5S es una metodología japonesa que busca lograr la mejora continua y mejorar la organización, limpieza y estandarización de los procesos. En este sentido, el programa 5S cuenta con una serie de beneficios y herramientas para ayudar en la calidad empresarial, además de estar basado en varios principios que puedes ver a continuación.
¿Qué son las 5S?
La metodología 5S aporta un conjunto de herramientas que tienen como objetivo mejorar la calidad en todas las áreas de una empresa. Su origen, por tanto, provino de las bases de 5 sentidos japoneses.
Así, las 5S representan las cinco palabras de origen japonés que comienzan con la letra S. Así, pretenden garantizar calidad, seguridad y organización, ayudando incluso a mejorar el clima organizacional de las empresas.
Además, la metodología 5S también es recurrente en el desarrollo del plan estratégico. De esta forma, se asegura que se mejoran los principios básicos de la empresa para alcanzar la calidad total.
¿Qué son los sentidos 5S?
Los cinco sentidos del método 5S se basan en las cinco palabras japonesas siguientes:
- Seiri – Sentido de uso
- Seiton – Sentido de organización
- Seiso – Sensación de limpieza.
- Seiketsu – Sentido de estandarización
- Shitsuke – Sentido de autodisciplina
Por tanto, la aplicación de la metodología 5s sigue los principios de cada uno de estos sentidos para desarrollar la gestión de la calidad. Compruébalo a continuación:
Seiri
El primer sentido de las 5S es el sentido de uso, que representa el sentido común, cuestionando la necesidad de pasos, herramientas y funciones dentro del proceso. Además, garantiza el equilibrio de las operaciones dentro de la institución. El objetivo de este sentido, por tanto, es hacer más útil el entorno laboral.
Es en la etapa de las 5S donde se debe comprobar todo lo que tiene la empresa: objetos, materiales, equipos, documentos… Además, es necesario analizar la frecuencia de uso de estos materiales u objetos y, en base a ello, definir qué debe descartarse o reorganizarse.
Como resultado del primer sentido de las 5S, tenemos un ambiente de trabajo organizado y útil, libre de desperdicios y excesos. Así, contiene lo que realmente importa a la empresa, además de impulsar aún más la productividad de los empleados.
Seiton
El segundo sentido del programa 5S representa el sentido de organización. Después de seleccionar los materiales que se necesitan, llega el momento de organizarlo todo, buscando la simplificación. Por ello, para lograrlo se pueden desarrollar sistemas y estándares para que los empleados tengan un acceso más fácil a los materiales necesarios, a través de identificación, estantes y etiquetas.
De esta forma, la metodología 5S, además de la organización espacial, también considera la organización digital. Aquí valoras aplicaciones y carpetas específicas según cada necesidad.
Con este sentido del programa 5S, los procesos se agilizan y los empleados tienen un acceso más fácil. Esto conduce a un mayor ahorro de tiempo y, en consecuencia, a un aumento de la productividad.
Ponerse de pie
El seiso representa la sensación de limpieza, muy importante para mantener el ambiente de trabajo higiénico y ordenado, lo que se refleja directamente en la calidad de la entrega. Este sentido de las 5S despierta la responsabilidad individual entre los empleados, tanto en sus áreas personales de trabajo como en las comunes.
Es en esta etapa de las 5S donde se limpian las herramientas de trabajo y el lugar donde se realizan las actividades. Además, este sentido implica reparar materiales dañados, o algún elemento que cause alguna molestia e investigar qué causa la suciedad o imperfecciones.
A partir del sentido de limpieza de la metodología 5S se desarrolla un ambiente satisfactorio para los empleados. Por lo tanto, trabajar en un lugar limpio y agradable, con equipos que funcionen, impacta en el bienestar general de la empresa.
Seiketsu
Seiketsu representa el sentido de estandarización de la metodología 5S. Por tanto, se pretende garantizar que el uso, organización y limpieza de los métodos anteriores se realice en la empresa.
Por lo tanto, en esta etapa de las 5S se define quién será el responsable de continuar con las actividades realizadas en las etapas anteriores, buscando siempre la mejora continua.
Por lo tanto, este sentido busca hacer constantes los valores y estándares establecidos a través de las normas y la rutina del programa 5S. De esta forma, hace que los empleados sigan y apoyen los cambios.
Shitsuke
El último sentido de las 5S es el sentido de disciplina, que busca mantener y establecer principios previos. Por eso, en la etapa de shitsuke es importante apoyar y capacitar a los involucrados en el proceso, incentivar los valores de la metodología y transformarlos en parte activa de la visión y cultura de la empresa.
La disciplina, a menudo considerada el punto principal de las 5S, se logra cuando cada empleado desempeña su papel en la búsqueda de un entorno propicio. Por tanto, es responsable de mejorar la calidad, el rendimiento, la salud y la productividad dentro de una organización.
¿Cuáles son los beneficios de la metodología 5S?
La metodología 5S trae una serie de resultados positivos cuando se implementa en una organización. Estos beneficios impactan tanto en el ambiente laboral como en el ambiente personal, al estimular el bienestar de la empresa y de los empleados.
Algunos de los muchos beneficios relacionados con las 5S son:
- Incremento de la calidad del producto o servicio desarrollado por la empresa;
- Mayor productividad de los empleados;
- Facilitar la identificación de errores y procesos problemáticos en la organización;
- Reducción de desperdicios y excesos;
- Prevención de accidentes;
- Base para implementar otras metodologías;
- Mejora del entorno laboral;
- Mejorar la calidad de vida de los empleados;
- Aumento de empleados comprometidos;
- Ambiente más organizado y limpio;
- Optimización del tiempo de proceso.
¿Cómo aplicar las 5S en el ámbito laboral?
Para que las 5S se apliquen en el lugar de trabajo, sugerimos algunos pasos a seguir, facilitando su implementación y animando a los empleados. Son ellos:
- Divulgación: el primer paso para aplicar las 5S en la empresa es difundir la idea entre los implicados. Es decir, concienciar a los empleados de la importancia de utilizar la metodología para lograr los cambios necesarios para mejorar los procesos y resultados.
- Preparación: seleccione qué empleados actuarán en un área determinada para implementar los sentidos. Por tanto, divide el equipo, para que cada persona tenga sus propias funciones y entienda la importancia de llevarlas a cabo. Además, considerar la creación de un Comité de Control, un equipo con empleados designados para controlar la calidad y ayudar al resto del equipo en la búsqueda de la mejora continua.
- Análisis de puntos críticos.: para aplicar correctamente la metodología 5S es importante analizar primero qué problemas existen en la empresa y pensar en formas de solucionarlos a través de los sentidos. Definiendo los puntos de atención y dirigiendo lo que se debe resolver con cada uno de los sentidos. Para ayudar en esta etapa, sugerimos utilizar la metodología 5W2H, que puede encontrar haciendo clic aquí.
- Implantación de los sentidos.: involucrar a todos los empleados en la aplicación del programa 5S, siguiendo una dirección a la vez según el orden presentado. En esta etapa, el compromiso de todos es importante para hacer de las 5S no sólo una herramienta de gestión, sino una filosofía, participando de la cultura de la empresa.
- Comentarios: el último paso para completar la aplicación de las 5S es la etapa de retroalimentación, en la que se realiza una evaluación de cómo ocurrió el proceso de aplicación de esta metodología. Lo ideal es mejorar y perfeccionar siempre todos los procesos para poder alcanzar la calidad total