5W2H es una herramienta de gestión empresarial en formato checklist que permite planificar y organizar las actividades de una empresa. Por tanto, el uso de 5W2H hace que esta planificación sea clara y eficiente. También vale la pena resaltar que la idealización de la metodología se produjo mientras se realizaban estudios de calidad en la industria automotriz japonesa.
5W2H es un acrónimo de las siete preguntas que necesitan respuesta al utilizar la herramienta: qué, quién, cuándo, dónde, por qué, cómo y cuánto. Aún así, existen variaciones como 5W1H y 5W3H, el primero sin Cuanto y el segundo incluyendo Cuantos. Sin embargo, 5W2H es el estándar más común.
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¿Cuáles son las ventajas de utilizar 5W2H?
El uso de 5W2H ofrece ventajas para empresas de cualquier tamaño, desde microempresas hasta multinacionales. La usabilidad de esta herramienta de calidad se debe a que desentraña diferentes tipos de problemas, facilitando la toma de decisiones. Además, no requiere de un equipo técnico especializado para ejecutarlo, lo que hace que 5W2H sea útil para cualquier empleado.
Sin embargo, las áreas de gestión y planificación tienden a utilizar esta herramienta con mayor frecuencia. Esto se debe a que 5W2H no es más que estructurar un plan de acción para agilizar los procesos a realizar. Después de responder todas las preguntas, la ejecución se vuelve más clara y eficaz.
Además, la sencillez de la herramienta es uno de sus mayores atractivos. Son preguntas objetivas y sus respuestas dirigen el proyecto de forma muy asertiva. Por tanto, a pesar de ser sencillo, 5W2H es indispensable para la gestión empresarial.
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¿Cuándo utilizar 5W2H?
Si bien el 5W2H puede utilizarse para planificar cualquier actividad, se observa que su uso se da frecuentemente en la planificación estratégica y en el desarrollo de procesos y proyectos, especialmente aquellos vinculados a la mejora continua. De esta forma, la respuesta a las 5 W y las 2 H da como resultado un plan de acción completo, que aclara el problema y cómo actuar al respecto.
Sin embargo, incluso las funciones diarias de la empresa pueden pasar por 5W2H. Además, su baja complejidad lo hace útil tanto para los empleados de la fábrica como para la dirección empresarial, como por ejemplo para un ingeniero capacitado que lleva a cabo proyectos a gran escala para una gran empresa.
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¿Cómo hacer un plan de acción 5W2H?
Para aplicar 5W2H, es necesario entender qué aspectos abordar en cada norma. Son siete preguntas que conforman la herramienta de calidad, así:
¿Qué se hará? (¿Qué?)
La respuesta a esta pregunta debe definir y describir lo que realmente se hará, determinando el resultado que se quiere lograr. Además, se deben describir todas las tareas de cada miembro del equipo dentro del proyecto, desglosando sus etapas.
¿Quién lo hará? (¿OMS?)
En esta etapa se elegirá la persona o equipo responsable del proyecto. En este sentido, puede abarcar a un solo empleado o incluso a un sector completo. Sin embargo, en el segundo caso, siempre es preferible definir un líder que gestione el plan de acción que se está elaborando.
¿Cuándo se hará? (¿Cuando?)
Aquí se definen los plazos de ejecución. Además, crear un cronograma ayuda a controlar el progreso del proyecto. Tras definir el plan de acción con 5W2H, la metodología ágil Scrum puede resultar útil para planificar y gestionar plazos y cronogramas.
¿Dónde se hará? (¿Dónde?)
En esta etapa se determina la ubicación donde se desarrollará el proyecto, así como dónde se aplicarán sus resultados. Por tanto, dichas ubicaciones pueden ser físicas, como un departamento, o virtuales, como la base de datos de la empresa.
¿Por qué se hará? (¿Por qué?)
Esta es la justificación del plan de acción. Es decir, por qué se realiza y qué beneficios se quieren conseguir.
¿Como se hara? (¿Cómo?)
Aquí se describen qué métodos y estrategias se adoptarán para lograr lo establecido. Se deben establecer notas pares, para que todos los participantes del proyecto estén alineados y lo hagan siguiendo los mismos lineamientos.
¿Cuánto va a costar? (¿Cuánto cuesta?)
Estimar el coste y la inversión necesarios para convertir el proyecto en realidad. Si el proyecto depende de la aprobación de terceros, explicar el Retorno de la Inversión (ROI) es información muy útil.
Además, es importante recalcar que las preguntas deben responderse de la forma más completa posible, para poder explicar realmente al máximo todas las características del proyecto. También cabe destacar que el desarrollo de 5W2H se puede realizar en una hoja de cálculo Excel, en otro software específico o incluso en placas físicas.
El enfoque durante toda la aplicación de la herramienta de calidad debe ser el objetivo final. Por ello, se recomienda realizarlo en grupo. De esta manera, hay diversidad de detalles y puntos de vista, culminando en un resultado más asertivo.
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5W2H: mira un ejemplo aplicado
Imagine un escenario hipotético en el que un ingeniero capacitado que trabaja en una gran empresa necesita ejecutar proyectos de gran escala. Su sector cuenta con muchas máquinas antiguas que acaban requiriendo un mantenimiento frecuente. Por tanto, necesita crear planes de acción para controlar la situación actual y sustituir las máquinas en el futuro.
En primer lugar, el ingeniero reunió a todo el equipo del sector para identificar posibles medidas a tomar. Por ello, definió dos medidas de su preferencia y, utilizando 5W2H.
Tras aplicar la herramienta, ambos planes de acción tienen sus límites bien definidos. Esto asegura que todos los involucrados estén conscientes de los proyectos a realizar y sus responsabilidades.