Cualquier gerente que quiera tener éxito y longevidad en los negocios sabe que, con el tiempo, tendrá que implementar cambios para mantener competitiva su empresa. Esto es necesario para adaptarse a los cambios del mercado, los comportamientos de compra y las nuevas necesidades de tu audiencia, la cual está en constante movimiento, en lo que no todos piensan es la importancia del análisis de riesgos antes de introducir nuevas estrategias.
Es importante tener en cuenta que los cambios son bienvenidos cuando redundan en beneficios como optimizar procesos, crear nuevas soluciones, reducir gastos y generar mayor rentabilidad. De lo contrario, pueden funcionar al revés, provocando pérdidas. Ahí es donde entra en juego el análisis de riesgos.
Este recurso suele ser necesario cada vez que la empresa decide realizar un cambio que podría impactar el trabajo ya realizado o incluso cambiar el rumbo del propio negocio. Algunos ejemplos son cambiar estrategias logísticas, darle una nueva apariencia a un producto antiguo, lanzar un producto con una propuesta diferente, ingresar a una nueva rama, cambiar procesos decisivos en la línea de producción, entre otros.
¿Pero por dónde empezar?
Según PMBOK, la reconocida guía práctica para la gestión de proyectos desarrollada por PMI (Project Management Institute), existen seis pasos esenciales que guían un análisis de riesgos eficiente:
1 – Planificar la gestión de riesgos: Como ocurre con cualquier proyecto, el primer paso en el análisis de riesgos es definir cómo se llevará a cabo.
2 – Identificar los riesgos: En este paso, los posibles riesgos se enumerarán uno por uno.
3 – Realizar análisis de riesgos cualitativos: Una vez identificados los riesgos, se debe diseñar la probabilidad de ocurrencia y los impactos de cada uno de ellos. La combinación de estos dos factores es sumamente relevante para leer correctamente los riesgos y tomar decisiones sobre los mismos. Para esta definición se utiliza una metodología importante:
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Matriz de probabilidad e impacto: Este es un esquema en el que clasificamos los riesgos en función de su ocurrencia e impactos. Cuanto más probable es que ocurran y mayores sus impactos, mayor será el nivel de clasificación de cada riesgo, que puede ser bajo, mediano o grande.
4 – Realizar análisis de riesgos cuantitativos: Aquí la idea es calcular el costo financiero que cada riesgo puede generar para el proyecto.
5 – Planificar respuestas a los riesgos: A partir del escenario analizado, el objetivo de esta etapa es mapear posibles soluciones para minimizar los riesgos y sus impactos.
6 – Controlar riesgos: Cuando el proyecto ya está en acción, el seguimiento de las respuestas a los riesgos en la práctica debe ser constante, así como la identificación de nuevas posibilidades de riesgo y la evaluación de la efectividad de las acciones planificadas.
¿Y cómo se realiza el análisis de riesgos en la práctica?
La mejor manera de entender cómo se desarrolla el análisis de riesgos es ver un ejemplo de aplicación práctica. Usemos el caso real que EPR Consultoria realizó para una gran empresa minorista de Rio Grande do Sul, que quería cambiar el formato de entrega de sus productos:
DESAFÍO
El objetivo del proyecto fue validar el cambio en el formato de entrega de productos de la empresa minorista, eliminando la entrega vía encasedas. Para ello se realizaron mapeos de procesos y cronoanálisis de actividades.
SOLUCIÓN
Se mapearon los procesos de descarga de cuatro almacenes para definir un método de cronoanálisis adecuado. Para ello se cronometraron tres escenarios diferentes:
1 – Procedimiento estándar ya utilizado, compuesto por 50% perchas y 50% cajas multipack.
2 – Mezcla de 40% perchas, 50% cajas multipack y 10% cajas singlepack.
3 – La misma combinación que antes con la incorporación de dos empleados más para ayudar al equipo.
RESULTADOS
Luego del análisis realizado, se concluyó que el uso de cajas singlepack fue el método más eficiente de empaque de productos, con una reducción promedio en el tiempo de proceso del 20,85% en relación a las cajas empotradas, justificando la extinción de este método de empaque. Además, se constató que la incorporación de dos miembros al equipo de descarga no generaba ganancias significativas, lo que resultó ser económicamente injustificable. Finalmente, EPR sugirió mejoras en la gestión visual y el uso de carritos plegables para ahorrar espacio físico, potenciando las mejoras derivadas de la adopción de cajas monopaquete.
