos fijos Son costos que no varían dependiendo de la cantidad de producción o ventas.
- Costos variables Son aquellos que varían dependiendo de la cantidad de producción o venta.
Otro concepto importante a la hora de analizar los costes de una empresa son los costes directos y los costes indirectos. De esta manera, es posible identificar el destino de los costos en relación con la producción.
- Costo directo: se caracteriza directamente por la producción.
- Costo indirecto: es visto indirectamente por la producción.
Es sencillo identificar cuánta materia prima se utilizó en la fabricación de un producto. Sin embargo, calcular la cantidad de energía eléctrica utilizada para fabricar un producto es más difícil. Por tanto, considerando que se aplica en varios otros sectores, es necesario hacer una división.
Finalmente, es necesario comprender las pérdidas del proceso para el análisis exitoso de los costos de su empresa. Estas pérdidas se pueden clasificar en función de los siguientes indicadores.
- Ineficacia
- Ociosidad
- Descansos
- Calidad
- Chatarra
- Sobras
Análisis de costes: ¿cómo funciona?
Conociendo los conceptos, explicaremos cómo funciona y qué hacer para tener un sistema de costeo eficiente.
En pocas palabras, el análisis de costes estudia todos los gastos que implica la fabricación de un producto. En otras palabras, analiza los resultados financieros relacionados con la producción. Por tanto, es necesario recoger todos los movimientos de gasto de la empresa, para luego iniciar una gestión centrada en la financiación de la empresa. Por lo tanto, para realizar el análisis de costos se deben seguir los siguientes pasos.
Paso 1 – SI NO PUEDES MEDIR, NO PUEDES GESTIONAR
En primer lugar, para realizar un análisis de costos asertivo en su empresa es necesario, sin excepción, definir métricas de análisis. La gestión de costes abarca todas las áreas de la empresa y no contar con indicadores estándar para realizar los análisis hará que el trabajo sea vago. Por tanto, crear y controlar indicadores es fundamental para el análisis de costes.
Paso 2 – SEPA DÓNDE ESTÁN SUS RECURSOS Y CUÁLES SON
De nada sirve entender y clasificar costes si no podemos identificarlos en nuestra empresa. Para ello, se debe tener una visión de toda la organización del proceso.
Así, es posible reconocer todos los costos del proceso y luego encontrar aquellos costos que no agregan valor al producto. Para lograrlo recomendamos realizar un Mapeo de Flujo de Valor.
Paso 3 – DEFINIR EL MÉTODO DE COSTE CORRECTO PARA SU EMPRESA
Hay varias formas de realizar un análisis de costos. Inicialmente contar con una base de datos y conocimiento general de costos. De esta manera será posible entender la metodología de costeo.
De esto, extrajimos las tres metodologías más comunes para el costeo de productos o servicios:
- Por absorción: Identifica todos los costos de producir un producto.
- Directo o variable: Sólo considera los costos directos de producción. Se hace una diferenciación entre costos fijos y variables.
- Basado en actividades: clasifica y divide los costos involucrados en cada proceso.
Análisis de costes: ¿cuáles son sus beneficios?
Actualmente, no hay lugar para sistemas de costes poco realistas. A continuación, enumeramos ejemplos de beneficios del análisis de costos:
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A través del análisis es posible tener una clasificación precisa de los costos de cada sector de la empresa. Por lo tanto, la identificación de fallas en el cálculo de costos se vuelve visible, con mayor precisión en los datos utilizados en el análisis de costos.
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Con datos más precisos, los indicadores de la empresa se vuelven más eficientes. Además, los planes de acción se crean fácilmente.
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La organización de costes proporciona agilidad en el diagnóstico financiero. Por lo tanto, la resolución de problemas se vuelve más fácil y el número de pérdidas financieras disminuye.
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En última instancia, los beneficios conducen a una división más eficiente de los recursos. Proporcionando así un impacto directo en los ingresos de la empresa.
Errores comunes en el análisis de costos y cómo evitarlos
Se deben tener en cuenta algunos factores antes de realizar un análisis de costes, para garantizar que sea lo más preciso y eficiente posible. Además, un análisis de costes bien planificado evita algunos errores habituales, como la falta de actualización, herramientas inadecuadas y el olvido de costes asociados.
Por tanto, estos errores que perjudican la calidad de los análisis y conducen a decisiones financieras equivocadas se pueden evitar con análisis completos realizados periódicamente. Además, existen herramientas que ayudan con el análisis avanzado y facilitan la visualización de datos.
1. No considerar todos los costos
Olvidar un coste a la hora de realizar un análisis de costes perjudica la gestión financiera de la empresa, especialmente a largo plazo. Además, este error común dificulta la toma de decisiones, la visualización de la rentabilidad real y la falta de transparencia con socios e inversores.
Por lo tanto, es fundamental realizar un análisis de costos que cubra todos los costos directos e indirectos asociados al producto o servicio específico. Ya que esta visión completa de los costos, tanto fijos como variables, permite una toma de decisiones más asertiva en relación a la gestión financiera de la empresa.
2. Falta de actualización periódica
No actualizar periódicamente un análisis de costes puede generar una serie de problemas para una empresa. Estos problemas van desde la falta de previsión, que obstaculiza la planificación estratégica y la gestión de riesgos financieros, hasta la dificultad para identificar ineficiencias operativas. Esto puede hacer imposible que las organizaciones tomen medidas rápidas para resolverlos.
Por lo tanto, para evitar estos obstáculos, es muy importante revisar y actualizar su análisis de costos periódicamente. Por tanto, velando por que sea acorde con la realidad financiera de la empresa. Además, esta práctica fundamental debe integrarse en la planificación y gestión financiera de la institución.
3. No utilizar herramientas adecuadas
No utilizar las herramientas adecuadas para realizar un análisis de costos genera limitaciones que reducen la precisión y eficiencia de los resultados. Estas herramientas permiten una mejor visualización de los datos, garantizan una mayor seguridad de los datos y ofrecen funciones avanzadas para un análisis detallado.
Por ello, se recomienda invertir en las mejores herramientas de análisis financiero que se adapten a las necesidades específicas de la organización y a la complejidad necesaria de los estudios. Elegir correctamente puede mejorar significativamente la calidad y la asertividad de sus futuros análisis y decisiones.
Herramientas y software para ayudar en el análisis de costos
Las herramientas digitales son grandes aliadas para las empresas que quieran realizar un análisis de costes moderno, completo y completo. Porque ayudan a tomar decisiones y optimizar el desempeño financiero de las organizaciones.
Además, el software es fundamental en la gestión financiera eficaz de una empresa, permitiendo la definición de objetivos realistas y la asignación precisa de recursos. Permiten a los interesados recopilar, organizar y analizar datos de forma práctica y asertiva.
Beneficios de usar herramientas digitales
El principal beneficio de utilizar herramientas digitales para el análisis financiero es la variedad de recursos disponibles, lo que garantiza análisis avanzados, automatizados y visuales. Además, las herramientas garantizan resultados precisos y asertivos, ya que los cálculos se realizan de forma automática, evitando errores humanos.
Además, este software ofrece capacidades de almacenamiento de datos, garantizando una mayor seguridad de la información financiera de la empresa. Como resultado, también mantienen un registro de los análisis ya realizados, lo que permite comparar datos históricos.
Principal software del mercado
Es importante comprender la diferencia entre las opciones del mercado, ya que el software ideal debe elegirse según las particularidades y el tamaño de la empresa. A continuación enumeramos algunas de las principales herramientas y software para el análisis de costes:
- Microsoft Excel: herramienta muy utilizada por su flexibilidad y facilidad de uso. Permite la creación de hojas de cálculo personalizadas, además de muchos recursos gráficos para una mejor visualización de los datos.
- Conta Azul: software muy utilizado por pequeñas y medianas empresas, ya que simplifica las rutinas contables. Ayuda a controlar el flujo de caja y emitir facturas y facturas.
- QuickBooks: Software que ayuda a las empresas a gestionar sus gastos y controlar sus presupuestos. Además, crea informes detallados para un mejor análisis de datos.
- Oracle Hyperion: software con funciones avanzadas para la gestión del desempeño financiero. Es muy utilizado por grandes empresas para realizar análisis financieros completos.
- QlikView: herramienta con muchas opciones para el análisis de datos. Permite la creación de aplicaciones personalizadas para comprender mejor los costos de una empresa.
Análisis de costes: compruebe las preguntas adecuadas
Sabemos que muchas veces es difícil identificar si su empresa está utilizando la metodología de cálculo de costos correcta. Uno de los mayores temores es el retraso en los análisis. Sin embargo, trae varias oportunidades para beneficiar a su empresa.
¿Cuáles son los principales cuellos de botella que provocan dificultades financieras a final de mes?
La causa fundamental de los obstáculos suele estar oculta. De esta manera, la energía se dedica a resolver problemas que no afectarán el problema real. A partir de esto, debemos identificar los principales cuellos de botella en los sectores.
Analizando los servicios, ¿cuáles sería viable subcontratar dentro de su empresa?
Saber qué procesos dentro de su empresa se pueden subcontratar es un gran recurso para mejorar. Esto tiene un impacto a corto, mediano y largo plazo. Sin embargo, siempre debes analizar si es una opción interesante.
¿Está la productividad efectiva de los empleados en línea con la teórica?
Conocer la diferencia entre productividad efectiva y teórica entre los empleados es fundamental. Por lo tanto, es fácil saber si la inactividad de los empleados está impactando directamente en el costo del servicio. A partir de ahí, piense en cómo se puede reducir esto.
Mirando la jornada laboral, ¿se puede reducir sin afectar la productividad y la calidad?
Hacer más con menos es el sueño de toda empresa. Por tanto, es fundamental saber si la jornada laboral de los empleados está en consonancia con la producción. Por tanto, es posible equilibrar este viaje. Finalmente, este equilibrio puede suponer una enorme reducción de los gastos de la empresa.
